La Contabilidad como Sistema de Información Empresarial
La contabilidad es una fuente fundamental de información sobre la situación económico-financiera de una empresa y los principales hechos que en ella se producen. Proporciona datos económicos y financieros esenciales para la toma de decisiones.
Fundamentos y Principios Contables
La labor contable se fundamenta en un conjunto de leyes y principios que rigen su desarrollo. Estos buscan asegurar que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio de la empresa de la mejor forma posible. Para ello, se utiliza una serie de documentos denominados libros contables.
Obligaciones Legales y la Importancia de la Contabilidad
El Código de Comercio establece que todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones. La información contable no solo es vital para la propia empresa, sino también para terceras personas como:
- Clientes
- Acreedores
- Instituciones financieras
- La Administración Pública
La Administración, por ejemplo, se apoya en la contabilidad para determinar los beneficios en el ejercicio de la actividad y establece la obligación de llevar determinados libros y registros a efectos fiscales, que varían según el régimen impositivo aplicable. En resumen, las leyes mercantiles obligan a las empresas a mantener una contabilidad organizada para una representación adecuada de su patrimonio.
Libros Contables Obligatorios y Voluntarios
Para cumplir con la normativa, los empresarios están obligados a llevar los siguientes libros obligatorios:
- Libro Diario: Destinado a registrar día a día toda la actividad económica de la empresa. Sus anotaciones se denominan asientos.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Recoge los inventarios y balances que se realizan en la empresa, así como las Cuentas Anuales. Según el artículo 28 del Código de Comercio, este libro se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y, trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación de todas las cuentas.
- Libro de Actas: (Aunque no se describe en detalle, se menciona como obligatorio).
Además de los obligatorios, los empresarios también pueden llevar aquellos libros, registros y documentos que voluntariamente estimen convenientes.
El Libro Mayor: Complemento del Diario
Las anotaciones realizadas en el Libro Diario deben trasladarse a otras hojas, donde cada hoja representa una cuenta específica. El conjunto de estas hojas constituye el Libro Mayor, que ofrece una visión detallada de los movimientos de cada cuenta.
Claridad, Conservación y Legalización de los Libros Contables
Es imperativo que todos los libros contables se lleven con claridad y muestren la imagen fiel del patrimonio, la situación económico-financiera y los resultados de la empresa.
Respecto a su conservación, la normativa mercantil establece un plazo de seis años. Sin embargo, para efectos de Hacienda, el plazo de conservación es de cuatro años.
Finalmente, y de acuerdo con el Código de Comercio, los libros contables obligatorios deben legalizarse, es decir, presentarse en el Registro Mercantil para su validación oficial.