1. La Dirección de la Empresa y sus Funciones

La dirección coordina el conjunto de recursos materiales y humanos que configuran la empresa. La esencia de la tarea directiva es conseguir una actuación conjunta de las personas y medios, dándoles objetivos y valores comunes.

Funciones de la Dirección de la Empresa

• Planificación
• Organización
• Dirección de Recursos Humanos (o Gestión)
• Control

Niveles de Dirección

Una sola persona no puede ocuparse de todas las tareas de dirección que requiere una gran empresa en la actualidad. El trabajo directivo se ha ido especializando con la creación de nuevos puestos directivos intermedios, que son coordinados por otros de nivel superior, dando una forma piramidal a la organización. Hay tres niveles directivos:

1. Alta Dirección: Está integrada por el presidente y los directivos de más alto nivel. Es la encargada de pilotar la empresa, fijar los objetivos y las grandes líneas estratégicas. Sus decisiones son a largo plazo (L/P).
2. Dirección Operativa: Incluye a los directivos que están en contacto directo con los trabajadores. También se llama dirección de primera línea. Ponen en práctica los planes y decisiones desarrolladas por el nivel superior.
3. Dirección Intermedia: Mantiene en contacto los otros dos niveles. Su función es traducir y concretar las directrices fijadas por la alta dirección en objetivos y planes específicos. Coordina y supervisa a la dirección operativa.

Funciones Clave de la Dirección

1. Planificación: Consiste en determinar por anticipado qué quiere conseguirse en el futuro, cómo se va a lograr y cuáles son los recursos que se van a usar.
2. Organización: Definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre quienes lo van a realizar, así como determinar las relaciones de autoridad para cumplir los objetivos.
3. Dirección y Gestión: Se ocupa de la selección, formación y asignación de personas a los distintos puestos de trabajo, así como de diseñar sistemas de recompensas e incentivos que motiven. Es necesario el liderazgo.
4. Control: Consiste en comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones y corregirlas.

2. La Función de Planificación

La planificación proyecta el futuro deseado de la empresa y los recursos necesarios para que se haga efectivo. Precede al resto de funciones directivas. Hay que distinguir los planes según dos criterios:

• Según el horizonte temporal: Planes de corto plazo (C/P, 1 o 2 años) y planes de largo plazo (L/P, 3 o 5 años).
• Según la amplitud del enfoque o nivel: Planes estratégicos, planes tácticos y planes operativos.

Fases de la Planificación Estratégica

1. Diagnóstico de la situación: Definición de los problemas actuales y futuros, interrelaciones, análisis de las oportunidades y amenazas del entorno. También abarca el posicionamiento actual de la empresa en el mercado.
2. ¿Dónde queremos llegar?: Se establece la visión o imagen de la empresa, la misión o propósito de la empresa, los objetivos y metas que concretan la misión.
3. ¿Por dónde queremos ir?: Escoger la estrategia competitiva de la empresa para mantener o mejorar la posición en el mercado. Se investigan y determinan las líneas de acción alternativas.
4. ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos?: Se implanta mediante planes parciales para las distintas áreas para alcanzar los objetivos globales. Incluyen:
   • Objetivos operativos: Resultado final que se espera conseguir.
   • Políticas: Orientaciones para la toma de decisiones.
   • Procedimientos: Forma exacta en que se realiza una actividad en una secuencia cronológica de acciones.
   • Reglas: Indican lo que debe hacerse.
   • Presupuestos: Expresan en cifras los resultados esperados y concretan los planes.
5. Controlar cómo vamos: Hay que determinar la forma de evaluación y control de los planes.

3. Dirección Participativa por Objetivos (DPO)

DPO es un sistema de dirección en el que los objetivos específicos se planifican de forma conjunta entre trabajadores y directivos y se revisan periódicamente para observar su progreso. Los trabajadores participan en la fijación de sus propios objetivos.

Etapas de la DPO

1. Fijación de objetivos: El superior se reúne con los subordinados y fijan los objetivos del periodo (de 1 año a 6 meses).
2. Aplicación: El subordinado determina el procedimiento.
3. Evaluación: Se determina el grado de cumplimiento y las causas que lo hayan impedido.

Ventajas de la DPO

1. Favorece la motivación de los trabajadores.
2. Mejora el compromiso personal.
3. Clarifica la organización porque se sabe la tarea a desarrollar.
4. Facilita la dirección porque aumenta la comunicación.
5. Las decisiones de remuneración y promoción son más objetivas.

Inconvenientes de la DPO

1. Desconocimiento de los directivos sobre la DPO.
2. Dificultad en la fijación de objetivos verificables.
3. Se descuidan objetivos de medio y largo plazo (L/P).
4. Conflictos por la negociación de objetivos.

4. La Función de Control

El control permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello se observa cómo responde la empresa a los objetivos planificados, se detectan desviaciones y sus causas, y se corrigen.

Fases del Control

1. Establecimiento de estándares: Para fijar metas evaluables que recojan todos los aspectos vitales para la empresa.
2. Medición de resultados reales: Hay variedad de procedimientos.
3. Comparación de resultados con estándares: Entre lo que es y lo que debería ser.
4. Corrección de las desviaciones: Si son negativas.

5. Función de Organización

Consiste en definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre quienes las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades para obtener los objetivos previstos de la forma más eficaz.

Principio de División del Trabajo y Especialización

La división técnica del trabajo es una forma de organizar la producción mediante la descomposición del trabajo global en distintas actividades y tareas en las que los trabajadores se especializan. Aumenta la eficiencia y la productividad. Un proceso derivado es la necesidad de coordinación.

Principios Organizativos

1. Principio de autoridad y jerarquía: El poder legítimo deriva de los propietarios del capital y se ejerce a través de los administradores.
2. Principio de unidad de mando: Deriva del principio de autoridad y jerarquía.
3. Principio de delegación de autoridad: Consiste en asignar una tarea a un subordinado, dándole libertad y autoridad.
4. Centralización y descentralización.
5. Principio de alcance o ámbito del control: Número de personas que puede tener un jefe bajo su supervisión.
6. Principio de motivación y participación: Favorece el compromiso.

6. Antecedentes y Evolución del Pensamiento Organizativo

Escuela Clásica

Representada por F. W. Taylor y Henri Fayol. Los principios más destacados de Taylor son:

• Aplicación de métodos científicos a la organización.
• Separación radical entre dirección y trabajo.
• Organización funcional.
• Selección del personal más idóneo para cada tarea.
• Remuneración que incentive el esfuerzo.
• Control de rendimiento.

Fayol, por su parte, defendió una organización jerárquica de la administración basada en los principios de unidad de dirección y mando. Organiza la empresa según una jerarquía piramidal donde la autoridad, el orden y la disciplina son fundamentales.

Escuela de Relaciones Humanas

Las teorías de Taylor aumentaron la productividad, pero tenían una concepción mecanicista de la persona. Elton Mayo realizó experimentos que cambiaron la idea de la organización laboral. Mayo llegó a la conclusión de que el espíritu de colaboración del personal incide de forma positiva, reduciendo la fatiga e incrementando la productividad. Así se comienza a dar importancia al factor humano y sus continuadores crearon la llamada Escuela de Relaciones Humanas.

7. Criterios de Departamentalización

En la práctica, las empresas suelen usar una departamentalización combinada de varios tipos.

a) Departamentalización Funcional

Se agrupa según las funciones básicas de la empresa (producción, financiación, etc.). Está el director general, el de producción, el de marketing, el financiero y el de recursos humanos.

b) Departamentalización Geográfica

Es conveniente en empresas con actividades muy dispersas físicamente. Se aplica sobre todo a producción y marketing.

c) Departamentalización por Productos o Servicios

Es interesante para empresas que elaboran líneas de productos con características diferentes. Se crea un departamento para cada línea.

d) Departamentalización por Clientes y por Canales de Distribución

Se da en empresas con clientes muy distintos (mayoristas, minoristas, etc.).

e) Departamentalización por Procesos

Las actividades se agrupan en torno a las etapas del proceso productivo.

8. Organización Formal e Informal

a) Organización Formal

Es la establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. Se definen los puestos de trabajo, los departamentos, la autoridad y las relaciones de coordinación y comunicación. Es oficial y conocida por todos los miembros.

b) Organización Informal

Es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia, que no depende de la dirección y no es oficial. Depende de sus miembros voluntarios y de sus líderes espontáneos. Nace de vínculos personales, intereses comunes, etc. Son redes de relaciones personales con normas de grupo y en ellas se generan líderes informales.

9. La Representación de la Organización: El Organigrama

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones entre ellas. Permite conocer a simple vista las relaciones y dependencias jerárquicas entre los departamentos.

Funciones del Organigrama

• Informar a los miembros de la empresa de su posición en ella.
• Carta de presentación al exterior.

Requisitos del Organigrama

• Exactitud
• Actualización
• Claridad y sencillez

Tipos de Relaciones

Desde el punto de vista de la jerarquía hay dos tipos de relaciones:

1. Lineal o jerárquica: Se representa con línea continua.
2. De Staff o asesoramiento: Se representa con línea discontinua.

Clases de Organigramas

a) Por su finalidad

Informativos (dan una visión general, presentan las grandes unidades) y Analíticos (presentan la totalidad de la estructura).

b) Por su extensión

Generales (se refieren a la estructura global) y Parciales (se refieren a un departamento o área).

c) Por el contenido

Estructural (presentan las grandes unidades de la empresa y sus relaciones), Funcionales (detallan funciones y cometido de cada unidad) y de Personal (expresan nombre y posición de las personas).

d) Por la forma

Verticales (la jerarquía va de arriba abajo), Concéntricas o Radiales (la jerarquía va del centro hacia afuera) y Horizontales (la jerarquía va de izquierda a derecha).

10. Tipos de Estructura Organizativa

La estructura organizativa está formada por los puestos de trabajo, los departamentos, los niveles de autoridad y jerarquía y los canales de comunicación. Según se ordenen, hay distintas formas de estructura o formas burocráticas.

a) Estructura Lineal o Jerárquica

Se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Es la más antigua.

• Ventajas: Claridad en la definición de la autoridad y comunicación de órdenes directas.
• Inconvenientes: Cada directivo es responsable de funciones en las que no es experto y es demasiado rígida para una gran empresa.

b) Estructura Funcional

Responde a la necesidad de contar con especialistas en distintos niveles jerárquicos. Los subordinados responden a más de un jefe.

• Ventajas: Cada supervisor trabaja su especialidad.
• Inconvenientes: Cada trabajador tiene más de un jefe y esto puede provocar confusión.

c) Estructura Lineal, Funcional o Línea y Staff

Surge para combinar las dos anteriores.

• Ventajas: Mantiene la unidad de mando y el uso de especialistas.
• Inconvenientes: Las decisiones son más lentas y aumentan los costes.

d) Estructura en Comité

Las decisiones y la responsabilidad son compartidas por un comité. Suele usarse con la estructura en línea y staff en situaciones concretas.

e) Estructura Matricial

Combina la departamentalización por funciones y por proyectos, adoptando una estructura en forma de matriz de doble entrada. Hay doble autoridad (horizontal y vertical).

• Ventaja: La flexibilidad.
• Inconveniente: Los problemas de coordinación.

f) Estructura Multidivisional

Es propia de grandes empresas. Se crean unidades organizativas que funcionan de manera autónoma. El conjunto de divisiones depende de la alta dirección.

g) Nuevos Modelos Organizativos

Existe el modelo en trébol que se da en organizaciones flexibles con subcontratación o con contratación temporal. También existe el modelo en red, para organizaciones muy abiertas.