Conceptos Fundamentales de la Hoja de Cálculo

La hoja de cálculo es un programa que permite trabajar y operar con datos numéricos y alfanuméricos distribuidos en una tabla, realizando diversas operaciones aritméticas y cálculos automáticos. También permite la creación de gráficos estadísticos, informes, clasificaciones de datos e incluso pequeñas bases de datos.

Introducción a OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org es una suite ofimática de software libre y código abierto de distribución gratuita, disponible en diferentes plataformas.

Estructura y Componentes de la Hoja de Cálculo

Elementos de la Interfaz

Cuadro de nombres

Indica la celda activa en cada momento.

Barra de fórmulas

Visualiza el contenido de la celda activa, que puede ser un valor alfanumérico o una función.

Organización de Datos

• Los archivos generados en un programa de hoja de cálculo se denominan libros y están formados por hojas.
• Una celda es la intersección de una columna y una fila, y se nombra con la letra y el número correspondientes (ej. A1). La celda activa se indica en el cuadro de nombres.

Formatos de Datos y Rangos

Los formatos de datos que podemos encontrar por defecto en OpenOffice.org Calc son los siguientes:

• Número, Porcentaje, Moneda, Fecha, Hora, Ciencia, Fracción, Valor lógico y Texto.

Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas con las cuales se puede realizar una operación determinada. Se nombran indicando las direcciones de las celdas superior izquierda e inferior derecha del conjunto, separadas por el carácter dos puntos (:).

Fórmulas, Funciones y Referencias

Definición de Fórmulas y Funciones

Fórmula

Es un procedimiento que utiliza operadores matemáticos, números, textos, direcciones de celdas, rangos y otras fórmulas para determinar un valor específico en una celda. Se escriben en la barra de fórmulas y deben empezar con el signo igual (=).

Función

Es una fórmula predefinida (por el programa o por el usuario) con una sintaxis determinada, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado, el cual puede aparecer directamente en la celda o ser utilizado en la fórmula que la contiene.

Argumentos y Sintaxis

Los valores sobre los que actúa la función se denominan argumentos de la función. Estos pueden contener un valor numérico o alfanumérico, una dirección de una celda o un rango. Algunas funciones necesitan varios argumentos, en cuyo caso se separan con el carácter punto y coma (;), y otras ni siquiera necesitan argumentos.

Tipos de Referencias

Referencia relativa

Es aquella que se ajusta al copiar una fórmula de una celda a otra.

Referencia absoluta

Es aquella que no cambia aunque se copie la fórmula en otra celda. Se indica con el signo dólar ($) delante de la fila, de la columna o de ambas, dependiendo de la parte de la dirección que se quiera mantener.

Clasificación y Anidación de Funciones

Las funciones se clasifican en grupos según el tipo de operaciones que realizan (por ejemplo, estadística o finanzas) y el tipo de datos que utilizan (por ejemplo, fecha y hora). En OpenOffice.org Calc se clasifican en las siguientes categorías:

• Add in, Base de datos, Conversión, Estadística, Fecha y hora, Finanzas, Hoja de cálculo, Información, Lógico, Matemáticas, Matriz y Texto.

Se denomina anidación de funciones al uso de una función o varias funciones como argumento de otras.

Visualización de Datos: Gráficos en Calc

Elementos Insertables

En una hoja de cálculo podemos insertar otros elementos como son: imágenes, vídeo y sonido, objetos, gráficos y marcos flotantes.

Concepto de Serie y Ejes

Se llama serie al conjunto de datos de la misma naturaleza que se reflejan en un gráfico. En un gráfico puede haber varias series:

• En el eje X se representan las categorías.
• En el eje Y se representan los datos (valores).

Creación y Tipos de Gráficos

La creación de un gráfico no es una tarea de dibujo. El programa OpenOffice.org Calc dispone de un Asistente de gráficos que se activa en el menú «Insertar» > «Gráfico».

La elección del tipo de gráfico dependerá de la naturaleza de los datos representados en él. La hoja de cálculo OpenOffice.org Calc nos permite crear los siguientes tipos de gráficos:

• Columna
• Barra
• Círculo
• Área
• Línea
• XY (Dispersión)
• Red
• Stock
• Línea y Columna

Usos Específicos de los Gráficos

Gráficos de Barras y Columnas

Se utilizan para representar la relación entre varias series de datos. Los gráficos de barras muestran los valores en el eje X, y los de columnas en el eje Y.

Gráficos Circulares

Se utilizan para representar proporciones de datos de una serie. Cuando se representan varias series, se utiliza la opción de gráficos de anillo.

Gráficos de Área

Se utilizan para representar el cambio de unos valores en un periodo de tiempo determinado. Muestran la tendencia de los valores a lo largo del tiempo (disponibles en 2D y 3D).

Gráficos de Línea

Se utilizan para mostrar la tendencia de varias series de datos en intervalos iguales. Los datos de categoría se distribuyen en el eje X y los datos de valor en el eje Y.

Gráficos de Dispersión XY

Representan una serie de datos, asociando una lista de valores al eje X y otra al eje Y. El nombre de la serie se asocia a los valores del eje Y, y este se muestra en la leyenda.