El Proceso de la Comunicación
La comunicación es un acto por el cual un individuo establece con otro un contacto que le permite transmitir información. Este proceso involucra diversos elementos que facilitan o mejoran dicho acto:
- Emisor: La persona que emite un mensaje.
- Receptor: La persona que recibe el mensaje.
- Mensaje: La información que se desea transmitir.
- Canal: El medio por el que se envía el mensaje.
- Código: Los signos y reglas que se emplean para estructurar el mensaje.
- Contexto: La situación específica en la que se produce la comunicación.
Habilidades Esenciales para la Comunicación
La habilidad para la comunicación se refiere a la capacidad de enviar, recibir, elaborar y emitir ideas, opiniones y actitudes. Está orientada a objetivos personales y organizacionales, y se clasifica en tres tipos principales:
- Comunicación Oral
- Comunicación Escrita
- Comunicación No Verbal
Comunicación No Verbal
La comunicación no verbal es todo aquel lenguaje que surge de nuestro cuerpo y que no depende de las palabras que decimos. El lenguaje no verbal posee un significado intrínseco y es crucial para determinar el estatus o la intención.
Habilidades Escritas
Se transmiten mediante memorandos, cartas, fax, correo electrónico, etc.
Ventajas y Desventajas de la Comunicación Escrita
- Ventajas: Son claras, lógicas y durables. Este tipo de comunicación es tangible y verificable.
- Desventajas: Ocupan más tiempo y requieren de retroalimentación.
Habilidades Orales
Se refieren a los mensajes orales que se utilizan con frecuencia en encuentros personales y conversaciones telefónicas.
Medios y Efectividad de la Comunicación Oral
Su medio principal incluye discursos, discusiones y rumores.
- Ventaja: Es veloz.
- Desventaja: La distorsión potencial del mensaje.
Aplicaciones de Tecnología en la Comunicación Organizacional
El uso de la tecnología es indispensable hoy en día en las organizaciones:
- Correo Electrónico: Utiliza internet para transmitir y recibir documentos electrónicos. Sus inconvenientes incluyen la mala interpretación, la transmisión de mensajes negativos y la falta de emoción.
- Mensajería Instantánea: Son instantáneos, rápidos, económicos y generalmente informales.
- Redes Sociales: Facilitan la comunicación informal y la interacción masiva.
- Blogs: Tienen una cronología definida y sirven para publicar comentarios, noticias, eventos y acontecimientos.
- Videoconferencias: Permiten reducir distancias y son interactivas, funcionando como reuniones virtuales.
Diferencias Clave entre Grupo y Equipo
Grupo
Conjunto de personas, animales o cosas que están juntos o reunidos, o que tienen alguna característica común. En un grupo:
- Solo se comparte información.
- La sinergia es neutral.
- Las aptitudes son variadas.
- Cada miembro se enfoca en sus responsabilidades individuales.
Equipo
Un equipo es un grupo de dos o más personas que interactúan, discuten y piensan de forma coordinada y cooperativa, unidas con un objetivo común.
Tipos de Equipos
- Transfuncionales: Dedicados a realizar tareas específicas.
- Autodirigidos: Encargados de la supervisión y gestión interna.
- Virtuales: Trabajan para alcanzar metas utilizando herramientas informáticas (cómputo).
- Equipos de Resolución de Problemas.
Características y Desarrollo de Equipos Efectivos
Características de los Equipos Efectivos
Las características se dividen en cuatro rubros principales:
- Contexto: Se refiere a las influencias y recursos con que se cuenta.
- Composición: Incluye las aptitudes y los roles que se desempeñan.
- Diseño de Trabajo: Abarca la autonomía, las tareas y la significancia de cada una de ellas.
- Proceso: Es el contenido y la influencia para la eficacia del equipo.
Las principales características de un equipo efectivo son:
- Propósitos claros.
- Participación y comunicación activa.
- Resolución efectiva de conflictos.
- Roles y asignaciones de trabajo claros.
- Liderazgo compartido.
- Relaciones externas sólidas.
- Diversidad de estilos.
- Autoevaluación constante.
Etapas del Desarrollo de un Equipo
El desarrollo de un equipo suele pasar por cuatro etapas:
- Formación: Se define la finalidad, la estructura y el liderazgo.
- Conflicto: Pueden surgir tensiones relacionadas con el equipo o el líder.
- Organización (Normalización): Se establece la identidad, la cohesión y las relaciones interpersonales.
- Realización o Desempeño: Es el conocimiento que cada integrante tiene y la comprensión de este.
Disfunciones Potenciales de los Equipos
Existen cinco disfunciones principales que pueden afectar la productividad de un equipo:
- Falta de Confianza: Sin confianza, no se logran los objetivos y no es posible trabajar eficazmente.
- Temor al Conflicto: Los conflictos son necesarios y deben enfrentarse de manera constructiva.
- Falta de Compromiso: Se manifiesta al enfrentar decisiones y la necesidad de certeza.
- Falta de Responsabilidad: Esto daña al equipo, no garantiza el éxito y no clarifica los objetivos.
- Desatención a los Resultados: Se evidencia en la falta de premios por objetivos y la falta de reconocimiento en el trabajo.
Gestión y Resolución de Conflictos
Transición en el Concepto de Conflicto
El concepto de conflicto ha evolucionado a través de tres puntos de vista:
- Tradicional: Menciona que el conflicto es malo y representa un mal funcionamiento del grupo.
- Relaciones Humanas: Sostiene que el conflicto es natural e inevitable.
- Interaccionista: Menciona que el conflicto es necesario, se aprende de él y distingue diferentes tipos:
Tipos de Conflicto según el Enfoque Interaccionista
- Funcional: Apoya las metas del grupo.
- Disfuncional: Obstaculiza el progreso del grupo.
- De Tarea: Relacionado con el contenido del trabajo.
- De Relación: Interpersonal.
- De Proceso: Relacionado con la forma en que se apoya el trabajo.
Estilos para Manejar Conflictos
El manejo de conflictos se presenta en función de dos dimensiones:
- Asertividad: La satisfacción de los intereses propios.
- Cooperación: La satisfacción de los intereses de la otra parte.
A partir de estas dimensiones, surgen cinco estilos:
- Acomodaticio: Satisface los intereses de otras personas, sacrificando los propios.
- Evasivo: No confronta el conflicto.
- Colaborador: Busca la satisfacción de ambas partes (ganar-ganar).
- Transador (Compromiso): Ofrece soluciones prácticas y mutuamente aceptables.
- Competitivo: Persigue sus propios intereses a expensas de los demás.
El Proceso de Negociación
La negociación es un proceso donde se intercambian servicios o bienes y se busca llegar a un acuerdo. Consta de cinco etapas:
- Preparación y Planeación: Definición del mejor acuerdo posible.
- Definición de Reglas Generales: Establecimiento de las propuestas y demandas iniciales de las partes.
- Aclaración y Justificación: Presentación clara de las peticiones y argumentos de las partes.
- Toma de Acuerdo y Solución de Problemas: Definición de las concesiones a las que se llega.
- Cierre e Implementación.
Inteligencia Emocional y Liderazgo Directivo
Componentes de la Inteligencia Emocional (IE)
La inteligencia emocional se define por cinco parámetros clave:
- Conciencia de sí mismo.
- Autorregulación.
- Motivación.
- Empatía.
- Habilidades sociales.
Existen emociones que pueden afectar negativamente el desempeño, como la represión, la ansiedad y la depresión.
Habilidades Directivas Basadas en la IE
Los directivos deben poseer habilidades como:
- Iniciativa y control.
- Escucha activa y comunicación efectiva.
- Adaptabilidad y eficacia.
- Empatía y creatividad.
La Organización Dotada de Inteligencia Emocional
Una organización emocionalmente inteligente debe buscar la congruencia entre sus valores y objetivos. Esto requiere una evaluación objetiva de la organización en términos de:
- Logro.
- Adaptabilidad.
- Autodominio.
- Conciencia política.
- Influencia y creación de vínculos.
Se deben resolver conflictos internos como el miedo a equivocarse, la necesidad excesiva de control y el recelo extendido.
Rasgos Inteligentes de la Organización
Los rasgos que definen una organización inteligente incluyen:
Cooperación, innovación, pasión, conciencia, flexibilidad, compromiso, disposición, conocimiento, equilibrio y compromiso.