Conceptos Fundamentales de Logística y Aprovisionamiento

1. Concepto de Logística

Conjunto de técnicas que permiten mejorar la gestión de las mercancías físicas y la información documental que se genera en dicho proceso, consiguiendo una coordinación entre los recursos que la empresa emplea para su desarrollo y la demanda con la que cuenta dicha empresa para asegurar un nivel determinado de servicio o calidad al menor coste posible.

2. Funciones Principales del Área de Aprovisionamiento

• Gestión de Compras: Comprende las tareas del proceso de compra industrial, como:
  • Búsqueda de proveedores
  • Realización del pedido
  • Recepción de la mercancía
  • Determinación de las mercancías necesarias
  • Especificación de necesidades
• Gestión de Stocks: Determinación de los niveles de stocks adecuados para el funcionamiento de la empresa con el mínimo coste posible, lo que lleva a determinar la cuantificación y la periodicidad de los pedidos.

3. Funciones de Logística en las Áreas Interna y Externa

Logística Interna:

• Almacenaje: Ubicación y manipulación de la mercancía mientras permanece en la empresa.
• Control de Inventarios: Control de las existencias de mercancías en los almacenes.

Logística Externa:

• Expedición de Mercancías: Preparación de los pedidos de los clientes (embalaje y etiquetado).
• Transporte y Distribución: Traslado de la mercancía desde el almacén hasta su destino.
• Atención al Cliente: Desarrollo de un sistema de logística comercial en función de las necesidades del cliente.

4. Concepto de Aprovisionamiento

Proceso que lleva a cabo la empresa para garantizar la disponibilidad de los productos y servicios externos precisos para el desarrollo de su actividad y, por tanto, para el logro de sus objetivos estratégicos.

5. Etapas del Proceso de Aprovisionamiento

1. Identificación de las Necesidades: Comunicación de cada departamento sobre las necesidades de material para su funcionamiento.
2. Selección de las Fuentes de Aprovisionamiento: Búsqueda de los proveedores apropiados para realizar compras o recompras necesarias para el aprovisionamiento.
3. Gestión de Compras: Realización del pedido, control y recepción de los materiales, y validación de la operación para que se proceda al pago.
4. Gestión de Stocks: Realización y control de las operaciones de almacenaje de las mercancías, así como de las entradas y salidas de materiales de los diferentes almacenes.
5. Evaluación y Control: Valoración del logro de los objetivos del proceso de aprovisionamiento y control del correcto funcionamiento de las actividades de acuerdo a lo previsto.

6. Funciones de Compras

• Asegurar la existencia de proveedores fiables y competitivos.
• Adquirir los materiales o productos con la calidad adecuada.
• Realizar todas las compras en las condiciones más adecuadas.
• Gestión de stocks eficiente.
• Relacionarse de forma fluida con el resto de los departamentos.
• Controlar y evaluar los procesos de compra.

7. Funciones de Aprovisionamiento

• Predecir las necesidades de aprovisionamiento y determinar la cantidad de stocks que se han de mantener para cubrir dichas necesidades.
• Planificar y gestionar las compras para garantizar un ritmo de pedidos adecuado.
• Gestionar y controlar los inventarios y los costes que estos generan.

8. Beneficios de la Función de Aprovisionamiento

• Beneficios Económicos: Si se realiza de forma eficiente, se logra reducir costes en los materiales y aumentar así el margen de maniobra.
• Beneficios en las Relaciones: Un pilar fundamental es la relación de confianza con los proveedores, lo que produce ventajas como la garantía de suministro y una mayor adaptación en los plazos de entrega.
• Beneficios Técnicos: Un aprovisionamiento eficiente lleva a la adquisición de los productos más adecuados para cada uno de los procesos en los que se utilizan, lo que genera diferentes utilidades:
  • Implementación de procesos de calidad al reducir errores.
  • Producción eficiente al reducir la cantidad de residuos.

9. ¿Qué es el Plan de Aprovisionamiento?

Documento ordenado y definido para un periodo concreto, cuyo objetivo final es la elaboración del programa de compras.

10. Contenidos Mínimos del Plan de Aprovisionamiento

Análisis Previo:

• Estimación de los objetivos estratégicos de la empresa.
• Valoración del plan anterior.
• Determinación de las necesidades.

Redacción del Plan:

• Establecer objetivos a corto plazo (c/p).
• Definir las estrategias para determinar los sistemas de aprovisionamiento, almacenaje y stock.

Puesta en Marcha:

• Desarrollo del proceso de compra.
• Aplicación de los modelos de stock.
• Utilización de las tecnologías de la información y comunicación.

Valoración y Control:

• Control del proceso.
• Aplicación de parámetros de calidad.
• Valoración económica de los resultados.

Tipos de Compras y Proceso de Adquisición

11. Clasificación de los Tipos de Compras

Según el Destino:

• Consumo o B2C: Para necesidades personales o familiares.
• Industrial o B2B: La compra que realizan las industrias o empresas comerciales.
• Institucional o B2A: Para administraciones o instituciones públicas.

Según las Necesidades de Aprovisionamiento:

• Cíclicas: Compras rutinarias y regulares.
• Inmediatas: Necesidades urgentes.
• Estacionales: Productos de temporada.
• Especiales: Inversiones en bienes de equipo.
• De Oportunidad: Se utilizan para obtener rentabilidad con la compra.

12. Fases del Proceso de Compras

1. Análisis de las necesidades.
2. Desarrollo de las especificaciones.
3. Fuentes de aprovisionamiento.
4. Ejecución de la compra.
5. Seguimiento y control.

13. ¿En qué consiste la Requisición de Compras o Boletín de Compras?

Es el documento con el que se solicita al departamento de compras la adquisición de materias primas, productos, servicios, etc., según sea el caso.

14. Criterios Importantes para la Selección del Aprovisionamiento

• Criterios Económicos: Precio, descuentos, forma de pago, portes y seguros.
• Criterios Técnicos: Plazo de entrega, calidad, instalación y montaje, embalajes especiales, formación de los usuarios.
• Sobre el Servicio Postventa: Garantía, devolución de excedentes, mantenimiento, asistencia técnica, revisión de precios.
• Criterios de la Empresa Proveedora: Localización geográfica, ética empresarial, solvencia, prestigio, capacidad de prestación de servicio.

15. Proceso de Seguimiento y Control de Compra

• Seguimiento del Pedido: Se puede utilizar correo electrónico, móvil, internet, fax, etc. Si el pedido se lanza por medios electrónicos se llama “órdenes” (orders). Una vez lanzado, es necesario verificar que ha llegado a su destino en el tiempo previsto y que el proveedor acepta las condiciones establecidas en el documento.
• Recepción de la Mercancía: Se descarga y se verifica que corresponde con lo solicitado, y se debe registrar.
• Orden de Pago: El departamento de compras emite una orden de pago al departamento financiero para que se pague la factura.
• Control de Incidencias: Al finalizar el proceso, se analiza su desarrollo para identificar aquellas incidencias que lo han podido hacer ineficiente, con el fin de solventarlas en el futuro.
• Análisis de Resultados: Se analiza y valora el resultado de la compra para verificar si se cumplieron los acuerdos y si se satisficieron las necesidades de la empresa.

16. Orden de Aplicación de los Tipos de Descuento

1. Descuento Comercial: Se aplica al precio del producto.
2. Funcional: Se aplica a los miembros del canal de distribución (mayoristas, detallistas) como compensación por sus funciones.
3. Por Volumen o Rappel: Para estimular la compra de mayor cantidad de producto.
   • No Acumulativo: Se aplica a una compra específica.
   • Acumulativo: Se aplica a las compras totales que realiza el cliente en un periodo de tiempo determinado.
4. Estacional: Tiene como objetivo estimular la compra de productos en temporadas de menos demanda.
5. Pronto Pago: Estimula a los clientes que realizan los pagos en un plazo específico o lo antes posible.
6. Otros Descuentos: 2×1, unidades bonificadas, etc.

17. Modelo de Gestión de Calidad en la Gestión de Compras

Para prevenir, con antelación, los posibles problemas, es fundamental tener en cuenta la calidad en los siguientes puntos:

• La organización debe tener establecido un procedimiento normalizado para las compras.
• Personal cualificado en el departamento de compras: Se trata de un equipo de compradores que trabajen muy de cerca con los proveedores para conseguir que no haya defectos en los materiales y productos que compran.
• Establecer políticas de calidad para la compra de materiales: Las especificaciones de la requisición de compras deben ser claras y tener el visto bueno de los departamentos afectados.
• Inspección y verificación de los productos: Una vez recibidos los productos, hay que inspeccionarlos y verificarlos para comprobar que el proveedor cumple con los requisitos pactados. Se debe llevar un registro de incidencias.

Gestión de Stocks e Inventarios

18. Concepto de Stock de una Empresa

Conjunto de mercancías que se encuentran en la empresa, acumuladas en un lugar determinado, en tránsito o en el proceso de producción, y cuyo objetivo es su aplicación empresarial en los procesos industriales o comerciales.

19. Concepto de Stock Óptimo

Nivel de stock que garantiza una adecuada atención a la demanda o al consumo de materiales para la producción y minimiza los costes de mantenimiento.

20. Clasificación de Stocks según Diferentes Criterios

Duración:

• Perecedero: Se deteriora con el paso del tiempo.
• No Perecedero: No se deteriora.
• Con Fecha de Caducidad: No se puede vender después de una fecha concreta.

Aplicación:

• Comercial: Oferta comercial de la empresa a sus clientes.
• Industrial: Productos que se incorporan al proceso productivo.

Función:

• Ciclo: Cubre la demanda habitual de la empresa.
• Seguridad: Evita roturas de stocks.
• Especulación: Se aprovechan precios bajos para comprar más de lo habitual.
• Anticipación: Para ventas estacionales o especiales.
• Tránsito: Mercancías en ruta, en embalaje o en curso.
• Muerto: Mercancías que no tienen ningún uso para la empresa.
• Dormido: Mercancías que no se han utilizado en mucho tiempo.
• Reutilizable: Mercancías desechadas que pueden volver a ser reutilizadas.

Gestión:

• Operativo: Reaprovisionamiento de mercancías que se utilizan habitualmente.
• Físico: Cantidad de producto disponible en el almacén.
• Neto: Stock físico – los pedidos no servidos al cliente.
• Disponible: Neto + los pedidos no recibidos de los proveedores.

Valor (Sistema ABC):

• A: Pocas unidades físicas que tienen mucho valor.
• B: Porcentaje medio entre valor y cantidad de unidades.
• C: Muchas unidades físicas que representan poco valor económico.

21. Concepto de Margen Comercial

Diferencia entre los ingresos que se obtienen en la comercialización de un producto y el coste total de las mercancías o materiales necesarios.

22. Concepto de Índice de Rotación de Stocks

Número de veces que un producto se repone en el almacén, recuperando la inversión realizada y obteniendo el margen comercial, en un periodo determinado de tiempo.

23. Período Medio de Almacenamiento (Período Medio de Maduración)

Es el tiempo que transcurre desde que la empresa invierte dinero en materias primas hasta que lo recupera.

Para calcularlo, necesitamos calcular los siguientes índices:

• Índice de rotación de productos fabricados.
• Índice de rotación de productos vendidos.
• Índice de rotación de cobros a clientes.

La suma de estos periodos más el periodo medio de almacenamiento es igual al periodo medio de maduración económico.

24. ¿En qué consiste la Previsión de Demanda?

Consiste en determinar con la mayor exactitud posible el volumen de ventas de la empresa para cada producto, en un periodo de tiempo concreto. Para ello, las empresas consideran variables como la evolución de sus ventas, la situación general del mercado y la evolución de la competencia.

25. Métodos de Previsión de Demanda de Carácter Objetivo

• Método ingenuo.
• Método de las medias simples.
• Método de las medias móviles.

26. Métodos de Previsión de Demanda Cualitativos

Los métodos cualitativos son los estudios de mercado. Estos estudios constituyen un proceso de recolección y análisis de información sobre la demanda, los clientes potenciales y los principales competidores. Se suelen utilizar cuando se va a iniciar un nuevo negocio, operar en un mercado desconocido o lanzar un nuevo producto o servicio.

27. Concepto de Stock Máximo

Cantidad máxima de cada producto que es conveniente almacenar para mantener un servicio de atención al cliente de calidad al menor coste posible. (Fórmula no proporcionada en el original)

28. Concepto de Stock Mínimo

Cantidad mínima de mercancía necesaria para poder servir los pedidos de los clientes y evitar el desabastecimiento.

29. Concepto de Stock de Seguridad

Cantidad de producto que hay que tener almacenada como garantía de mantenimiento del stock mínimo en la peor de las situaciones previstas.

30. Posibles Consecuencias de la Rotura de Stocks

• Pérdida de Clientes: Los clientes que no ven atendidas sus necesidades buscan otros proveedores.
• Pérdida de Rentabilidad: Los clientes que no pueden ser atendidos con un determinado producto cambian su pedido por otro producto de menor calidad o que deja un margen comercial menor para la empresa.
• Rotura Programada: Es habitual que los clientes admitan cierta demora en la entrega de los pedidos, de forma que la empresa puede programar la ruptura de stock. El beneficio se obtiene gracias a la disminución del coste de almacenaje.

31. Costes de Mantenimiento de Stock según el Modelo de Wilson

(Contenido no proporcionado en el original)

32. ¿Qué identifica el Punto de Pedido?

Indica el número de unidades que debe tener el almacén para realizar un pedido, es decir, proporciona información sobre el momento de realizar el pedido para recibir la mercancía.

33. Sistemas de Rotación de Stocks más Utilizados

• Sistema de Revisión Periódica: Se realizan recuentos físicos de todas las mercancías en fechas determinadas.
• Sistema de Revisión Continua: Consiste en actualizar el nivel de existencias de forma inmediata cada vez que se produce una nueva entrada o salida.