Auditoría Administrativa: Fundamentos, Objetivos y Estrategias Empresariales

Auditoría Administrativa: Definición y Alcance

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA: Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

Objetivos de la Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa persigue diversos objetivos, clasificados en las siguientes categorías:

  • DE CONTROL:

    Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
  • DE PRODUCTIVIDAD:

    Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
  • DE ORGANIZACIÓN:

    Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
  • DE SERVICIO:

    Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
  • DE CALIDAD:

    Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
  • DE CAMBIO:

    Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
  • DE APRENDIZAJE:

    Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
  • DE TOMA DE DECISIONES:

    Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.
  • DE INTERACCIÓN:

    Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes.
  • DE VINCULACIÓN:

    Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la organización y un contexto globalizado.

Aplicación de la Auditoría Administrativa por Sector

  • SECTOR PÚBLICO:

    En este sector, la auditoría se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
  • SECTOR PRIVADO:

    Por lo que toca a este sector, la auditoría se aplica tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación comercial y pensamiento estratégico.

Estrategias Empresariales en Contextos Internacionales

  • Estrategia Internacional:

    Es aquella mediante la cual las empresas intentan crear valor mediante la transferencia de capacidades y productos valiosos hacia mercados extranjeros en los cuales los competidores locales carecen de ellos.
  • Estrategia Multinacional:

    En este caso, las empresas desarrollan un modelo de negocios que les permite lograr la máxima respuesta a nivel local, para lo cual adaptan tanto su oferta de producto.
  • Estrategia Global:

    Cuando aplican este enfoque, las empresas se centran en aumentar la rentabilidad aprovechando las reducciones de costos producto de los efectos de la curva de la experiencia y las economías de ubicación, esto es, siguen una estrategia de costos bajos a escala global.
  • Estrategia Transnacional:

    Las empresas que aplican este enfoque intentan reducir costos a la vez que tratan de dar respuesta a nivel local y de trasladar capacidades distintivas para alcanzar un aprendizaje global.

La Alternativa Estratégica y el Conocimiento en Auditoría

La alternativa estratégica define los enfoques e iniciativas que una empresa implementa para atraer clientes, resistir las presiones competitivas y fortalecer su posición en el mercado.

El conocimiento en la auditoría administrativa es, por mucho, una ventaja competitiva. Es así si se parte de la idea de que este es el conjunto de creencias cognitivas y habilidades confirmadas.

Tipos de Transferencia de Conocimiento

  • Socialización (tácito a tácito):

    Es aquel que se produce al compartir experiencias personales.
  • Exteriorización (tácito a explícito):

    Es el que traduce las experiencias personales en modelos documentados.
  • Combinación (explícito a explícito):

    Es el que procesa las experiencias y modelos documentados para convertirlos en nuevos conocimientos.
  • Interiorización (explícito a tácito):

    Es el que se genera al asimilar el conocimiento documentado.

Procesos de Generación de Conocimiento

  • Procesos Generativos:

    Que producen conocimiento nuevo como resultado de la resolución de problemas.
  • Procesos Productivos:

    Que generan un conocimiento acumulativo que se refleja en los bienes y servicios.
  • Procesos Representativos:

    Que transmiten un conocimiento manifiesto a las instancias que interactúan con una organización.

Ética en la Auditoría Administrativa

La ética, entendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, honestidad, lealtad, franqueza, integridad, respeto por los demás.

Principios Éticos Fundamentales

  • Objetividad:

    Mantener una visión independiente de los hechos, lo cual significa evitar la formulación de juicios sin sólidos fundamentos o caer en omisiones que alteren de alguna manera los resultados de su trabajo.
  • Responsabilidad:

    Observar una conducta profesional, es decir, cumplir con sus tareas de manera oportuna y eficiente.
  • Integridad:

    Preservar sus valores por encima de las presiones.
  • Confidencialidad:

    Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.
  • Compromiso:

    Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta servicios.
  • Equilibrio:

    No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
  • Honestidad:

    Aceptar su condición y aportar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando compromisos o tratos de cualquier tipo.
  • Institucionalidad:

    No olvidar que la ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece.
  • Criterio:

    Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
  • Iniciativa:

    Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y eficaz.
  • Imparcialidad:

    No involucrarse en forma personal en los hechos.

El código de ética es la declaración formal de los valores de una organización en relación con aspectos éticos y sociales. Por lo general, se basan en dos tipos de declaraciones: en principios y en política.

Intensidad Moral y sus Factores

La intensidad moral, entendida como la medida en la cual los individuos consideran que un problema constituye un asunto ético, se ve influenciada por:

  1. Magnitud de las consecuencias: Anticipación del nivel que tendrá el efecto del resultado sobre una acción específica.
  2. Consenso social: Grado del acuerdo que hay entre los miembros de una sociedad respecto de la valoración ética de un acto.
  3. Probabilidad del efecto: La intensidad de un problema crece o decrece en la medida que las personas anticipan las consecuencias.
  4. Inmediación temporal: Intervalo que existe entre el momento en que ocurre la acción y el inicio de sus consecuencias.
  5. Proximidad: Cercanía física, psicológica y emocional que siente el individuo que toma la decisión con quienes resultan afectados por ella.
  6. Concentración del efecto: Grado en que las consecuencias se concentran en unos cuantos individuos o se dispersan entre muchos.

Instrumentos Normativos para la Auditoría Administrativa

INSTRUMENTOS NORMATIVOS: Para formalizar y fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una auditoría administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en el que se especifiquen objeto, naturaleza, duración, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes.

Los modelos de este tipo de documento pueden ser:

  • Carta convenio.
  • Convenio de servicios profesionales.
  • Contrato de prestación de servicios.

Metodología de la Auditoría Administrativa

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

Fases de la Metodología

  • PLANEACIÓN:

    La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
  • OBJETIVO (de la etapa):

    En esta etapa, el propósito de la auditoría administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones.
  • INSTRUMENTACIÓN:

    En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la selección de instrumentos de medición que se emplearán, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

Medición e Indicadores

La medición se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medición; para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indicadores.

INDICADORES: Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretenden alcanzar, convirtiéndose en el marco de referencia para definir la jerarquía de los aspectos a auditar.

Diagnóstico Preliminar y Componentes Administrativos

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR: En esta fase, el diagnóstico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión. Si bien aún no existen los elementos de juicio documentados.

  • ORGANIZACIÓN:

    Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.
  • DIRECCIÓN:

    Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.
  • CONTROL:

    Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.