Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Criterios y Evidencias de Auditoría

Criterios de Auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Evidencias de Auditoría

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría, y que es verificable.

Comparamos “lo que es” y “lo que debiera ser”. Esto nos permite:

• Verificar que las actividades relativas a la gestión de la calidad, la seguridad o el medio ambiente cumplen las disposiciones previstas.
• Verificar la eficacia del sistema establecido.
• Identificar áreas u oportunidades de mejora (la auditoría interna como herramienta de mejora).

Tipos de Auditoría por Objeto

Auditoría de Sistema

Se trata de verificar la eficacia del sistema de calidad implantado en la empresa. Es más amplia que la de proceso o producto.

Auditoría de Proceso

Se trata de verificar la eficacia del sistema de calidad implantado en un proceso particular.

Las características de un proceso son las siguientes: qué debe hacerse, quién debe llevarlo a cabo, dónde y cómo debe ser hecho, qué materiales, equipamientos y documentos son necesarios, cómo debe ser dirigido y registrado.

La rigurosidad del proceso depende de las características y complejidad del proceso.

Auditoría de Producto (o Servicio)

Se trata de verificar la adecuación de los productos (servicios) a las necesidades de los clientes y a los reglamentos y normas.

Incluye auditorías de producto acabado y auditorías intermedias.

Tipos de Auditoría por Parte Implicada

Auditorías Internas o de Primera Parte

• Cliente y auditado son la misma organización.
• La organiza la empresa en las mismas instalaciones.
• Referencia: Norma UNE-EN-ISO 9001:2000.
• Medio para verificar que el sistema de calidad implantado resulta apropiado y es una herramienta de mejora permanente.
• El análisis de resultados y conclusiones son documentos internos.

Auditorías de Segunda Parte

• Cliente y auditado NO son la misma organización.
• Son auditorías externas.
• La organiza el cliente y la empresa puede oponerse, aunque esto puede suponer la ruptura de relaciones comerciales.
• Razones por las que el cliente solicita este tipo de auditoría: evaluación, seguimiento.
• Herramienta de mejora en el marco de colaboración cliente-suministrador.
• Los resultados deben permanecer en el marco de relaciones cliente/suministrador.

Ejemplos:

• Un cliente audita a la empresa.
• La empresa audita a un proveedor o a un subcontratista.

Auditorías de Tercera Parte o Certificación

• El cliente la solicita a un organismo independiente y reconocido.
• Se evalúa a la organización para la concesión, conservación o revocación de una homologación, certificación, calificación, consentimiento o habilitación concreta.
• La Norma ISO 19011 rige las auditorías de certificación de los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC).

Ejemplo: AENOR audita a mi empresa.

Requisitos de los Auditores

Requisitos Generales

• Imparcialidad
• Capacidad de análisis y síntesis.
• Capacidad de comunicación y diplomacia.
• Capacidad de juicio.
• Tolerancia.
• Rigor en los hechos.
• Concentración.

Principios de Gestión de la Calidad y la Norma ISO 9000:2000

La Norma ISO 9000:2000 se basa en los siguientes ocho principios de gestión de la calidad. ¿Qué se pretende conseguir con la implantación de la Norma?

1. Orientación al cliente: Comprender las necesidades (actuales y futuras), satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes.
2. Liderazgo: Fomentar el liderazgo. Los líderes establecen la unidad y orientación de la organización. Deben crear un ambiente interno en el cual el personal llegue a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.
3. Participación del personal (Implicación): El personal a todos los niveles es la esencia de la organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
4. Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y recursos relacionados se gestionan como un proceso.
5. Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
6. Mejora continua: El desempeño global de una organización ha de ser un objetivo permanente de esta.
7. Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones (basado en hechos): Las decisiones eficaces se basan en el análisis de hechos y datos.
8. Relaciones de beneficio mutuo con proveedores: Organización y proveedor son interdependientes. Una relación mutuamente beneficiosa incrementa la capacidad de ambos para generar valor.

También se consigue la obtención del Certificado.

Procedimientos Documentados del Sistema de Gestión de la Calidad

Los procedimientos documentados del sistema de Gestión de la Calidad conllevan:

• Documentación básica para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad.

Los procedimientos deben describir:

• Las responsabilidades.
• Autoridades.
• Interrelaciones del personal.

Objetivos y Recomendaciones para la Documentación

La documentación debe:

• Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la empresa.
• Formar a nuevos empleados.
• Definir responsabilidades y autoridades.
• Estandarizar las actividades.
• Facilitar la introducción de mejoras en las actividades.
• Suministrar bases documentales para auditorías.

Recomendaciones para la documentación:

• Concisa y breve.
• Clara y simple: recomendables diagramas, gráficos y fotografías.
• Realista.
• Propia de la empresa.
• Asumida y conocida por parte de los usuarios.
• Distintos niveles de información según destinatarios.
• Fácil de consultar y distribuir.
• Actualizada y disponible por los usuarios.