Procedimiento Completo para la Constitución y Puesta en Marcha de Empresas

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Introducción a los Trámites Empresariales

El proceso de creación de una empresa se divide fundamentalmente en dos grandes fases:

  1. Trámites de constitución (para adquirir personalidad jurídica).
  2. Trámites de puesta en marcha.

1. Trámites de Constitución: Adquisición de Personalidad Jurídica

Tipos de Empresa y Requisitos Iniciales

  • Empresario Individual: Para constituir la empresa basta con el DNI en vigor.
  • Sociedad Civil, Comunidad de Bienes: Se requiere un Contrato de Constitución.
  • Sociedades Mercantiles: Deben seguir una serie de trámites para la adopción de personalidad jurídica.

Pasos para la Adopción de Personalidad Jurídica (Sociedades Mercantiles)

  1. Certificación Negativa de Denominación Social.
  2. Apertura de Cuenta Bancaria y/o tasación de bienes.
  3. Estatutos de la Sociedad.
  4. Solicitud de Calificación de Proyecto de Estatutos (solo SAL, SLL y SCOOP).
  5. Escritura Pública de Constitución.
  6. Pago del Impuesto ITP/AJD.
  7. Solicitud del CIF.
  8. Inscripción en el Registro Mercantil.

Detalle de los Trámites de Constitución

1. Certificación Negativa de Denominación Social

  • No pueden existir dos o más sociedades con el mismo nombre.
  • Se solicita en el Registro Mercantil Central.
  • Se recomienda solicitar tres nombres diferentes por orden de preferencia.

2. Apertura de Cuenta Bancaria / Tasación de Bienes

  • Necesario en el caso de las sociedades que deban desembolsar un capital mínimo.
  • El banco emite un Certificado de Depósito para entregar al Notario.
  • Si la aportación son bienes (no dinero), estos deben ser tasados por un perito.

3. Estatutos de la Sociedad

  • Son la parte de la Escritura Pública que establece las normas de aplicación a la sociedad.
  • Contenido esencial: denominación, objeto social, domicilio social, capital social, etc.

4. Solicitud de Calificación de Proyecto de Estatutos (Sociedades Laborales y Cooperativas)

  • Aplica en el caso de las SAL (Sociedades Anónimas Laborales), SLL (Sociedades Limitadas Laborales) y SCOOP (Cooperativas).
  • Es un visto bueno por parte del Registro correspondiente.

5. Otorgamiento de Escritura Pública

  • Acto público que realizan los socios fundadores firmando ante notario la constitución de la sociedad.
  • Contenido: identidad de los socios, aportaciones, estatutos, pactos y condiciones, entre otros.

6. Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD)

  • Grava la constitución de una sociedad (transmisión de patrimonio).
  • Actualmente, la constitución de sociedades está exenta del pago del ITP/AJD, pero es necesario presentar el justificante del impuesto ante la Comunidad Autónoma.

7. Solicitud del CIF (Código de Identificación Fiscal)

  • Sirve para identificar a la sociedad ante la Agencia Tributaria (Hacienda).

8. Inscripción en el Registro Mercantil

  • Se realiza en el Registro Mercantil de la provincia correspondiente al domicilio social.
  • Se lleva a cabo una vez otorgada la escritura y liquidado el ITP/AJD.
  • Los datos registrales deben aparecer en todos los documentos oficiales de la empresa.
  • Las sociedades laborales deben inscribirse previamente en el registro de sociedades laborales de la comunidad autónoma.
  • Las cooperativas solo se inscriben en el registro de cooperativas.

2. Trámites de Puesta en Marcha de la Actividad Empresarial

Estos trámites deben ser realizados por todas las empresas una vez constituidas legalmente.

Clasificación de los Trámites de Puesta en Marcha

Se distinguen dos tipos:

  • A) GENERALES: Con independencia de la actividad de la empresa.
  • B) ESPECÍFICOS: Aplicables según la actividad (industria, turismo, sanidad, etc.).

A. Trámites Generales (Independientes de la Actividad)

1. Ministerio de Economía y Hacienda (Agencia Tributaria)

  • Alta y Pago del IAE (Impuesto de Actividades Económicas): Impuesto Local que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas.
    • Están exentos de pago las personas físicas y las sociedades durante los dos primeros años de actividad.
    • El resto de sociedades están exentas siempre que no superen unas ventas anuales de 1 millón de euros.
    • No deben realizar este trámite aquellas actividades puntuales o no habituales.
  • Declaración Censal: Declaración de Alta, Modificación o Baja en el Censo de obligados tributarios (Modelos 036/037).

2. Ayuntamiento

  • Licencia de Actividades e Instalaciones (Licencia de Apertura): Certifica que las instalaciones cumplen con las normas urbanísticas.
    • Se puede solicitar para actividades inocuas (no producen daños) o calificadas (molestas, nocivas o peligrosas).
    • Una vez concedida, se dispone de 6 meses para iniciar la actividad.
  • Licencia de Obras: Solo en el caso de precisar efectuar obras en el local en el que se desarrollará la actividad.
    • Una vez concedida, se dispone de 6 meses para iniciar la obra.

3. Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS)

  • Afiliación y Alta a la Seguridad Social:
    • Alta del empresario y socios en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).
    • Alta de los trabajadores por cuenta ajena en el Régimen General de la Seguridad Social (S.S.).
  • Inscripción de la Empresa en la Seguridad Social (Solo si contrata a trabajadores):
    • Justificar la afiliación de los trabajadores.
    • Alta del Código de Cuenta de Cotización (CCC).
    • Presentar contrato con Mutua de Accidentes de Trabajo o Póliza con la Seguridad Social.
  • Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo:
    • Se realiza ante la Oficina Territorial de Trabajo de la Comunidad Autónoma correspondiente.
    • Adjuntar el Libro de Visitas para su sellado, a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
    • Presentación del Proyecto sobre Prevención y Riesgos Laborales.
  • Oficinas de Servicio Público de Empleo (SEPE):
    • Formalización de los contratos de trabajo de los empleados. Deben presentarse en las Oficinas de Empleo (OE) en el plazo de 10 días.

4. Otros Trámites Generales

  • Inscripción de Ficheros de Carácter Personal en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD):
    • Por ley, las empresas están obligadas a notificar a la AEPD la posesión de ficheros con datos de carácter personal.
  • Solicitud de Reserva de Marca o Nombre Comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM):
    • El registro de una marca o un nombre comercial otorga a la empresa el derecho exclusivo a impedir que terceros comercialicen productos o servicios idénticos o similares con el mismo signo distintivo.

B. Trámites Específicos (Según la Actividad)

Estos requisitos varían en función del sector de actividad de la empresa. Ejemplos:

  • SECTOR INDUSTRIA:
    • Alta en el Registro de Establecimientos Industriales.
    • Certificado de empresa instaladora y/o mantenedora.
  • SECTOR SANITARIO:
    • Autorización Sanitaria de Funcionamiento.
  • SECTOR COMERCIO:
    • Licencia Comercial (Ley de Ordenación del Comercio Minorista).

3. Creación Telemática de Empresas (Sistema CIRCE)

La creación de empresas por Internet (CIRCE – Centro de Información y Red de Creación de Empresas) es un sistema que ofrece la posibilidad de realizar los trámites de constitución y puesta en marcha por medios telemáticos.

  • Este sistema permite realizar los trámites del empresario individual (autónomo), la Comunidad de Bienes, y la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL).
  • De esta forma se evitan desplazamientos y se produce un ahorro sustancial en tiempo y costes.
  • Para crear una empresa por internet, el emprendedor, por sí mismo o a través de los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE), deberá cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE).
  • Si se escoge este sistema, el único desplazamiento a realizar es al PAE correspondiente.