Organización y Empresa: Fundamentos Económicos
Una organización es una unidad social organizada, consciente, compuesta por dos o más personas, que funciona con relativa constancia con el fin de alcanzar una meta o serie de metas en común. En cualquier organización existen:
- Un número de participantes que han contribuido a su formación.
- Uno o más objetivos básicos.
- Ciertas metas específicas que se derivan de los objetivos básicos.
- Cierta actividad a cargo de los participantes de la organización y/o terceros.
- Recursos con los que cuenta para el logro de sus fines.
El término organización es muy abarcador, ya que existen diferentes tipos de organizaciones. Por ello, suele utilizarse la palabra empresa para referirse a los “entes que se dedican a actividades de índole económica”. La empresa es considerada como un factor de producción que genera productos o servicios, atendiendo a las necesidades básicas y expectativas de los consumidores, teniendo como principal objetivo la maximización de ganancias.
El Sistema de Información en la Empresa
Por lo anterior, es necesario contar con un sistema de información en las empresas para poder evaluar los resultados de acciones ya tomadas (control y gestión) y es utilizado como elemento de juicio para tomar nuevas decisiones que permitan vigilar eficazmente los recursos y obligaciones de la empresa.
Definición de Sistema
Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que pueden tener subsistemas con las mismas características, y que, a su vez, comparten un objetivo común. El subsistema contable tiene como objetivo brindar información útil en términos cuantitativos sobre el pasado, presente y futuro de las actividades económicas del ente. En definitiva, un sistema es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre datos, energía o materia, y proveyendo información, energía o materia.
La Contabilidad: Pilar de la Información Financiera
La contabilidad, parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias. Dicha información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores del ente y de los terceros que interactúan o pueden llegar a interactuar con él, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.
El objetivo de la contabilidad es brindar información útil que permita la planificación y el control de la gestión de la empresa.
Diferencia entre Contabilidad y Teneduría de Libros
La contabilidad se ocupa no solo del cómo, sino también del porqué se hacen o se deberían hacer las cosas, permitiendo alcanzar la calidad de la información contable. Por otro lado, la teneduría de libros se ocupa de aspectos contables mecánicos (aplicación automática y generalmente rutinaria de la partida doble).
Informes Contables: Comunicación de la Información Financiera
La información obtenida por el sistema contable es comunicada mediante informes contables que pueden ser preparados para:
- Uso exclusivo dentro del ente emisor (u otros del mismo grupo económico).
- Suministro a terceros (estados contables).
Estos informes pueden incluir también datos no contables. Dentro de los estados contables podemos encontrar el Balance General, el cual puede estar compuesto por:
- El Estado de Situación Patrimonial.
- El Estado de Resultados.
- El Estado de Evolución del Patrimonio Neto.
- Notas a los Estados Contables: descripción de bienes de uso, costo de ventas, gastos y aplicaciones, entre otros.
- El dictamen del auditor (contador público).
Clasificación de los Estados Contables
Los estados contables se diferencian en dos grupos:
- Estados Contables Básicos: con cuadros en los que se enuncian conceptos (rubros y partidas).
- Información Complementaria: integrada principalmente por narraciones, que incluyen:
- Datos provistos por el sistema contable que no se considera práctico mostrar en los Estados Contables.
- Datos tomados de otras fuentes, que ayudan a comprender la información.
Periodicidad de los Informes Contables
No todos los informes contables tienen la misma periodicidad; algunos se confeccionan de forma anual, otros mensual, semanal, etc. Al final de cada mes, cada trimestre o cada año, se formularán unos informes denominados estados contables o estados financieros, también conocidos como cuentas anuales.
El Libro Diario podrá ser llevado con asientos globales que no comprendan períodos mayores a un mes. El Libro Mayor permite, a través de la registración de débitos y créditos correspondientes, obtener el saldo de cualquier cuenta en el momento deseado. El Balance de Sumas y Saldos vuelca los saldos de las cuentas y se extrae cada vez que deban confeccionarse estados contables según requerimientos de los organismos de control y en la oportunidad de efectuarse el balance general al cierre del ejercicio económico de la empresa.
Quiénes Pueden Emitir Informes Contables
Dadas las cuestiones que trata la contabilidad, cualquier ente que posea un patrimonio podría emitir informes contables. Esto aplica tanto a personas físicas como jurídicas, aunque sería inusual que las primeras mantuvieran sistemas contables formales. Lo común es que cuando a una persona física se le solicita una declaración sobre su patrimonio, sus ingresos o sus gastos, la prepare en el momento sobre la base de los elementos de que dispone y de cuya existencia tiene memoria. Por lo tanto, los emisores habituales de informes contables son las personas jurídicas, tengan o no fines de lucro.
Usuarios de los Informes Contables
Los principales usuarios de los informes contables son:
- Inversores actuales y potenciales.
- Empleados.
- Acreedores.
- Clientes.
- El Estado.