1. Documentos Relacionados con el Stock

Los productos que ENTRAN en un almacén pueden venir de FUENTES EXTERNAS (proveedores) y MISMA EMPRESA (centro de producción, almacén central).

Los productos que SALEN vienen de OTRAS EMPRESAS (clientes) y OTROS ALMACENES o tiendas de la propia empresa.

→ Documentos Externos: sirven para que el cliente y el proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio (pedido, albarán, nota de entrega, etcétera).

→ Documentos Internos: contienen información de utilidad para la empresa que los emite (registro de pedidos emitidos, hojas de solicitud, etc.).

→ EDI (Electronic Data Interchange) o Intercambio Electrónico de Datos: sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos. Permite que las empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar y directamente de ordenador a ordenador.

Ventajas: información más rápida y completa, menos errores y pérdida de documentos, reducción de costes administrativos, procesamiento ágil de pedidos, mejor gestión de stock e información estandarizada.

Ejemplos: ORDERS (pedido), DESADV (aviso de expedición), INVOIC (factura).

2. Solicitud de Mercancías: El Pedido

→ Pedido: documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.

Pedido en Firme: se emite cuando el comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reserva.

Pedido Condicional: cuando se está pendiente de una confirmación por parte del comprador o vendedor.

Contenido y Requisitos del Pedido

• A) Comprador: Nombre/razón social, NIF, domicilio y país (si aplica).
• B) Orden: Número de orden.
• C) Fecha y Referencias: Fecha de expedición y referencias.
• D) Proveedor: Nombre/razón social, NIF, domicilio y dirección de entrega (si distinta), con fecha o plazo de envío.
• E) Productos: Descripción, referencia, cantidad, precio unitario e importes.
• F) Condiciones: Descuentos, embalaje, transporte, pago y firma (o como propuesta de pedido).

2.1 Registro de Pedido → después de enviar el pedido, se debe hacer un seguimiento hasta que las mercancías lleguen al almacén o lugar de entrega. El control de los pedidos se registra en el libro de pedidos emitidos.

* Contenido del Registro de Pedidos:

• Número de pedido → Fecha de emisión → Importe del pedido → Proveedor → Código o NIF → Fecha de la entrega → Almacén → Fecha de recepción → Número de albarán (nº de doc firmado aceptando el envío) → Observaciones (incidencias).

2.2 Hoja de Solicitud → documento interno que se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una sección a otra de la empresa, como por ejemplo, desde el almacén central al centro de fabricación.

3. Albarán y Nota de Entrega →

Documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también de guía para emitir la factura.

Varias Copias:

• – Original y 1ªC: Se envían al cliente, quien devuelve la firmada.
• – 2ªC: Queda en el almacén.
• – 3ªC: Se envía a ventas.

El Documento Que Se Entrega Junto A La Mercancía, Hay 2 Excepciones:

• Nota de Entrega al Transportista: solo se indica tipo de mercancía y número de bultos.
• Packing List En Exportaciones: incluye datos de la factura, exportador, importador, consignatario, bultos, peso, volumen y descripción.

→ Albarán Valorados: se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía. El impreso se formaliza con todos los requisitos legales, además del IVA y RE (recargo equivalencia para minorista).

→ Contenido del Albarán: incluye los datos del vendedor, cliente, número de orden, fecha, referencias del pedido y representante. Se especifica la forma de envío, portes, bultos y se describe la mercancía con código, nombre, unidades y precio (si es albarán valorado), además de observaciones e incidencias, y la firma del cliente o persona autorizada.

4. Trazabilidad del Producto →

La trazabilidad nos permite conocer la ubicación y trayectoria de un producto o lotes a lo largo de la cadena de suministro.

Tipos:

• Trazabilidad Ascendente: permite rastrear el origen de las materias primas y sus etapas. Ej: localizar granja de fresas contaminadas con Hepatitis A.
• Trazabilidad Descendente: permite rastrear los productos terminados y sus destinos. Ej: localizar destinos de un lote defectuoso.
• Trazabilidad Interna: rastrea el proceso de producción.

La Hoja de Recepción o Registro de Entrada es un documento de carácter interno. Se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entregas, rotura, etc. que pueda presentar las mercancías.

5. Etiquetado y Codificación de Mercancías

Codificación: conjunto de números/letras que se asignan a un producto o unidad para su identificación de forma única.

Tipos:

• – Codificación No Significativa: se asigna de forma correlativa o al azar, personal e irrepetible. Ej. DNI, matrícula de un vehículo.
• – Codificación Significativa: proporciona información como contenido del bulto o unidad de carga, procedencia y destino, ubicación dentro del almacén.
• – Codificación Automática AECOC: se corresponde con el código de barras normalizado AECOC-GS1, que controla y garantiza un código único para cada producto.

5.1 Código de Barras: Sistema Estándar GS1

Código de barras: sistema estándar de identificador de productos, unidades comerciales y logísticas. Facilita la comunicación del lenguaje EDI, permite reducir los costes y optimizar la cadena de suministro.

Tipos: GTIN-13, GTIN-8, GTIN-12, GTIN-14, GS1-128.

El Origen del EAN/GTIN 13 → es un código utilizado para identificar productos de consumo, tanto por unidades como al por menor, y se incluye en el embalaje. Se usa internacionalmente, siendo GS1 la organización encargada en Europa (Bélgica) y AECOC en España.

* Estructura: 2D- País Fabricación/ 5D- Número de artículo individual y Clasifican el producto del fabricante / UD- Verifica.

GTIN 8 → se utiliza para identificar unidades de consumo muy pequeñas, como artículos de perfumería, o en casos especiales cuando falta espacio para poner el GTIN-13. Solo tiene 8 dígitos.

GTIN 14 → se incluye en cajas (de cartón corrugado) que agrupan varias unidades de producto, bien para su venta o distribución. DUN 14 (Distribution Unit Number) y símbolo ITF 14.

* Estructura: 1D-Variable Logística / 3D- País / 4D- Empresa / 5D- Nº Producto / 1D- Dígito Verificador.

GTIN-12 → identifica productos de EE.UU. y Canadá con 12 dígitos, similar al GTIN-13. El primer número (1 o 7) indica tamaño y peso fijos.

GS1-128→ es un estándar del código de barras utilizado internacionalmente para mercancías agrupadas en entornos logísticos y no detallistas.

Utiliza: para identificar unidades de expedición, como lotes, fecha de caducidad, envasado, fabricación logística (peso, dimensiones, cantidades, etc.), y garantizar la trazabilidad y seguimiento del producto en la cadena de suministro.

(RAZÓN SOCIAL// INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD DE CARGA DE FORMA LEGIBLE// INFORMACIÓN EN CÓDIGO GS1 – 128 Y EN BARRAS (TB RFID)

6. Etiquetado:

Ese código se plasmará en la etiqueta adherida al producto y que permitirá acceder a él electrónicamente.

• * Soporte óptico (1D o 2D) Tech-it.
• * Soporte magnético (banda).
• * Soporte inductivo (chip).