ASPECTOS GENERALES DE LA CARTA COMERCIAL //LAS CARTAS EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL:–
Relación con el mundo exterior
La cartas nos ponen en contacto con cliente, proveedores etc. –
Instrumento de las actividades comerciales y mercantiles
Conllevan diferentes etapas, oferta , pedido y en todas y en cada una de ellas es posible la comunicación mediante carta–
Constancia documental d los hechos:
en todos los procesos comerciales pueden intervenir las cartas comerciales y al ser comunicación escrita el mensaje permanecerá mientras esta exista –
Para comunicar la imagen de la empresa:
cuando una organización quiere promocionar sus productos envía cartas a las personas a las que supone que pueden estar interesadas.
ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL:
encabezamiento, cuerpo y pie.
EL ENCABEZAMIENTO O CABECERA
Es la parte más formal de todo el documento. Ocupa el espacio superior del papel y está formado por los siguientes apartados:
membrete y destinatario.
–
Membrete
Contiene los datos que identifican al remitente, se sitúa en la parte superior de la hoja, en el figura *nombre completo de la empresa * logotipo que la representa * breve identificación de la actividad empresarial * dirección completa * dirección de correo electrónico*numero de tlf y fax*otros datos de interés como NIF etc. –
Destinatario:
datos de la persona a la que se dirige la carta:*nombre y apellidos o razón social * dirección completa ; se escribe debajo del membrete. A la hora describir los datos tendremos en cuenta lo siguiente:*cuando el destinatario es una persona física el nombre va precedido de don o doña*el nombre de la empresas suele escribirse todo con mayúscula*si la carta se dirige a un persona o departamento determinado dentro d la empresa lo haremos constar.
*las palabras como “calle” pueden escribirse abreviadas*el código postal se escribe delante de la población*el nombre de la población se escribe todo en mayúscula.
Fecha
Corresponde al día en que se escribe la carta. Se coloca por debajo del destinatario o por encima. Si el destinatario figura ala derecha la fecha se pone ala izquierda. Los datos que incluye la fecha son:*localidad * día , en número * mes, en letra minúscula*año, en número.
Referencias
Son abreviaturas compuestas de letras y números que sirven para realizar ciertas identificaciones como: el número de expediente, el asunto que se está tratando etc. Se escriben debajo de la dirección del destinatario ya sea alineadas con el margen izquierdo o el derecho.
Asunto
Se anuncia de forma breve el tema principal de la carta, de manera que el destinatario puedo conocerlo de un simple vistazo. El lugar donde va suele estar situado por la palabra Asunto. Tanto las referencias como el asunto son importantes para relacionar las cartas con el proceso empresarial al que se refieren , y también a efectos de su localización. Abreviaturas N/ref. Nuestra referencia, S/ref. Su referencia.
Saludo:
En este apartado comenzamos a tener contacto personal con el destinatario de la carta. En las relaciones empresariales el destinatario suele ser una persona desconocida o con la que tenemos poco trato. Elegiremos con cuidado el saludo que empleamos en cada caso. Evitaremos las abreviaturas y el uso de palabras anticuadas, utilizando otras más actuales. El saludo es el último de los apartados del encabezamiento y se coloca en la parte izquierda del papel seguido de dos puntos. Ejemplo: Estimado señor.
EL CUERPO:
Ocupa la parte central del papel, sigue al encabezamiento y constituye la parte principal de la carta, donde contiene el mensaje. A la hora de dar forma al mensaje y plasmarlo por escrito,
utilizaremos todos nuestros conocimientos sobre sintasis y redacción.
PIE O CIERRE
Despedida:
se deben emplear frases breves y sencillas que sirvan como conclusión y cierre. La despedida debe redactarse al mismo tono que el saludo. Un cordial saludo va en un párrafo independiente Firma:
Es un elemento esencial de la carta, que carecerá de validez si no está firmada. Consta de 3 partes:
Firma autógrafa es la rúbrica escrita de puño y letra. *Nombre del firmante. Nombre y apellidos. *Cargo que ocupa el firmante se escribe debajo del nombre.
Anexos:
Es cuando la carta va acompañada de algún otro documento.
Posdata:
ES un apartado que figura al final de la hoja que ser reserva para escribir un breve mensaje, que se nos haya pasado por alto. P.D. Es la abreviatura de posdata.
ASPECTOS FORMALES A TENER EN CUENTA//ESTILOS Y FORMATOS
Los formatos o estilos se refieren a la disposición de los diferentes apartados en el papel de carta, y a la distribución del espacio disponible. Las diferencias se basan en la forma de alinear los elementos de la carta. No existe ninguna norma que establezca cómo debe ser la disposición de la carta, y ningún formato es mejor que otro. Lo habitual es combinar varios, para dar lugar a un estilo propio y personal.
LA PRESENTACIÓN
La primera imagen que se forma el destinatario sobre la persona que remite una carta está relacionada con aspecto que presenta el documento.
El papel
-El de las cartas conviene que sea de buena calidad. De color blanco o en tono pastel claro. –Para los documentos internos o las copias se suele utilizar papel más barato, de calidad inferior al de las cartas.–El tamaño más adecuado para las cartas comerciales, siguiendo las normas del sistema UNE.–
En cartas extensas, para las segundas hojas, se emplea el mismo tipo de papel pero sin membrete o con un membrete menos completo.
Limpieza y corrección:
Nada causa peor impresión que una carta descuidada o con faltas. HAY QUE ELIMINAR DE LAS CARTAS:*Faltas de ortografía *Tachaduras *Errores mecanográficos *Rectificaciones *Expresiones gramaticales incorrectas *Manchas *Arrugas en el papel. Los medios informáticos facilitan mucho la tarea.
Elegancia y armónía:
Tenemos que conseguir armónía en la distribución del espacio físico del papel.
INTERLINEADO O ESPACIADO MÁRGENES(cuadro)
Es la distancia entre dos líneas de escritura. Cuanto más breve sea la carta, mayor espaciado pondremos. Cualquier procesador de textos permite establecer espaciados diferentes. La presentación mejora y se facilita mucho la lectura si entre el final de un párrafo y el principio del siguiente dejamos más espacio interlineal del que estamos utilizando para el resto del documento.
MARGENES(cuadro)
: El margen superior y el inferior vienen determinados por el membrete impreso y la línea final de la hoja. Para los márgenes laterales, tendremos en cuenta que el izquierdo siempre debe ser más ancho que el derecho. Dependiendo de la extensión de la carta, serán más o menos anchos, pero nunca deberán ser inferiores a 2 cm el izquierdo y 1,5 cm el derecho.
Lectura fácil:
A veces los escritos tienen difícil lectura, bien sea por el tipo de letra empleado, o por estar muy recargados. –letra: Utilizaremos un tipo sencillo y de un tamaño medio. –Color: dependerá del color del papel, aunque el negro es el más ampliado.–Párrafos: Separados con doble interlínea, como indicamos anteriormente.– Abreviaturas: Las evitaremos siempre que sea posible, pues restan agilidad al texto. – Subrayados y negritas: Se utilizan para destacar alguna palabra o idea.
En cartas extensas, para las segundas hojas, se emplea el mismo tipo de papel pero sin membrete o con un membrete menos completo.
Limpieza y corrección:
Nada causa peor impresión que una carta descuidada o con faltas. HAY QUE ELIMINAR DE LAS CARTAS:*Faltas de ortografía *Tachaduras *Errores mecanográficos *Rectificaciones *Expresiones gramaticales incorrectas *Manchas *Arrugas en el papel. Los medios informáticos facilitan mucho la tarea.
Elegancia y armónía:
Tenemos que conseguir armónía en la distribución del espacio físico del papel.
INTERLINEADO O ESPACIADO MÁRGENES(cuadro)
Es la distancia entre dos líneas de escritura. Cuanto más breve sea la carta, mayor espaciado pondremos. Cualquier procesador de textos permite establecer espaciados diferentes. La presentación mejora y se facilita mucho la lectura si entre el final de un párrafo y el principio del siguiente dejamos más espacio interlineal del que estamos utilizando para el resto del documento.
MARGENES(cuadro)
: El margen superior y el inferior vienen determinados por el membrete impreso y la línea final de la hoja. Para los márgenes laterales, tendremos en cuenta que el izquierdo siempre debe ser más ancho que el derecho. Dependiendo de la extensión de la carta, serán más o menos anchos, pero nunca deberán ser inferiores a 2 cm el izquierdo y 1,5 cm el derecho.
Lectura fácil:
A veces los escritos tienen difícil lectura, bien sea por el tipo de letra empleado, o por estar muy recargados. –letra: Utilizaremos un tipo sencillo y de un tamaño medio. –Color: dependerá del color del papel, aunque el negro es el más ampliado.–Párrafos: Separados con doble interlínea, como indicamos anteriormente.– Abreviaturas: Las evitaremos siempre que sea posible, pues restan agilidad al texto. – Subrayados y negritas: Se utilizan para destacar alguna palabra o idea.
EL PROCESO DE ELABORACIÓN
Queremos conseguir cartas agradables de leer y a la vez eficaces, y por ello tendremos que escribirlas con cuidado, prestando atención a lo que hacemos. 1.Los pasos previos 2. La redacción del borrador 3.La revisión ANTES DE COMENZAR A ESCRIBIR.
Pasos previos.
Recopilar datos
Sobre el asunto o materia que vamos a tratar; tenemos que saber de que estamos hablando.
Establecer el objetivo
Lo que pretendemos conseguir por medio de la carta, ya sea obtener un crédito, y realizar una ventana…
Documentarse sobre el destinatario
Conviene saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo.
Definir el contenido
Debemos poder responder a la pregunta. ¿Qué tengo que decirle al destinatario?
Depurar, organizar, jerarquizar las ideas
A la vista de todo lo que hemos anotado, eliminaremos cuantas ideas nos parezcan inútiles o poco convenientes.
REDACCIÓN:
Condiciones que debe cumplir toda comunicación: *Claridad *Concisión *Brevedad *Corrección *Sencillez *Sentido común *Adecuación.
Lo que no debemos hacer en la redacción:
1.Escribir cartas rutinarias y aburridas. 2.Redactar según recetas para cada situación. 3.Elaborar cartas impersonales. 4.Emplear un tono de familiaridad excesiva. 5.Utilizar un lenguaje que nunca emplearíamos en nuestras conversaciones. 6.Emplear expresiones anticuadas y fuera de uso. 7.Utilizar expresiones vulgares o del argot, o por el contrario incluir tecnicismos. 8.Caer en repeticiones y redundancias. 9.Emplear excesivamente el gerundio. 10. Construir frases excesivamente largas o enlazar demasiadas oraciones gramaticales para construir un párrafo difícil de entender. 11. Emplear la brusquedad en los planteamientos. 12. Caer en el exceso de adulación, que provoca recelos y acusa falta de sinceridad. 13.Usar muletillas o frases hechas.
Lo que si debemos hacer en la redacción:
1.Utilizar expresiones sencillas y comprensibles para el destinatario. 2.Construir frases corta, sencillas, claras y bien estructuradas. 3.Mantener la concordancia a lo largo de toda la carta. 4.Utilizar un tono directo y cercano a la persona a quien va destinada la carta, sin caer en una familiaridad excesiva o inadecuada. 5. Debemos tener presente que las relaciones empresariales también son las relaciones humanas. 6. Adaptarnos a las circunstancias del destinatario. 7.Ser correctos en el trato siempre y en cualquier circunstancia. 8.Utilizar con preferencia los enfoques positivos. 9.En general, debemos modernizar nuestras cartas comerciales y dotarlas de un tono actual, personal y único.
REVISIÓN Y ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO FINAL:
Una vez organizada la idea, elaboramos un borrador que nos servirá de base para confeccionar la carta definitiva. Realizaremos las correcciones necesarias ya que una vez en la carta no podremos rectificarla. Cuando hayamos realizado las modificaciones necesarias, escribiremos la carta definitiva que siempre volveremos a leer antes de enviarla, así evitaremos que se deslice cualquier error.
EL SOBRE TAMBIÉN IMPORTA:
es el elemento que cubre y protege la carta. Los más usados son los siguientes:*Americano de forma rectangular.*Normal cuadrado de tamaño medio.*Sobre-carta El propio papel de la carta doblado, con pegamento en los bordes, sirve de sobre. *Sobre de ventana de forma rectangular, del mismo tamaño que el americano, solo que tiene una ventanilla donde de ve el destinatario.*Sobre para correo aéreo de papel más ligero, con una banda roja y otra azul alrededor.