Fundamentos de la Planificación Empresarial
La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de alcanzar los fines de la organización.
Pasos Esenciales para una Planificación Efectiva
Para llevar a cabo una buena planificación es necesario seguir los siguientes pasos:
- Analizar la situación de partida: Se estudiará la situación actual de la empresa y de su entorno con la intención de detectar las oportunidades existentes.
- Marcar el objetivo y definir alternativas: Se debe establecer la meta a alcanzar y definir diversas alternativas para conseguirla.
- Evaluar las alternativas: Se analizarán los puntos fuertes y débiles de cada opción. Se evaluarán los costes, los riesgos, etc., y se escogerá aquella que se adapte mejor a las necesidades.
- Controlar y determinar las desviaciones: Aunque se haya escogido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de forma diferente y esta alternativa no funcione como se esperaba, de modo que deba corregirse o cambiarse. El proceso de control del plan debe realizarse periódicamente.
Características de los Objetivos Empresariales
Los objetivos tienen que ser realistas y conseguibles: todos los subsistemas de la empresa deben tener los recursos necesarios para alcanzarlos y deben adaptarse al momento y al entorno, aprovechando todas sus posibilidades. Además, deben alcanzarse con el menor número de consecuencias imprevistas, es decir, sus costes deben ser mínimos (también los costes sociales).
Para lograr esto, se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos, valorando siempre el coste de oportunidad, que supone una elección frente a la mejor alternativa.
Clasificación de los Planes
Existen diferentes criterios para clasificar los planes u objetivos de una empresa. El más utilizado es el que los clasifica según su ámbito temporal:
- Planes a largo plazo, o estratégicos: Contemplados para un período de tiempo superior a 5 años.
- Planes a medio plazo o tácticos: Aquellos que se han de conseguir en un período entre 1 y 5 años.
- Planes a corto plazo u operativos: Aquellos que se han de conseguir dentro de un ejercicio económico, normalmente un año.
Otros Instrumentos de Planificación
Además de esta clasificación temporal, también es interesante distinguir entre:
- Políticas: Principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación.
- Reglas: Son más estrictas e indican lo que se puede hacer y lo que no.
- Presupuestos: Son planes cuantificados, la expresión numérica del plan escrito.
La Estructura Organizacional: Formal e Informal
Organización Formal
La organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados. También se llama organización constituida, ya que viene impuesta por la dirección de la empresa.
Organización Informal
De forma paralela puede existir otra organización, no oficial, que surge de las relaciones entre los miembros que forman la empresa. Este tipo de organización se llama organización informal, y se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, sino que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
Origen y Función de la Organización Informal
La organización informal no nace de forma predeterminada, sino que, en la mayoría de los casos, es consecuencia de una serie de circunstancias, como por ejemplo:
- Las relaciones naturales entre miembros de una empresa.
- La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa (por ejemplo, para organizar una fiesta).
- La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.
Así pues, la organización informal nace cuando los trabajadores se relacionan con personas que no pertenecen a su departamento y se forman grupos de trabajo que no están predeterminados. En estos grupos se transmite información no oficial en forma de rumores y, a veces, se establecen normas de funcionamiento que tienen más fuerza que las prescritas.
Interacción de Ambas Estructuras
En muchas empresas surge una organización informal por la necesidad de que exista una organización real. Es decir, si la organización formal no está bien definida y hay vacíos, principalmente de autoridad o de responsabilidades, espontáneamente nace una organización informal para suplir este vacío y así realizar el trabajo de la mejor manera posible y conseguir los objetivos con menor esfuerzo y coste.
Todas las empresas están formadas por una organización formal u oficial y por una organización informal u oficiosa. Los directivos, que tienen conocimiento de la existencia de esta organización, deben sacar de ella el máximo provecho intentando que actúe a favor de ellos y, como consecuencia, a favor de la organización de la empresa.