¿Por qué Planificar?
Principalmente, la planificación dentro de las organizaciones es de vital importancia, ya que de ella radica la obtención de éxito a futuro. Por ello, la planificación se realiza con el fin de lograr objetivos, aplicando diversas estrategias basadas en la organización de ideas, estimulando la acción y determinando el alcance deseado.
Asimismo, radica en la necesidad de construir coherentemente las ideas establecidas, lo que facilita una visión más clara de lo que se va a desarrollar. Esto implica tomar decisiones previas a la práctica sobre qué es lo que se hará y cómo se puede efectuar de la mejor manera.
De igual manera, se obtiene la información necesaria para aplicarla en torno a los recursos disponibles para alcanzar las metas. Y posteriormente, realizar los procedimientos elegidos, apuntando siempre hacia el fin determinado.
Asimismo, la planificación permite anticipar posibles acontecimientos durante el desarrollo de los objetivos y, al mismo tiempo, ofrecer soluciones. Sin embargo, siempre existirán riesgos en las empresas, unidades de producción o donde se desarrolle la planificación, debido a la influencia de factores externos.
Niveles y Componentes de la Planificación Estratégica
La planificación estratégica implica la capacidad de percibir situaciones no evidentes en el ámbito laboral y se compone de varios elementos clave:
Pensamiento Estratégico
Se define como la toma de decisiones de acuerdo con los valores de la empresa, su misión y su visión. Asimismo, busca lograr que el talento humano se involucre con la misión y visión de la organización. Los valores estratégicos son principios fundamentales para los líderes de una empresa. Por ello, dentro de estos valores podemos destacar inicialmente la ética, calidad humana, seguridad, competitividad, trabajo en equipo, responsabilidad, constancia, disciplina y honestidad.
La Misión
Se refiere al propósito de la empresa; es decir, la razón de ser de la misma, cuáles son sus prioridades y los beneficios que ofrece. Elaborar una misión adecuada a la realidad ayuda a planificar la estrategia correcta.
La Visión
Es la proyección a futuro, alineada con lo planificado, buscando lograr los objetivos y metas que mejoren el desarrollo de la organización. Representa el motor principal que guía la iniciativa para trabajar por un motivo y en la misma dirección.
Plan Estratégico
Se establece generalmente con el propósito de cumplir los objetivos pautados. Son las directrices que guían la ejecución del plan táctico, orientando a la organización a seguir los lineamientos establecidos. Es una herramienta para cumplir la misión de una empresa a través de su visión.
Plan Táctico
Se define como la acción y ejecución de la estrategia planificada, destinado a trabajar en temas relacionados con los principales departamentos o áreas de la organización; es decir, involucrar a cada miembro o empleado hacia un mismo objetivo. Además, se encarga de garantizar el mejor uso y optimización de los recursos, especialmente aquellos destinados a alcanzar las metas determinadas.
Finalmente, el éxito de una empresa está determinado por las estrategias utilizadas a través de la planificación, considerando los recursos disponibles y el talento humano con el que se cuenta.
La Cultura Organizacional y el Cambio
La cultura organizacional puede definirse como el ‘adhesivo social’ que mantiene unidos a los miembros de la organización. Opera en dos niveles que varían en función de su visibilidad interna y su resistencia al cambio.
Tiene cuatro funciones básicas:
- Proporciona a sus miembros una identidad organizativa.
- Facilita el compromiso colectivo (una necesidad básica que debe ser satisfecha óptimamente).
- Facilita la estabilidad del sistema social.
- Configura la conducta al ayudar a los miembros a entender su entorno.
La Resistencia al Cambio
En las sociedades, existen muchos factores que pueden oponerse al cambio. En este sentido, los valores, las creencias culturales y las ideologías religiosas, que forman parte de los factores culturales, ejercen una presión importante que genera grandes resistencias.
Las sociedades modernas y sus organizaciones están hoy más expuestas a la presión del cambio. Por ello, se hace imperativo manejar información que nos permita ser sujetos y objetos de ese cambio, ya que no cambiar o resistirse impone una gran cuota de aislamiento.
Análisis y Estrategias
La Matriz FODA
En este primer paso del proceso de planificación estratégica, se trata de identificar, tanto en el ámbito externo (el entorno de la organización) como en el interno (la organización misma), los factores sobre los cuales habrá que actuar y con los cuales habrá que contar para mantener y desarrollar las ventajas de la empresa u organización, y minimizar o neutralizar las desventajas.
Construcción de la Matriz FODA
Para construir la Matriz F.O.D.A., se recomienda la participación de personas que conozcan a profundidad las actividades y características de la empresa o institución. En consecuencia, es altamente deseable que la alta gerencia participe en su elaboración. Es importante contar con la presencia de personas que tengan una clara visión de las características del entorno y con estudios e informes previos.
Toda organización se desenvuelve dentro de un entorno o medio ambiente, cuyas características la afectan positiva o negativamente en un momento determinado. Este medio ambiente es incontrolable para la empresa o institución.
La identificación de Oportunidades y Amenazas permite a una empresa o institución formular o reformular su Misión básica, diseñar estrategias para el logro de sus objetivos y desarrollar estrategias encaminadas a lograr sus metas.
Análisis Externo
Oportunidades
Son todas aquellas situaciones, hechos o factores en el ambiente externo a la institución que pueden influir positivamente en su crecimiento y desarrollo, o en el cumplimiento de su Misión, objetivos y metas. Por el contrario, las
Amenazas
Son aquellas situaciones, hechos o factores que pueden entorpecer o comprometer el desempeño de la institución.
La identificación de estos factores implica la recolección y análisis de información económica, social, cultural, demográfica, política, gubernamental, tecnológica y competitiva. Especialmente significativo es el análisis de la competencia, lo cual implica evaluar las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas, objetivos, metas y estrategias de las empresas o instituciones rivales.
Análisis Interno
La evaluación del ámbito interno de la organización requiere identificar las Fortalezas y Debilidades en cada uno de los subsistemas que la integran.
Fortalezas
Se entiende por Fortalezas aquellos elementos o características de un subsistema en particular que contribuyen a que la empresa o institución pueda cumplir con su Misión, sus objetivos y sus metas. Por el contrario, las
Debilidades
Serán aquellos factores o características que entorpecen o dificultan el cumplimiento de la Misión, objetivos y metas.
El conocimiento de las Debilidades y Fortalezas internas, combinado con el conocimiento de los factores externos clave y una clara formulación de la Misión, constituyen las bases para la fijación de estrategias.
Los Subsistemas de la Organización
Los subsistemas de la organización son siete: el estratégico, el estructural, el administrativo, el de recursos humanos, el tecnológico, el operativo y el de información decisión.
Subsistema Estratégico
Se encarga de analizar el entorno y las relaciones de la organización con este. Asimismo, evalúa las potencialidades de la organización y traza las estrategias para desempeñarse eficientemente. Determina la Misión y los Objetivos de la institución. (Ej: ¿Tiene la organización metas y objetivos claramente definidos? ¿Posee estrategias para competir en su ámbito de acción?)
Subsistema Estructural
Determina la manera de organizarse para el trabajo. Incluye los niveles jerárquicos, la división del trabajo y las normas de funcionamiento. (Ej: ¿Hay una clara estructura organizativa que se evidencia en un organigrama formal? ¿Refleja el organigrama la estructura real de la empresa u organización?)