Gestión Estratégica de Compras y Aprovisionamiento
La gestión de compras y el aprovisionamiento son procesos fundamentales para cualquier organización. Sus objetivos principales son:
- Predecir las necesidades de materiales y servicios.
- Planificar y gestionar las compras de manera eficiente.
- Minimizar la inversión en stock.
- Gestionar el stock al menor coste posible.
Departamento de Compras: Funciones y Objetivos
El departamento de compras es un pilar estratégico en la empresa. Sus funciones clave incluyen:
- Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir.
- Analizar las tendencias del mercado.
- Estudiar las ofertas y condiciones de los proveedores.
Objetivos del Departamento de Compras
Los objetivos específicos del departamento de compras son:
- Buscar proveedores competitivos.
- Adquirir materiales con la calidad adecuada.
- Conseguir la mejor relación calidad-precio.
- Obtener suministros a tiempo.
- Mantener los inventarios al mínimo.
- Estandarizar materiales.
- Colaborar con otras áreas de la empresa.
Recursos Humanos del Departamento de Compras: El Jefe de Compras
El Jefe de Compras es una figura central en la gestión del aprovisionamiento. Se encarga de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones son:
- Fijar los objetivos que se deben conseguir.
- Organizar las actividades de su departamento.
- Supervisar las compras realizadas y transferir la información al departamento de administración.
- Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad.
Proceso de Compras
El proceso de compras es una secuencia estructurada de pasos para asegurar el aprovisionamiento eficiente de bienes y servicios:
- Identificación de la necesidad y solicitud de compra.
- Solicitar ofertas y presupuestos.
- Evaluar las ofertas recibidas.
- Seleccionar al proveedor.
- Negociar las condiciones.
- Realizar la solicitud de pedido.
- Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos.
Clasificación de las Compras
Las compras pueden clasificarse según diversas características:
- Compras especiales
- Compras anticipadas
- Compras estacionales
- Compras rutinarias
- Compras de oportunidad
- Compras de urgencia
Búsqueda de Proveedores
La búsqueda de proveedores es crucial para asegurar la competitividad y calidad. Las estrategias incluyen:
- Entrevista con representantes del proveedor.
- Visitar mercados centrales.
- Visitar ferias y exposiciones.
- Acudir a oficinas de compra.
- Reunirse con importadores mayoristas.
Solicitud de Oferta y Presupuesto
Se debe solicitar una oferta y presupuesto en diversas situaciones:
- Cuando la empresa inicia por primera vez su actividad.
- Cuando la empresa necesita comprar un producto nuevo.
- Cuando no se está satisfecho con los proveedores habituales.
- Cuando se quiere ampliar la cartera de proveedores.
- Cuando se recibe publicidad de un nuevo proveedor.
Información a Solicitar en una Oferta
Al solicitar una oferta, es fundamental pedir la siguiente información:
- Condiciones económicas.
- Condiciones técnicas.
- Servicios posventa.
Proceso de Selección de Ofertas
La selección de ofertas es un paso crítico para elegir al proveedor adecuado.
- Preseleccionar las ofertas recibidas.
- Confeccionar una ficha por cada proveedor.
- Elaborar un cuadro comparativo con las ofertas.
Factores de Selección de Proveedores
Los principales factores de selección de proveedores son:
- Factores económicos (precio, descuentos, condiciones de pago).
- Factores de calidad (certificaciones, reputación, control de calidad).
- Factores de servicio (plazos de entrega, soporte técnico, servicio posventa).
Selección del Proveedor
Mediante el análisis y evaluación de las ofertas, se selecciona al proveedor o proveedores que mejor se ajustan a nuestras condiciones.
Relación con el Proveedor: Aspectos a Comprobar
Es vital comprobar ciertos aspectos del proveedor para asegurar una relación sólida y duradera:
- Si tiene capacidad para atender nuestro pedido.
- La organización y la situación financiera del proveedor (incluyendo sus factores de producción).
Ficha de Proveedores y Productos
Es esencial mantener un buen fichero de proveedores. Este debe:
- Contener todos los datos actualizados y necesarios.
- Estar ordenado y clasificado.
- Guardar duplicados de seguridad.
Ficha del Proveedor (Detalle)
La ficha detallada del proveedor debe contener:
- Nombre y código del artículo.
- Nombre y código del proveedor.
- Observaciones necesarias.
Negociación de la Compra
La negociación de la compra es la relación que establecen dos o más personas sobre un asunto determinado, con el fin de acercar posiciones y llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todas las partes.
Cuando una negociación no es amistosa, se corre el riesgo de que la parte perdedora no cumpla lo acordado o que, aun cumpliendo, no esté disponible para futuras compras.
Elementos Negociables
Cuando el precio de un producto no es negociable, se puede buscar reducir el coste total a través de otros elementos como el precio del transporte, el embalaje, etc.
Elementos Comunes de Negociación
Los elementos que suelen ser objeto de negociación incluyen:
- Descuentos.
- Transporte.
- Envase y embalaje.
- Gastos por servicio al cliente.
- Plazo de entrega.
Plazos de Pago Más Utilizados
Los plazos de pago más comunes son:
- Plazo ordinario.
- Plazo por fecha.
- Plazo extra.
- Plazo a partir de la Fecha de Factura (FDM).
- Plazo anticipado.
Etapas del Proceso de Negociación
El proceso de negociación se divide en varias etapas clave:
Preparación
Esta etapa es fundamental para el éxito de la negociación:
- Recopilar información relevante.
- Definir objetivos claros.
- Conocer nuestro margen de maniobra.
- Recopilar datos sobre la competencia.
Desarrollo
Es la fase donde se tratan los temas y se discuten las propuestas.
Cierre
Es cuando se llega a un acuerdo y se formaliza la negociación.
Estrategias de Negociación
Existen diferentes enfoques en la negociación:
- Ganar-Perder: Cada parte busca obtener el máximo beneficio sin preocuparse por la situación del otro.
- Ganar-Ganar: Ambas partes obtienen beneficios, y esta estrategia suele fomentar relaciones a largo plazo con los proveedores.
Comakership
La comakership es una relación de colaboración en la cual el proveedor y el cliente unen fuerzas para ser más competitivos en el mercado.
Tipologías de Compradores
Los compradores pueden clasificarse según su estilo:
- Comprador metódico.
- Comprador receptivo.
- Comprador combativo.
Características y Tipos de Negociadores
Los negociadores pueden diferenciarse por su enfoque:
- Negociador enfocado en los resultados.
- Negociador enfocado en las personas.
Características del Buen Negociador
Un buen negociador posee las siguientes cualidades:
- Sociable.
- Honesto.
- Firme.
- Ágil.
- Le gusta negociar.
- Persuasivo.
- Creativo.
- Paciente.
- Resolutivo.