Administración y Patrimonio Empresarial

El Patrimonio Empresarial: Concepto y Composición

El patrimonio empresarial es el conjunto de bienes, derechos, deudas y obligaciones que conforman los flujos financieros y económicos que le permiten a la empresa conseguir sus fines. Está compuesto por dos grandes grupos:

• Elementos de signo positivo: bienes y derechos de la empresa.
• Elementos de signo negativo: deudas y obligaciones de la empresa.

A continuación, se detallan los componentes principales:

• Bienes: Son los objetos que son propiedad de la empresa (dinero en efectivo, mobiliario, maquinaria, locales, terrenos, etc.).
• Derechos: Son créditos a favor de la empresa (cantidades pendientes de cobro, dinero depositado en el banco, etc.).
• Obligaciones: Son créditos o deudas de la empresa respecto a otras personas, como deudas por compras, créditos a favor de los bancos, etc.

El Patrimonio Neto

El patrimonio neto es el conjunto de riquezas pertenecientes a la empresa menos el conjunto de sus deudas. Se calcula mediante la siguiente fórmula:

PATRIMONIO NETO = Bienes + Derechos – Obligaciones

Las Masas Patrimoniales: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto

Los elementos patrimoniales se pueden agrupar en lo que se denominan masas patrimoniales, que son conjuntos de elementos con características comunes. Existen tres masas patrimoniales principales:

• Activo: Compuesto por los bienes y derechos que pertenecen a la empresa, de los cuales se espera obtener beneficios o rendimientos económicos en el futuro.
• Pasivo: Compuesto por las obligaciones de la empresa, para cuya extinción se espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro.
• Patrimonio Neto: Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos los pasivos. Comprende los recursos propios derivados de las aportaciones de los socios y de beneficios no distribuidos.

Estructura del Activo

El Activo se divide en dos masas principales:

• Activo No Corriente: Son los bienes y derechos que no es previsible que se conviertan en dinero líquido antes de un año, y el conjunto de elementos que van a permanecer en la empresa durante más de un año. Se puede dividir en: Inmovilizado intangible, material y financiero.
• Activo Corriente: Son los elementos que previsiblemente se van a convertir en dinero líquido en menos de un año. Se divide en: existencias, realizable y disponible.

Estructura del Patrimonio Neto y del Pasivo

• Patrimonio Neto o Pasivo No Exigible: Lo forman las aportaciones que provienen de la propia empresa. Se encuentra a su vez formado por: Capital, Reservas y los beneficios o pérdidas del ejercicio actual.
• Pasivo: Suele dividirse en dos masas patrimoniales en función del grado de exigibilidad de las obligaciones que las componen:
  • Pasivo No Corriente: Compuesto por las obligaciones que vencen en un plazo superior a un año.
  • Pasivo Corriente: Obligaciones que vencen en un período no superior a un año.

Teoría de las Cuentas Contables

Las Cuentas: Concepto, Representación y Terminología

La cuenta es el instrumento que se utiliza para representar y medir un elemento patrimonial. Esquemáticamente se representa como una ‘T’. A la parte de la izquierda se denomina DEBE, y a la parte de la derecha HABER. Los elementos que forman una cuenta son:

• El título de la cuenta.
• El Debe: donde se registran las operaciones de cargar, adeudar o debitar.
• El Haber: donde se registran las operaciones de abonar o acreditar.
• El Saldo: es la diferencia entre el Debe y el Haber. Si el Debe es mayor que el Haber, el saldo es deudor; si el Haber es mayor que el Debe, el saldo es acreedor; y si el Debe es igual que el Haber, el saldo es nulo o cero.

Términos Clave en Contabilidad

Otros términos importantes son:

• Abrir una cuenta: Crear una nueva cuenta.
• Liquidar una cuenta: Obtener su saldo.
• Saldar una cuenta: Colocar el saldo en la parte que suma menos para equilibrarla.
• Cerrar una cuenta: Sumar ambos lados después de haberla saldado. Al cerrarla, la suma de los dos lados debe ser igual.
• Reapertura de una cuenta: Volver a abrirla nuevamente con el saldo que sirvió para cerrarla. El saldo se colocará en el lado contrario al que se puso para saldarla.

Clases de Cuentas y Reglas de Registro

Las cuentas pueden ser de activo, pasivo o de neto. A la hora de representar las cuentas, se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

• El valor inicial, las entradas y aumentos de las cuentas de activo se anotan en el Debe, mientras que las salidas y disminuciones se anotan en el Haber.
• El valor inicial, las entradas y aumentos de las cuentas de pasivo o neto se anotan en el Haber, mientras que las salidas y disminuciones se anotan en el Debe.

Los Libros Contables Esenciales

Tipos de Libros Contables y su Función

Los libros contables son los distintos registros de los que se vale la contabilidad para organizar el tratamiento contable de los datos e informaciones. Los más utilizados son los siguientes:

• Libro Diario: Es un libro principal y obligatorio de la contabilidad, que anota día a día todo tipo de operaciones que realice la empresa. Es decir, en el libro diario se van registrando los hechos contables por orden de fechas conforme se van produciendo en el tiempo. Estas anotaciones se denominan asientos. Existen dos posibilidades de anotar o registrar en el libro diario:
  • Registrar todas las operaciones de la empresa día a día.
  • Registrar los totales de las operaciones que se realizan en la empresa por períodos no superiores a un mes.
• Libro Mayor: Es un libro principal que no es obligatorio. Su finalidad es agrupar las operaciones por cuentas según el método de Partida Doble, anotando cuenta por cuenta las operaciones relativas a la actividad económico-empresarial y que previamente se han registrado en el Diario. Su representación es en forma de ‘T’.
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales: Es un libro principal y obligatorio de la contabilidad en el que se hace una relación de todos los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de la empresa en un momento determinado. Se abrirá con un Inventario o Balance Inicial en el que se indica la situación en la que empieza la empresa. Después, se realizarán Balances de Comprobación de Sumas y Saldos, que indicarán la situación de la empresa en cada momento, y al final se incluirá el Balance de Situación de fin de ejercicio, y el resto de documentos anuales.

Balance de Comprobación de Sumas y Saldos

El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos permite verificar la situación del patrimonio de la empresa en un momento determinado y comprobar si las operaciones se han anotado correctamente en el Debe y en el Haber de las cuentas.

El Plan General de Contabilidad (PGC)

Estructura y Componentes del PGC

El Plan General de Contabilidad (PGC) es la norma contable que sirve como referencia para todas las empresas y que permite que estas usen los mismos criterios a la hora de realizar la contabilidad. Se encuentran vigentes dos planes:

• El Plan General de Contabilidad.
• El Plan General de Contabilidad para Pymes.

Partes del PGC

El PGC consta de cinco partes:

• Marco Conceptual de la Contabilidad: Se indican una serie de definiciones contables, conceptos y los principios contables que hay que seguir a la hora de llevar la contabilidad. Son 6 principios fundamentales:
  • Principio de Empresa en Funcionamiento: A la hora de llevar la contabilidad, se debe suponer que la empresa tiene una duración indefinida.
  • Principio de Devengo: Este principio indica que la operación debe contabilizarse cuando se produce el movimiento de bienes o servicios, aunque no se hayan pagado o cobrado.
  • Principio de Uniformidad: Cuando se adopte un criterio de valoración, este deberá mantenerse, salvo que existan causas que justifiquen el cambio.
  • Principio de Prudencia: Los gastos y las pérdidas se contabilizarán en cuanto se tenga conocimiento de que pueden producirse, pero los beneficios solamente cuando ya se hayan obtenido.
  • Principio de No Compensación: No se podrán compensar cuentas de Activo con cuentas de Pasivo, ni ingresos con gastos.
  • Principio de Importancia Relativa: Podrá admitirse la no aplicación de algunos de los principios contables cuando su importancia sea escasamente significativa.
• Normas de Registro y Valoración: Contiene, clasificados por elementos patrimoniales, los criterios de valoración de cada uno de ellos, es decir, indica de forma separada cómo hay que valorar.
• Cuentas Anuales: A través de las cuentas anuales, la empresa informa de su situación económica y patrimonial a sujetos interesados en esa información, como son los propietarios de la empresa, los directivos y responsables, los proveedores, acreedores, entidades financieras, los clientes y deudores, etc. La legislación indica que las cuentas anuales comprenden:
  • El Balance: Representa de forma separada los bienes y derechos que forman el activo de la empresa, las obligaciones del pasivo y los fondos propios que forman el patrimonio neto.
  • La Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Refleja de forma separada los gastos y los ingresos, así como el beneficio que tenga la empresa como diferencia de ingresos menos gastos.
  • La Memoria: Amplía la información que aparece en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias, así como otros datos como la actividad de la empresa, los tipos de deudas que tenga y las clases de inmovilizado que posee la empresa.
  • El Estado de Variación del Patrimonio Neto: Indica las partidas que provocan un cambio en alguna de las partidas que forman el patrimonio neto de la empresa.
  • El Estado de Flujos de Efectivo: Refleja de dónde se obtienen los cobros y en qué se utiliza ese efectivo para realizar los pagos.
• Cuadro de Cuentas: Refleja una clasificación de las cuentas que representan los elementos patrimoniales de una empresa. Su aplicación es voluntaria, pero resulta conveniente su uso para que todas las empresas tengan unos mismos criterios.
  • Todas las cuentas tienen 9 grupos, pero las Pymes tienen 7.
  • Cada grupo se divide en subgrupos que vienen expresados por dos dígitos.
  • Cada subgrupo se divide en cuentas principales identificadas por tres dígitos.
  • Algunas cuentas principales se pueden dividir en subcuentas expresadas por cuatro o cinco dígitos.
• Definiciones y Relaciones Contables: En esta parte del PGC se define cada grupo, subgrupo, cuenta y subcuenta, y los movimientos de cada una de ellas (cuándo debe contabilizarse en el Debe y cuándo debe contabilizarse en el Haber).

Contabilización de Compras y el IVA

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Las operaciones de compraventa están sujetas a una normativa fiscal, el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). El IVA es un impuesto indirecto, lo que significa que los contribuyentes no lo pagan directamente a Hacienda, sino que lo pagan a los empresarios al comprar sus bienes, y estos empresarios lo ingresan a Hacienda. El IVA se aplica a entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios o profesionales, adquisiciones comunitarias de bienes e importaciones de bienes.

Tipos de IVA en España

Hay varios tipos de IVA:

• Tipo superreducido (4%): Bienes básicos como leche, medicamentos, etc.
• Tipo reducido (8%): Alimentos, viviendas, plantas, etc.
• Tipo general (18%): Todas aquellas operaciones que no se encuentren en ninguno de los dos tipos anteriores.

Perspectivas del IVA: Soportado y Repercutido

El IVA puede considerarse desde dos puntos de vista:

• IVA Soportado: Es el que tiene que pagar la empresa por las compras de materias primas, materiales, servicios, etc.
• IVA Repercutido: Es el que tiene que cobrar una empresa a sus clientes por las ventas y servicios realizados.

Cuentas del PGC para Compras de Mercaderías

Las principales cuentas que se utilizan para contabilizar una compra básica son:

• Compras de Mercaderías: Incluye la compra y todos los gastos ocasionados por la adquisición.
• Caja, €: Se contabilizan los movimientos de tesorería por caja.
• Bancos c/c: Se contabilizan los movimientos de tesorería por cuenta corriente.
• Proveedores: Indica las deudas que la empresa tiene por compras que quedan pendientes de pago.
• Proveedores, efectos comerciales a pagar: Deudas con proveedores, pero formalizadas a través de una letra de cambio.
• Hacienda Pública, IVA Soportado: Refleja el IVA de la compra.

Aprovisionamiento y Control de Almacén

Introducción al Control de Existencias

Las existencias son bienes materiales que posee la empresa para ser vendidos a lo largo del ejercicio económico, elaborarlos para su venta posterior o ser consumidos para conseguir otros bienes y servicios que después se venderán al exterior.

El departamento comercial será el encargado de controlar estas situaciones:

• Valorar las existencias que posee en almacén, teniendo en cuenta las entradas y salidas de existencias que se van produciendo.
• Fijar una cantidad mínima de existencias a partir de la cual hay que realizar un pedido para no estar desabastecidos.
• Fijar una cantidad máxima según la capacidad máxima que posee el almacén y las posibilidades financieras de la empresa.

La Ficha de Almacén: Herramienta de Control

Para poder llevar el control de las unidades físicas que hay de cada producto en el almacén se utiliza la Ficha de Almacén. En la ficha de almacén se deben indicar los siguientes apartados: fecha, tipo de operación (compra, venta…), entradas (indicando cantidad, precio unitario y valor), salidas (indicando cantidad, precio unitario y valor) y saldo final de existencias (indicando cantidad, precio unitario y valor).

Contabilización de las Ventas

Las principales cuentas del PGC que se utilizan para contabilizar una venta básica son:

• Venta de Mercaderías: Incluye el importe de la venta que se ha realizado.
• Prestaciones de Servicios: Incluye los ingresos que se obtienen por realizar un servicio.
• Ingresos por Servicios Diversos: Se trata de un servicio que se ha realizado, pero no es la actividad principal de la empresa.
• Caja, €: Se contabilizan los movimientos de tesorería por caja.
• Bancos c/c: Se contabilizan los movimientos de tesorería por cuenta corriente.
• Clientes: Indica las deudas que los clientes tienen con la empresa por las ventas pendientes de cobro.
• Clientes, efectos comerciales a cobrar: Deudas que los clientes tienen con la empresa, pero formalizadas a través de una letra de cambio.
• Hacienda Pública, IVA Repercutido: Refleja el IVA de la venta.