Pasos Clave de la Planeación

Atención a las Oportunidades

A la luz de:

• Mercado
• Competencia
• Deseos de los clientes
• Fortalezas propias
• Debilidades propias

Establecimiento de Objetivos y Metas

• Dónde queremos estar, qué deseamos hacer y cuándo.

Consideración de las Premisas de Planeación

• En qué condiciones internas o externas se condicionan los planes.

Identificación de Alternativas

• ¿Cuáles son las alternativas más prometedoras para el cumplimiento de los objetivos?

Comprobación de Alternativas

• ¿Qué alternativa ofrece mayores posibilidades de cumplir las metas al menor costo y con mayores ganancias?

Elección de una Alternativa

• Selección del curso de acción a seguir.

Formulación de Planes de Apoyo

Como los planes para:

• Comprar equipo
• Comprar materiales
• Contratar y capacitar empleados
• Desarrollar un nuevo producto

Conversión de Planes en Presupuestos

Mediante la realización de presupuestos:

• Volumen y precio de las ventas
• Gastos de operación necesarios para los planes
• Inversión en bienes de capital

Jerarquía de Objetivos y Estructura Organizacional

1. Propósito Socioeconómico (Consejo Administrativo y Administradores de Nivel Superior)
2. Misión (Consejo Administrativo y Administradores de Nivel Superior)
3. Objetivos Generales de la Organización a Largo Plazo (Estratégicos – Consejo Administrativo y Administradores de Nivel Superior)
4. Objetivos Generales más Específicos (Administradores de Nivel Superior y Administradores de Nivel Medio)
5. Objetivos Divisionales (Administradores de Nivel Medio)
6. Objetivos Departamentales y de Unidades (Administradores de Nivel Medio y Administradores de Nivel Inferior)
7. Objetivos Individuales: Desempeño, Objetivos de Desarrollo Personal (Administradores de Nivel Inferior)

Planeación Estratégica

El Modelo de Planeación Estratégica

El modelo de planeación estratégica muestra:

• Cómo funciona el proceso
• Identifica sus elementos decisivos
• Indica cómo se relacionan entre ellos

Detección de Oportunidades

De acuerdo con:

• El mercado
• La competencia
• Lo que desean los clientes
• Nuestras fortalezas
• Nuestras debilidades

Establecimiento de Objetivos y Metas

• Dónde se desea estar, qué se quiere lograr y cuándo.

Consideración de las Premisas de Planeación

• En qué ambiente (externo o interno) operan nuestros planes.

Identificación de Alternativas

• ¿Cuáles son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos?

Comparación de Alternativas

A la luz de las metas deseadas:

• ¿Qué alternativa proporciona la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades?

Elección de una Alternativa

• Selección del curso de acción a seguir.

Elaboración de Planes de Apoyo

• Comprar equipo
• Comprar materiales
• Contratar trabajadores
• Desarrollar un nuevo producto

Expresión Numérica de los Planes (Presupuestos)

Mediante la elaboración de presupuestos:

• Gastos de operación necesarios para los planes
• Gastos para equipos de capital

Análisis FODA (SWOT)

Fortalezas

Es un activo que puedes utilizar para diferenciarte de otros en un momento específico y obtener una ventaja (factor interno). Ejemplos:

• Agradable lugar de trabajo
• Calidad del producto final
• Créditos para los empleados
• Recursos humanos motivados y contentos
• Procesos técnicos y administrativos de calidad
• Servicios de alto nivel

Debilidades

Es un área de oportunidad para tu propio crecimiento. Las debilidades nos ponen en desventaja a la hora de cumplir nuestras metas (factor interno).

• Salarios deficientes y pagos no puntuales
• Equipo de oficinas dañado, deficiente y desactualizado
• No capacitar al personal
• Problemas financieros
• Bajo nivel de ventas
• Falta de planeación
• Gerente deficiente
• No dar incentivos o créditos al personal

Oportunidades

Observa los factores externos en los que puedes apoyarte para conseguir los objetivos laborales y metas (factor externo).

• Contraste de crecimiento de la industria
• Alta demanda de servicios o productos
• Bajas tarifas
• Necesidad de producto

Amenazas

Esta parte reporta los factores externos que pudieran perjudicar el alcance de tus objetivos o planes (factor externo).

• Fuerte competencia
• Aumento de precios
• Poca o baja contratación de empleados
• Competencia consolidada en el mercado
• Bajo crecimiento de la organización o empresa

Diseño Organizacional Básico

Diseño de la Estructura Organizacional

• Organizar: Función administrativa que tiene que ver con disponer y estructurar el trabajo para lograr los objetivos organizacionales.
• Estructura Organizacional: Disposición formal de los puestos de trabajo de una organización.
• Organigrama: Representación visual de la estructura organizacional.
• Diseño Organizacional: Creación o modificación de la estructura organizacional.
  • Especialización del trabajo
  • Departamentalización
  • Cadena de mando
  • Tramo de control
  • Centralización y descentralización
  • Formalización
• Organizar: Función administrativa que tiene que ver con disponer y estructurar el trabajo para lograr los objetivos organizacionales.
• Estructura Organizacional: Disposición formal de los puestos de trabajo dentro de una organización.

Propósitos de la Función de Organización

• Dividir las labores a realizar entre puestos de trabajo y departamentos específicos.
• Asignar las tareas y responsabilidades relacionadas con los puestos de trabajo individuales.
• Coordinar las diversas tareas organizacionales.
• Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos.
• Agrupar los puestos de trabajo en unidades.
• Establecer líneas formales de autoridad.
• Asignar y depurar los recursos organizacionales.

Especialización del Trabajo

Definición

Acción de dividir las actividades laborales en tareas específicas para distintos puestos de trabajo.

Consideraciones

• Los primeros proponentes de la especialización del trabajo consideraban que dicha estrategia podría provocar un crecimiento significativo de la productividad.
• En un punto determinado, las deseconomías humanas derivadas de la división del trabajo (aburrimiento, fatiga, estrés, baja productividad, falta de calidad, creciente ausentismo y alta rotación) superan las ventajas económicas.

Departamentalización

Definición

Proceso mediante el cual se agrupan ciertas actividades laborales en un área de trabajo delimitada.

Tipos de Departamentalización

• Funcional: Agrupación de puestos de trabajo por función.
• Geográfica: Agrupación de puestos de trabajo por región geográfica.
• Por Productos: Agrupación de puestos de trabajo por línea de producto.
• Por Procesos: Agrupación de puestos de trabajo con base en el flujo de productos o clientes.
• Por Clientes: Agrupación de puestos de trabajos con base en clientes específicos y únicos con necesidades comunes.

Tendencias de Departamentalización

Una tendencia bastante popular en el tema de departamentalización consiste en el uso creciente de divisiones por grupos de consumidores.

Equipo Interfuncional

Definición

Equipo de trabajo conformado por individuos provenientes de varias especialidades funcionales.

Cadena de Mando

Definición

Línea de autoridad que se extiende desde los niveles organizacionales más altos hasta los más bajos, y cuya función es especificar quién le reporta a quién.

Autoridad

Definición

Derecho que faculta a quien tiene un cargo gerencial para decir a sus subordinados qué deben hacer y confiar en que sus órdenes serán cumplidas.

Autoridad de Línea

Autoridad que faculta a un gerente para dirigir el trabajo de un empleado.

Autoridad de Staff

Puestos de trabajo con cierta autoridad que han sido creados para respaldar, apoyar y asesorar a quienes tienen una autoridad de línea.

Responsabilidad

Obligación de desempeñar cualesquiera deberes asignados.

Unidad de Mando

Principio administrativo según el cual cada empleado debe reportarle únicamente a un gerente.

Centralización

Definición

Grado de concentración de la toma de decisiones en los niveles más altos de la organización.

Descentralización

Grado en que los empleados de nivel inferior hacen aportaciones para la toma de decisiones o son responsables, en términos prácticos, de tomarlas.

Empoderamiento de los Empleados

Dar a los empleados más autoridad (poder) para tomar decisiones.

Formalización

Definición

Nivel de estandarización de los puestos de trabajo de una organización y grado en que el comportamiento de los empleados de la misma está determinado por reglas y procedimientos.

• Cuando la formalización es alta, los empleados tienen poco poder de decisión respecto de lo que se hace, y sobre cuándo y cómo se hace.
• Cuando la formalización es baja, los empleados tienen mayor discrecionalidad en lo referente a su trabajo.

Organización Mecanicista

Características

Diseño organizacional rígido y estrechamente controlado:

• Alta especialización
• Departamentalización rígida
• Cadena de mando clara
• Tramos de control limitados
• Centralización
• Alta formalización

Organización Orgánica

Características

Diseño organizacional altamente adaptativo y flexible:

• Equipos interfuncionales
• Equipos interjerárquicos
• Libre flujo de información
• Tramos de control amplios
• Descentralización
• Baja formalización

Estructura Simple

Diseño organizacional con poca departamentalización, amplios tramos de control, autoridad centralizada y poca formalización.

Fortalezas

• Rápida
• Flexible
• Económica
• Con clara división de responsabilidades

Debilidades

• Inapropiada cuando la organización está en crecimiento
• Depender de una sola persona es riesgoso

Estructura Funcional

Diseño organizacional que agrupa especialidades ocupacionales similares o relacionadas.

Fortalezas

• Genera ventajas en términos de ahorros en costos (gracias a las economías de escala y a la mínima duplicación de personal y equipo).
• Los empleados se agrupan entre sí en función de la similitud de sus tareas.

Debilidades

• El intento de cumplir los objetivos funcionales puede provocar que los gerentes pierdan de vista qué es lo mejor para la organización en su conjunto.
• Los especialistas en funciones se aíslan y entienden poco lo que hacen las demás unidades.

Estructura Divisional

Estructura organizacional conformada por unidades o divisiones independientes o semiautónomas.

Fortalezas

• Se enfoca en los resultados.
• Los gerentes de división son responsables de lo que ocurre con sus productos y servicios.

Debilidades

• La duplicación de actividades y recursos incrementa los costos y reduce la eficiencia.

Organización Virtual

Definición

Organización que consiste de un pequeño grupo de empleados de tiempo completo y especialistas externos contratados de forma temporal en función de las exigencias de los proyectos en desarrollo.

Organización en Redes

Definición

Organización que utiliza a sus propios empleados para realizar algunas actividades laborales, así como redes de proveedores externos capaces de suministrarle otros componentes necesarios para sus productos o procesos de trabajo.

Organización que Aprende

Definición

Organización que ha desarrollado la capacidad de aprendizaje, adaptación y cambio continuos.

Estructura de Aprendizaje

¿Qué es?

• Una estructura en la cual los empleados no dejan de adquirir, compartir y aplicar nuevos conocimientos.

Ventajas

• El aprendizaje es compartido en todas las áreas de la organización.
• Es una fuente de ventajas competitivas sustentables.

Desventajas

• Los empleados podrían mostrarse reacios a compartir el conocimiento por miedo a perder su poder.
• Muchos empleados experimentados están a punto de retirarse de las actividades laborales.

Trabajo a Distancia

Definición

Esquema laboral en el que los empleados trabajan desde casa pero están vinculados con la oficina a través de sus computadoras.

Flexibilidad de Horarios

Sistema de programación en el que se pide a los empleados trabajar un número específico de horas por semana, pero se les da la libertad, dentro de ciertos límites, de elegir cómo distribuirlas.

Semana Laboral Comprimida

Definición

Esquema laboral en el que los empleados trabajan más horas diarias pero menos días por semana.

Puestos de Trabajo Compartidos

Definición

Práctica consistente en tener dos o más personas ocupando un mismo puesto de trabajo de tiempo completo.

Trabajadores Contingentes

Definición

Trabajadores temporales, independientes o bajo contrato eventual, cuyo empleo depende de la demanda de sus servicios.

Dirección y Liderazgo en la Gestión Empresarial

La dirección y el liderazgo a menudo se consideran lo mismo.

La Función de Dirección

La función gerencial de dirigir se define como el proceso de influir en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo.

Impacto de la Dirección

Mediante la función de dirección, los gerentes ayudan a los empleados a constatar que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial a la vez que contribuyen con las metas de una empresa.

Consideraciones para Administradores

Los administradores deben entender las funciones que asumen las personas, y las individualidades y personalidades de la gente.

Conceptos Clave

• Dirigir: Proceso mediante el cual se influye en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo.
• Administrar: Requiere la creación y el mantenimiento de un ambiente donde los individuos trabajen en grupos hacia la consecución de objetivos integrados.
• Dignidad Individual: Se debe tratar a las personas con respeto, sin importar cuál sea su cargo en la organización.
• Integración de Personal (Staffing): Cubrir y mantener cubiertos los cargos en la estructura de la organización.
• Presupuesto: Informe de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.