Conceptos Fundamentales en la Gestión de Proyectos y Recolección de Información

La Entrevista como Herramienta de Obtención de Información

Entrevista: Es una conversación o intercambio de ideas entre dos partes para conseguir información de valor.

Características de la Entrevista

• Requiere al menos un entrevistador y un entrevistado.
• Debe tener un objetivo definido.
• Generar un espacio cordial para el entrevistado.
• Ser precedida por un poco de investigación.
• Ambas partes deben saber acerca del proyecto.
• Realizadas de forma presencial o, al menos, por videollamada.

Tipos de Entrevista

• Estructurada: Permite comparar fácilmente varios candidatos a un puesto de trabajo, ayuda a evitar la pérdida de oportunidades y reduce las opiniones sesgadas de posibles candidatos. Son más rápidas de realizar.
• No estructurada: Permite profundizar en discusiones, se adapta a los cambios de tema e improvisa las preguntas pertinentes durante la entrevista.
• Semi-estructurada: Cuenta con una lista de temas y preguntas, pero estos pueden variar, al igual que el orden. Se pueden necesitar preguntas adicionales.

Tipos de Preguntas en Entrevistas

1. Preguntas Cerradas:
   1. Identificación: ¿Quién, cuánto, dónde, cuáles?
   2. Selección: Elegir alternativas.
   3. Definitivas: Sí o No.
2. Preguntas Abiertas:
   1. Clarificación: Aclarar una duda del entrevistador, profundizar.
   2. Prueba: Evaluar actitudes y motivaciones.
   3. Sugerentes: Sugieren ya una respuesta.
   4. Proyectivas: Llevan implícita la proyección de la íntima forma de pensar o sentir del entrevistador.
   5. Situacionales o Hipotéticas: Poner al entrevistado en una situación y ver cómo reacciona, basado en sus valores y forma de pensar.

Modelos de Ciclo de Vida de Proyectos

Ciclo de Vida en V

Modelo de gestión de proyectos basado en el método de cascada, con principios de gestión secuencial y lineal. Consta de una fase descendente que señala las necesidades del proyecto y una ascendente que especifica las verificaciones del proyecto.

Modelo en Cascada

Sirve para relacionar cada fase del proyecto. Estas no pueden continuar si la fase anterior no ha sido terminada, para así considerar los elementos a mantener o quitar para la próxima.

Fases del Modelo en Cascada (Opción 1)

1. Análisis de requisitos
2. Diseño del sistema
3. Diseño del programa
4. Codificación
5. Pruebas
6. Implementación o verificación del programa
7. Mantenimiento

Fases del Modelo en Cascada (Opción 2)

1. Análisis
2. Diseño
3. Implementación
4. Verificación
5. Mantenimiento

Modelo en Espiral

Es una combinación entre cascada y de iteraciones. Sus etapas son:

• Planificación: Estimación del coste, calendario y recursos de la iteración, y requisitos del sistema.
• Análisis de Riesgo: Al planificar y finalizar la estrategia de mitigación de riesgos.
• Ingeniería: Codificación, pruebas y despliegue del software.
• Evaluación: Del software por parte del cliente.
• Identificación y Seguimiento: De riesgos como retrasos en plazos y sobrecostos.

Herramientas de Planificación y Programación

Gráfica de PERT

Útil si las actividades se pueden hacer en paralelo en vez de secuencia. Se representa mediante una red de nodos y flechas para determinar actividades críticas (las más largas que necesitan de mayor supervisión para su realización).

• Las actividades o tareas son flechas; se les asigna un código y duración.
• Los nodos o eventos marcan el inicio y el fin de una tarea.
• Las tareas ficticias se representan como flechas punteadas e indican limitaciones de las cadenas en ciertas etapas.

Gráfica de Gantt

Las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra es la duración de cada tarea.

Técnicas de Recolección y Generación de Ideas

Cuestionario

Instrumento de recopilación de información para obtener respuestas de preguntas impresas. Se utiliza cuando se requiere obtener información al mismo tiempo de mucha gente, la información necesaria está conformada por tablas analíticas o datos verificables, y las personas con dicha información se encuentran dispersas geográficamente.

Técnicas de Lluvia de Ideas (Brainstorming)

Lluvia de Ideas (General)

Un grupo de personas expone sus ideas conforme van surgiendo, asimilando todas y perfeccionando estas ideas. Sus reglas son: no evaluación, alentar ideas atrevidas, tomar ideas de otros y contribuir a ellas, y luchar por la cantidad.

Free Wheeling (Rueda Libre)

Los miembros del equipo exponen ideas espontáneamente; el registrador anota estas ideas para ser expuestas.

• Ventajas: Muy espontáneo, creativo, fácil de contribuir con ideas de otros.
• Desventajas: Individuos fuertes pueden dominar la sesión, sobreviene la confusión, pueden perderse al hablar varios a la vez.

Round-Robin

El jefe pide a cada miembro por turno dar una idea. La sesión continúa hasta que todos acaben y las ideas se registran.

• Ventajas: Más difícil que alguien domine, las discusiones tienden a ser concentradas, alienta a todos a participar.
• Desventajas: Difícil esperar por turno, pérdida de energía, no es tan fácil trabajar en ideas de otros.

Tira de Papel

El jefe pide escribir las ideas en tiras de papel, que luego se recopilan y organizan.

• Ventajas: El anonimato permite que tópicos delicados afloren, se puede aplicar en grupos numerosos, no necesita hablar.
• Desventajas: Lento, ideas ilegibles o incomprensibles, difícil aclarar ideas.

Escritura de Ideas

Técnica de generación de ideas que produce un menor número de ideas, pero más desarrolladas. Se escriben ideas en tiras de papel, se intercambian las tiras, se contribuye o mejora la del otro, y se pueden esclarecer o evaluar en el momento o después. Se pueden usar tarjetas grandes como pancartas para modificar ideas o liberar nuevas.

Estimación y Muestreo

Estudiar datos analizados y verificados previamente. Se aplica en casos de entidades en desarrollo, prestando atención a registros históricos de organizaciones similares, acopio de datos adecuados sin respaldo de documentación registrada en periodos pasados, o cuando el número de registros es muy grande.