Descripción y Especificación del Puesto de Trabajo

Descripción del Puesto

La descripción del puesto es “un documento escrito que identifica, define y describe un trabajo mediante el establecimiento de sus tareas, deberes y responsabilidades”.

Esta descripción contiene:

• Identificación del puesto
• Resumen del trabajo
• Obligaciones y responsabilidades del cargo

Especificación del Puesto

La especificación del puesto debe incluir una lista de características necesarias para poder realizar satisfactoriamente el trabajo. Entre ellas, se destacan:

• Requisitos educativos
• Experiencia
• Rasgos de personalidad
• Habilidades físicas necesarias

Diseño de Puestos de Trabajo

Con el diseño de puestos se intenta responder a las siguientes preguntas clave:

• ¿Quién?
• ¿Qué?
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?
• ¿Por qué?
• ¿Cómo?

El diseño de puestos supone la estructuración del trabajo para lograr una mejora significativa en la satisfacción y el rendimiento de los empleados.

Características Clave del Diseño de Puestos

Las siguientes características del puesto facilitan la elección de un diseño adecuado a las necesidades de la organización:

• Especialización del Trabajo: Para aumentar la eficacia en la organización del trabajo, se considera que los puestos deben dividirse en tareas específicas. Estas tareas deben ser simples, realizarse de forma repetitiva y en el menor tiempo posible, todo ello sin crear insatisfacción en el trabajador.
• Ámbito del Puesto de Trabajo: Se refiere al número y la variedad de tareas que se realizan en cada puesto.
• Profundidad del Puesto de Trabajo: Es el grado de discreción que tiene el empleado para realizar las actividades de su puesto. Los puestos operativos especializados suelen tener escasa profundidad, ya que tienen limitado el grado de libertad de tareas. Por el contrario, los puestos correspondientes a niveles directivos asumen mayores responsabilidades y, por ende, mayor profundidad.

El Rediseño de Puestos es una tendencia creciente en las empresas que busca dotar a los empleados de una mayor autonomía en la planificación y organización de las tareas a desarrollar, con el objetivo de aumentar la calidad del trabajo.

Este rediseño se orienta a la obtención de mejoras en la coordinación del trabajo, la productividad y la calidad del producto, favoreciendo también los requerimientos de aprendizaje, superación, variedad, mayor responsabilidad y autorrealización de los trabajadores.

Alternativas para el Diseño de Puestos

Existen diversas estrategias para el diseño y rediseño de puestos, cada una con sus propios objetivos:

• Simplificación del Trabajo: Consiste en dividir el trabajo en tareas sencillas para facilitar la especialización.
• Rotación de Puestos: Implica el cambio de los empleados de un puesto a otro, evitando la interrupción del flujo de trabajo. De esta manera, el personal está en contacto con un mayor número de tareas, ampliando sus habilidades y conocimientos.
• Ampliación del Puesto: Se refiere al aumento del número de tareas a desarrollar en un puesto, es decir, se extiende el ámbito del puesto.
• Enriquecimiento del Puesto: Busca incrementar la motivación del trabajador. Se concede a los trabajadores un mayor control de las actividades realizadas, teniendo en cuenta sus necesidades de crecimiento, de reconocimiento y de responsabilidad.
• Trabajo Flexible: Modalidades que permiten adaptar los horarios o lugares de trabajo a las necesidades de los empleados y la organización.
• Trabajo en Equipo: Organización del trabajo basada en la colaboración de grupos de personas para alcanzar objetivos comunes.

Características del Trabajo que Motivan a los Trabajadores (dentro del Enriquecimiento del Puesto)

Dentro del enfoque de enriquecimiento del puesto, ciertas características son clave para la motivación:

• Variedad de Habilidades: Se refiere a los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren para desarrollar las distintas tareas de un puesto.
• Identidad de la Tarea: Implica la realización de todas las tareas de un trabajo completo, lo que hace que el resultado sea más visible y tangible para el trabajador.
• Significación del Trabajo: Indica cuán relacionado está el puesto con el de sus compañeros y el impacto que tiene en el conjunto de la organización o en la sociedad.
• Autonomía: Es el grado de libertad, independencia y competencia que tiene un empleado en la programación y desempeño de su puesto.
• Retroalimentación: Provisión de información clara y oportuna sobre los resultados y el rendimiento del trabajo realizado.

El Equipo de Trabajo como Mecanismo de Rediseño

Entre los mecanismos del rediseño de puestos, destaca el concepto de Equipo de Trabajo:

Un equipo de trabajo es un conjunto de dos o más personas que tienen una interdependencia mutua para el cumplimiento de un fin y que se comunican e interactúan entre sí de manera más o menos continua.

El diseño de puestos basado en equipos se orienta a establecer el equipo como una unidad básica de aplicación de una tarea completa, como es la producción de un bien o servicio en su totalidad. El equipo asume la responsabilidad de la realización de la tarea en su conjunto.

Este sistema de diseño es más apropiado en entornos cambiantes y en estructuras poco jerarquizadas.

Cada equipo está formado por un grupo de trabajadores que poseen un propósito común. El funcionamiento eficaz de la estructura organizativa basada en equipos necesita un fuerte apoyo de la dirección de la empresa.

La formación en equipos supone la necesidad de rediseñar los puestos de trabajo, orientando los mismos a la realización íntegra de determinadas tareas o productos por parte de grupos de empleados.

Inconvenientes del Sistema de Diseño de Puestos Basado en Equipos

A pesar de sus beneficios, el sistema de diseño de puestos basado en equipos puede presentar ciertos inconvenientes:

• Empleados que no desean asumir más responsabilidad ni perder libertad individual.
• Posibles inconvenientes inherentes al trabajo en equipo, como conflictos internos o falta de consenso.
• Directivos que muestran resistencia a delegar autoridad y control.