La administración de la empresa es un proceso continuo y dinámico que implica la coordinación estratégica de todos los elementos materiales y humanos de una organización dentro de un entorno específico, con el fin de alcanzar objetivos predefinidos. Este proceso fundamental se articula a través de cuatro funciones esenciales:

• Planificación: Establecer el rumbo y los objetivos.
• Organización: Estructurar los recursos para lograr los objetivos.
• Dirección de Recursos Humanos: Liderar y motivar al talento humano.
• Control: Monitorear y ajustar el desempeño.

1. La Función de Planificación: Definiendo el Rumbo Estratégico

La planificación empresarial consiste en fijar objetivos claros a partir de la situación actual de la empresa, y en establecer las estrategias y políticas necesarias para conseguirlos, siempre considerando los recursos disponibles. Este proceso vital se desarrolla en varias fases clave:

Fases de la Planificación:

1. Análisis de la Situación:

   Esta fase inicial es crucial para comprender el contexto de la empresa. Se compone de:

   • Análisis Externo: Estudio de los factores del entorno que rodean a la empresa para identificar oportunidades y amenazas.
   • Análisis Interno: Evaluación de la propia empresa para determinar sus fortalezas y debilidades.

   La Matriz DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) es una herramienta fundamental que integra ambos análisis, proporcionando un punto de partida estratégico.

2. Fijación de Objetivos:

   Definir hacia dónde se dirige la empresa. Incluye:

   • Misión: El propósito fundamental y la razón de ser de la empresa.
   • Visión: Una declaración general de dónde la empresa aspira a estar en el futuro.
   • Objetivos Estratégicos a Largo Plazo: Metas que la empresa se propone alcanzar en un plazo de 1 a 5 años, alineadas con su misión, visión y situación actual.
   • Objetivos Operativos a Corto Plazo: Metas específicas, con un plazo inferior a un año, que se establecen por departamentos o áreas funcionales.

3. Diseño de Estrategias:

   Desarrollo de los caminos para alcanzar los objetivos. Las estrategias comunes incluyen:

   • Liderazgo en Costes: Buscar producir a los costes más bajos que los competidores para ofrecer un producto más económico y, así, aumentar la demanda.
   • Diferenciación: Lograr que el producto sea percibido como único por los clientes, lo que permite aumentar su demanda y valor.

4. Implementación de la Estrategia:

   Puesta en marcha de las estrategias definidas. Se materializa a través de:

   • Políticas: Principios básicos que sirven de marco para la toma de decisiones en la empresa.
   • Procedimientos: Pasos detallados que deben seguirse para realizar una acción determinada.
   • Reglas: Indicaciones específicas sobre lo que se debe hacer siempre en una situación concreta.

5. Establecimiento de un Presupuesto:

   Cuantificación de las necesidades financieras para llevar a cabo el plan de acción y las estrategias.

6. Control dentro de la Planificación:

   Aunque el control es una función independiente, en la planificación se refiere a la fase final donde se realizan revisiones periódicas para identificar desviaciones y aplicar correcciones oportunas.

2. La Función de Organización: Estructurando la Empresa para la Eficiencia

La función de organización consiste en establecer la estructura organizativa de la empresa, distribuir las tareas y responsabilidades entre sus miembros, y determinar las relaciones de autoridad entre ellos. Es clave para la eficiencia operativa.

Evolución Histórica de la Organización del Trabajo:

• La Escuela Clásica (Taylor):

  Enfocada en la organización científica del trabajo:

  • Incorporó el método científico al trabajo.
  • Promovió la división del trabajo y la especialización.
  • Introdujo un sistema de incentivos económicos.

• Aportaciones de Fayol:

  Se centró en la alta dirección de la empresa, estableciendo principios de administración, destacando la unidad de mando.

• La Escuela de las Relaciones Humanas (Mayo):

  Puso énfasis en la importancia de las relaciones humanas en el puesto de trabajo:

  • Las personas no solo tienen incentivos económicos.
  • El ser humano no puede ser programado como una máquina.

Organización Formal e Informal:

• Organización Formal:

  Es la estructura establecida por la dirección de la empresa y debe ser aceptada por todos. Se refleja en:

  • La estructura organizativa oficial.
  • Las responsabilidades de todos los puestos de trabajo y las tareas asignadas.
  • La departamentalización, que agrupa a los trabajadores.
  • La jerarquía, que define la autoridad de unas personas sobre otras.

• Organización Informal:

  Son las relaciones personales y sociales que surgen de manera espontánea entre los miembros de la organización, más allá de lo establecido formalmente. Sus características incluyen:

  • La información fluye mucho más rápido por los canales informales que por los formales.
  • Surgen líderes informales que son respetados y seguidos por los demás.

  La organización informal no puede ser eliminada ni obviada en su importancia para el clima laboral y la comunicación.

Los Organigramas: Representación de la Estructura Organizativa

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Muestran las relaciones y jerarquías existentes.

Tipos de Relaciones en Organigramas:

• Relaciones Lineales: Una persona manda y otra obedece. Se representan con una línea continua.
• Relaciones de Staff o Asesoramiento: El personal de staff asesora cuando surge un problema concreto, sin autoridad directa sobre la línea.

Tipos de Organigramas según su Forma:

• Vertical: La jerarquía de mando va de arriba (jefes) a abajo (subordinados).
• Horizontal: La jerarquía va de izquierda (jefes) a derecha (subordinados).
• Radial: La jerarquía va del centro (jefes) hacia afuera (subordinados).

Departamentalización de la Empresa: Agrupación de Actividades

La departamentalización es la división de las actividades y los trabajadores en unidades que reciben el nombre de departamentos. Se puede realizar de diversas maneras:

• División por Funciones:

  Los trabajadores se agrupan según las áreas funcionales básicas de la empresa (producción, finanzas, marketing, recursos humanos).

  • Ventaja: Aumenta la especialización de los trabajadores y la productividad.
  • Desventaja: Pueden surgir problemas de comunicación entre departamentos.

• División por Zona Geográfica:

  Los trabajadores se agrupan según la zona a la que va dirigido el producto o servicio.

  • Ventaja: Permite atender mejor a los clientes locales.
  • Desventaja: Puede aumentar los costes operativos.

• División por Productos:

  Los trabajadores se dividen según los diferentes productos que se fabrican o gestionan.

  • Ventaja: Cada departamento tiene gran autonomía, y un problema en uno no afecta a los demás.
  • Desventaja: Se suelen duplicar muchas funciones y recursos.

• División por Procesos:

  Se crean departamentos según las diferentes etapas del proceso productivo.

  • Ventaja: Aumenta la división del trabajo y la productividad.
  • Desventaja: Puede generar monotonía en los trabajadores.

Modelos de Estructura Organizativa:

Los modelos de estructura organizativa muestran los puestos de trabajo y reflejan las responsabilidades, departamentos y jerarquías. Existen varios modelos:

• Modelo Lineal o Jerárquico:

  Se basa en el principio de unidad de mando.

  • Ventaja: Modelo simple donde las responsabilidades y la jerarquía están claras.
  • Desventaja: Comunicación lenta y decisiones centralizadas que pueden ser lentas.

• Modelo Funcional:

  Se basa en la existencia de especialistas, donde cada uno se centra en una de las áreas de la empresa.

  • Ventaja: Los trabajadores están mejor asesorados en cada materia.
  • Desventaja: Las indicaciones de los diferentes especialistas pueden ser contradictorias y generar conflictos.

• Modelo en Línea y de Asesoramiento (Line-Staff):

  Es una combinación de los dos modelos anteriores.

  • Ventaja: Las responsabilidades y la jerarquía están claras, y existen especialistas que asesoran a los diferentes departamentos.
  • Desventaja: Las decisiones pueden ser lentas debido a la necesidad de consultar a los asesores.

• Modelo Matricial:

  Combina departamentos que conjugan dos variables, como funciones y productos.

  • Ventaja: Es una estructura flexible y adaptable a diferentes proyectos.
  • Desventaja: Pueden surgir problemas de coordinación y conflictos entre los múltiples jefes.

• Modelo en Comité:

  Las decisiones son compartidas por un grupo de personas.

  • Ventaja: Es motivador para los trabajadores al contar con su opinión.
  • Desventaja: La toma de decisiones es muy lenta.

3. La Función de Dirección de Recursos Humanos: Potenciando el Talento

La función de dirección de recursos humanos (RRHH) se centra en la gestión integral de los trabajadores de la empresa para asegurar que realicen las tareas necesarias y contribuyan al logro de los objetivos fijados. Los pilares de esta función son:

• Comunicación: El flujo de información entre jefes y subordinados.
• Liderazgo: La capacidad de influir y guiar al equipo.
• Motivación: La predisposición de los empleados a realizar su trabajo de la mejor manera posible.

Liderazgo: Influencia para el Logro de Objetivos

El liderazgo es el proceso de influir sobre las personas para que estas, con buena disposición, contribuyan a los objetivos de la empresa. Existen tres tipos principales de liderazgo:

• Liderazgo Autoritario:

  El líder tiene todo el poder y sus decisiones no son desafiadas. La comunicación es unidireccional (del jefe a los subordinados), quienes no tienen participación.

• Liderazgo Democrático:

  El líder busca que la mayoría de los trabajadores se impliquen en la toma de decisiones, fomentando la participación.

• Liderazgo Liberal (Laissez-faire):

  El líder da orientaciones generales y luego permite a los subordinados tomar la mayoría de las decisiones, otorgando gran autonomía.

Teoría X e Y de McGregor: Percepciones del Liderazgo

El estilo de liderazgo de un jefe a menudo depende de cómo percibe a sus empleados. Douglas McGregor propuso dos teorías contrapuestas:

• Teoría X:

  Asume que los empleados:

  • Consideran el trabajo como algo malo que evitar.
  • Carecen de ambición y evitan responsabilidades.
  • No son imaginativos ni creativos.
  • Se interesan principalmente en el dinero.

  Si un líder se adhiere a la Teoría X, tenderá a adoptar un estilo de dirección autoritario.

• Teoría Y:

  Asume que los empleados:

  • Encuentran satisfacción en el trabajo.
  • Son ambiciosos y responsables.
  • Son imaginativos y creativos.
  • Tienen interés en desarrollarse profesionalmente.

  Si un líder se adhiere a la Teoría Y, tenderá a adoptar un estilo de dirección participativo.

Motivación: Impulso hacia el Desempeño Óptimo

La motivación es la predisposición de un trabajador para realizar su labor de la mejor manera posible, contribuyendo así al logro de los objetivos de la empresa.

Pirámide de Necesidades de Maslow:

Abraham Maslow propuso una jerarquía de necesidades humanas que influyen en la motivación:

1. Nivel 1: Necesidades básicas (fisiológicas).
2. Nivel 2: Necesidades de seguridad y protección.
3. Nivel 3: Necesidades sociales (afiliación, amor).
4. Nivel 4: Necesidad de reconocimiento (estima).
5. Nivel 5: Necesidad de autorrealización.

La clave de la teoría de Maslow es identificar qué necesidad del trabajador no está cubierta y ofrecer aquello que le permita satisfacerla para motivarlo.

Teoría de los Dos Factores de Herzberg:

Frederick Herzberg desarrolló una teoría que distingue dos tipos de factores que influyen en la satisfacción laboral:

• Factores de Higiene: Si no están presentes, pueden provocar insatisfacción (ej. salario, condiciones de trabajo). No motivan por sí mismos, pero su ausencia desmotiva.
• Factores Motivadores: Provocan satisfacción y un alto rendimiento (ej. reconocimiento, crecimiento profesional, responsabilidad).

Comunicación en la Empresa: Flujo de Información

La comunicación es el proceso mediante el cual jefes y subordinados transmiten información entre ellos. Se clasifica en:

• Comunicación Vertical:

  Entre diferentes niveles jerárquicos (jefes y subordinados).

  • Ascendente: Va de abajo a arriba (de subordinados a jefes).
  • Descendente: Va de arriba a abajo (de jefes a subordinados).

• Comunicación Horizontal:

  Entre personas que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.

4. La Función de Control: Asegurando el Cumplimiento de Objetivos

La función de control se basa en verificar que todo se desarrolla según lo planificado, tanto en relación con los objetivos establecidos como con las estrategias implementadas. Es un proceso de seguimiento y ajuste continuo.

Fases del Control:

1. Fijar Estándares: Establecer los criterios de desempeño esperados.
2. Medición de Resultados: Recopilar datos sobre el desempeño real.
3. Comparación de Resultados y Estándares: Identificar desviaciones entre lo real y lo esperado.
4. Corrección de las Desviaciones: Tomar acciones correctivas para alinear el desempeño con los objetivos.

Instrumentos de Control:

• Auditoría:

  Un examen sistemático de los datos y registros de la empresa, a menudo a través de las cuentas anuales. Puede ser:

  • Interna: Realizada por personal de la propia empresa.
  • Externa: Llevada a cabo por empresas externas especializadas.

• Control Presupuestario:

  Monitoreo y análisis de los gastos e ingresos de la empresa conforme suceden, comparándolos con el presupuesto establecido.

• Estadística:

  Utilización de datos históricos de la empresa y del sector para identificar tendencias, patrones y realizar proyecciones.