Administración

Definición

Forma de poder para realizar una correcta planificación y organización en distintos ámbitos, no solo profesional sino también personal; dando como resultado mayor eficiencia al momento de llegar a un objetivo. / (GARZA): es la tarea de conducir el esfuerzo y el talento de los demás para el logro de resultados.

Definición integral

Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

Enfoques

1. Como filosofía: serie de principios e ideas que da direccionalidad, porque es finalidad, propósito último.
2. Como método: forma aprendida de conseguir resultados. Implica orden y sistema de trabajo.
3. Como procesos y estructuras: Los procesos son condiciones que hacen que las cosas sucedan, se apoyan en estructuras que representan estabilidad, continuidad y seguridad.
4. Como teoría administrativa: conjunto de conocimientos en torno a la disciplina de administración.

Elementos

• Objetivo: enfocada a lograr fines o resultados.
• Eficacia: lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto en términos de cantidad o tiempo.
• Eficiencia: hacer las cosas bien, garantizando los recursos disponibles al mínimo costo con la máxima calidad.
• Grupo social: es necesario que se dé siempre dentro de un grupo social.
• Coordinación de recursos: se requiere combinar, sistematizar y analizar los recursos que intervienen en el logro de un fin común.
• Productividad: relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un bien o servicio. Es la obtención de los resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

Características

• Universalidad: existe en cualquier organismo social, ya que es un proceso global donde se puede orientar para lograr los objetivos, a través de la planificación, integración, liderazgo y control.
• Especificidad: cuenta con particularidades específicas que ayudan a no confundirla con otras ciencias, es decir, no se involucra con otras disciplinas.
• Unidad temporal: es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, la mayor parte de los elementos administrativos.
• Unidad jerárquica: Todos los que tienen carácter de liderazgo dentro de un organismo social, pueden ser parte de diferentes niveles y modalidades de la administración.
• Valor instrumental: La administración se puede utilizar en los diferentes organismos sociales para alcanzar todos los objetivos.
• Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
• Interdisciplinariedad: La administración suele utilizar los procesos, principios, métodos y procedimientos de otros tipos de ciencias que se relacionan directamente con el trabajo eficiente.
• Flexibilidad: Las técnicas y fundamentos administrativos se adecuan a todas las necesidades que tenga una empresa o un grupo social.

Presupuesto

Definición

Es la estimación de los ingresos y gastos de una persona o empresa para un tiempo determinado.

Componentes

• Ingresos fijos: es el dinero que se recibe en un corto periodo de tiempo (salario mensual o por ventas).
• Ingresos variables: es el dinero que se recibe con irregularidad, varía desde el tiempo hasta la cantidad.
• Gastos fijos: son aquellos que se tienen que pagar sin falta (los gastos del colegio, el alquiler de alguna casa).
• Gastos variables necesarios: gastos necesarios para vivir, pero se pueden reducir por el uso razonable del consumo (la electricidad, la ropa, los alimentos, etc.).
• Gastos discrecionales: para cosas que nos gustan pero no son importantes.
• Ahorro como gasto fijo: es importante guardar cada mes al menos el 10% de los ingresos.

Organización

Definición

Conjunto de personas, empleos y funciones que constituyen una institución social que se rige por usos, normas, políticas y costumbres propias, buscando alcanzar un objetivo en específico.

Clasificación

• Por su finalidad:
  • Lucrativas: buscan beneficios económicos, producen bienes y servicios rentables.
  • No lucrativas: Su fin no es económico, sino más bien de asistencia.
• Por su actividad:
  • Industriales: realizan actividades de transformación, reciben insumos y les agregan valor.
  • Comerciales: realizan procesos de intercambio, se dedican a comprar y vender.
  • Agrícolas: se dedican a cualquiera de las actividades de ganadería, pesca o silvícolas.
  • Servicios: estas llevan a cabo relaciones e interacciones sin importar los atributos físicos. (los servicios son intangibles, heterogéneos y caducan).
• Por el origen de su capital:
  • Privada: constituidas y administradas por los particulares.
  • Pública: está determinada por las actividades que el Estado se reserva para su administración.
• Por su estructura legal:
  • Personas físicas: personas o individuos que poseen obligaciones y derechos.
  • Personas morales: no tienen existencia material o concreta; no existen como individuo sino como institución.

La Empresa

Definición

Entidad que a partir de decisiones autónomas combina y organiza los factores de producción. Su objetivo es elaborar los bienes o servicios que los consumidores demandan para obtener una ganancia.

Elementos

• Establecimiento: lugar estratégico (estudio de mercado).
• Clientela: consumidores.
• Nombre social o comercial: nombre de la empresa.
• Marca: prestigio distintivo para diferenciarse de otras.

Características

• Fin económico: generar bienes y servicios.
• Fin mercantil: bienes y servicios destinados a la comercialización.
• Fin lucrativo: obtención de ganancias.
• Responsabilidad económica social: de los aportes de los socios solo se recupera si las empresas marchan bien.

Importancia

• Incremento constante de la productividad: organización eficiente de los factores productivos.
• Proveer de bienes a la sociedad: incrementar la producción para satisfacer las necesidades de los demandantes.

RFC

Definición

Clave individual que sirve para identificar a cada persona en los trámites oficiales.

Se compone

Siempre de 4 letras mayúsculas y 6 números arábigos.

• Las letras corresponden al nombre y los números a la fecha de nacimiento.
• Quienes registren su RFC ante la SHCP, se les asigna una “homoclave”, que son 3 caracteres más, letras, números o una combinación de ambas.

Proceso Administrativo

Definición

Es el flujo continuo e interrelacionado de la planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común y satisfacer las necesidades lucrativas y sociales.

Fases

• Fase mecánica: busca establecer qué hacer y prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.
• Fase dinámica: se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.

Personaje histórico

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol.

Planeación

Definición

Proceso que prevé el futuro y propone estrategias para desarrollar y crecer en el futuro. Da dirección, previsión, coordinación y recursos.

Características

• Realista
• Basado en recursos
• Supone compromiso
• Flexible
• Medible

Tipos de planes

• Propósito o misión: determinar qué se debe hacer para llegar al futuro posible y deseable.
• Objetivos: fines hacia donde debe dirigirse toda actividad.
• Políticas: criterios de acción aprendidos por la empresa.
• Planes estratégicos: permiten determinar los procesos principales.
• Planes operativos o tácticos: constituyen el apoyo necesario de los planes estratégicos porque atienden a su aplicación a corto plazo.
• Planes a corto y largo plazos: a corto plazo la mayoría de las variables pueden ser controladas por la administración de la empresa, mientras que los de largo plazo todas las condiciones se plantean como posibilidades sujetas a variación.
• Planes específicos o direccionales: específicos: no admiten ninguna interpretación y deben realizarse tal como han sido definidos. Los direccionales: marcan lineamientos generales y son adaptables de acuerdo con las circunstancias y el criterio de quienes los llevan a cabo.
• Programas: actividades que perduran en la organización, pues no tienen fecha límite para concluir.

Cuatro pasos típicos

• Establecen metas.
• Definen la situación.
• Identifican obstáculos y apoyos de metas.
• Desarrollan un plan.

Fundamentos de la planeación: los objetivos

• Administración por objetivos: proceso administrativo en el que se trabaja con una definición clara de las metas comunes y las prioridades de la organización.
• Proceso: es un grupo cíclico e ilimitado de actividades administrativas concurrentes que abarca todas las funciones ordinarias de la administración.
• Prioridades: vital para tratar de alcanzar los objetivos más importantes.
• Forma conjunta: El proceso de determinación conjunta de objetivos por parte del supervisor y el empleado.
• Resultados esperados: Poner en conocimiento de los empleados las expectativas.
• Medidas: los objetivos se utilizan para medir el progreso.

Organización

Definición

Fase donde se decide qué recursos y actividades son necesarias para alcanzar los objetivos establecidos y para clarificar autoridad y responsabilidad.

Estructura

• Especialización de actividades: especifica las labores individuales y de grupo y la combinación de las labores.
• Estandarización de actividades: ayuda a definir los procedimientos de las actividades.
• Coordinación de actividades: procedimiento para integrar las funciones de los departamentos.
• Centralización y descentralización de la toma de decisiones: define si el poder de decisiones debe estar concentrado o disperso.
• Tamaño de la unidad de trabajo: determina el número de empleados de una unidad.

Principios clásicos del diseño

• Estructura y estrategia: se compone por las unidades de mando, el tramo de control y la división del trabajo.
• Unidad de mando: consiste en considerar que cada subordinado debe tener solo un superior.
• Tramo de control: determina cuántos subalternos debe tener un jefe.
• División del trabajo: como fuente inagotable de productividad.
• Departamentalización: agrupación de actividades con base a las funciones.
  • Funcional: en base a la afinidad en las funciones.
  • Por producto o servicio: de acuerdo a los distintos satisfactorios que se producen.
  • Por compradores o clientes: en función de los clientes.
  • Geográfica: por la ubicación de zonas.
  • Por proceso: en función del proceso productivo o transformación.

Organigrama

Representación visual que muestra la estructura interna de una organización o empresa jerárquicamente.

Dirección

Definición

Fase que hace referencia a que dirigir es conducir el talento.

Poder

Se refiere a la capacidad de ejercer influencia.

• Poder de recompensa: una persona recompensa a la otra por cumplir sus órdenes.
• Poder coercitivo: se basa en la facultad del influyente para castigar.
• Poder legítimo: corresponde a la autoridad o poder legalmente establecido.
• Poder de experiencia: se basa en la creencia de que el influyente posee conocimientos de los que el influido carece.
• Poder referencial: se basa en el deseo de la persona influida de identificarse con la persona influyente o imitarla.

Autoridad

Derechos inherentes a una posición de dar órdenes y esperar que éstas sean obedecidas.

• Autoridad de línea: es la autoridad que le da a un superior el derecho de conducir y ordenar el trabajo de sus subalternos.
• Autoridad staff: es la que existe para apoyar, asesorar y ayudar a los departamentos de línea hacia el logro de sus objetivos.
• Autoridad formal: es la legalmente establecida en la organización.
• Autoridad informal: es la autoridad natural que poseen ciertas personas en la organización, pero no tienen una posición legalmente definida.

Liderazgo

Proceso de influir las actividades del grupo a establecer y alcanzar metas.

Cuatro tipos de destrezas

• Atención mediante la visión: ser capaz de captar la atención de los demás a través de una visión.
• Significado mediante la comunicación: esta actitud implica el control del significado para adherirse a ellos.
• Confianza mediante el posicionamiento: el control de la confianza.
• Despliegue del yo: se refiere al control de sí mismo.

Motivación

La motivación es lo que nos “mueve” a actuar. La motivación que le corresponde al jefe promover se denomina extrínseca, mientras que la que cada persona desarrolla independientemente de los demás se denomina intrínseca.

FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

Definición

Herramienta estratégica de análisis de la situación de la empresa.

Objetivo

Ofrecer un diagnóstico para tomar las decisiones estratégicas oportunas y mejorar en el futuro.

Control

Propósito

Asegurarse de que se cumplan las actividades como fueron planeadas.

Proceso

1. La medición del desempeño.
2. Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias.
3. Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las medidas correctivas necesarias.

Fuentes de información

• Observación personal: puede ser directa o indirecta, brinda información de primera mano que permite identificar sin intermediarios la situación de la realidad.
• Informes estadísticos: actualmente es uno de los medios más importantes, retratan la realidad con objetividad numérica.
• Informes orales: permite conocer la realidad, o sea, las opiniones de otras personas.
• Informes escritos: documentar la información más relevante, implica guardar una memoria de sucesos, acontecimientos y su interpretación.

Tipos

• Preliminar: tiene lugar antes de las operaciones e incluye la elaboración de políticas, procedimientos y reglas para asegurar la ejecución adecuada.
• Concurrente: tiene lugar durante la fase de “acción” o de ejecución de los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades.
• De retroalimentación: se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir las posibles desviaciones futuras a partir del estándar aceptable.

Cualidades de un sistema de control eficaz

• Exactitud
• Oportunidad
• Ahorro
• Flexibilidad
• Inteligibilidad
• Criterios razonables
• Hincapié en la excepción
• Criterios múltiples y sugerir acciones correctivas

Evaluación 360 Grados (Evaluación integral)

Herramienta de gestión de talento humano, utilizada para medir las competencias de los colaboradores en una empresa.

Finanzas

Objetivo

Obtener recursos monetarios, invertirlos y asignarlos, registrar las operaciones, presentar los resultados de la operación y cumplir con las obligaciones fiscales. Sus funciones incluyen contabilidad, contraloría, tesorería, impuestos y cuentas por pagar.

Contabilidad

Técnica para registrar, clasificar y resumir en términos monetarios, las transacciones que realizan una empresa.

Objetivo

Facilitar el proceso de toma de decisiones.

• Financiera: Expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realizan una entidad económica.
• Fiscal: da cumplimiento a las obligaciones tributarias. Una de las funciones básicas del área de contabilidad son los estados financieros, y estos se componen de Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en el capital contable y Estado de Flujo de efectivo.
• Administrativa: sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración.

Estados financieros

Su finalidad es dar cumplimiento a las obligaciones tributarias y estos se componen de Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en el capital contable y Estado de Flujo de efectivo.

• Balance general o estado de situación financiera: reporte financiero que refleja la situación financiera de una empresa a una fecha determinada.
• Estado de resultados: reporte financiero en base a un periodo que muestra los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo.
• Estado de flujo de efectivo: informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo y sus equivalentes en un periodo dado.
• Estado de variaciones en el capital contable: estado financiero que muestra los cambios en la cuenta de capital.

Activo (Balance general)

Definición

Conjunto de todos los bienes y derechos que son propiedad de una empresa, institución o individuo, que pueden ser convertidos en un momento dado en dinero.

Tipos

• Activo no corriente o fijo: constituido por bienes y derechos que no están a la venta, sino que se han adquirido para el uso de la empresa.
• Activo corriente o circulante: comprende aquellos bienes y derechos que una empresa tiene y que pueden ser convertidos en dinero rápidamente.

Pasivo (Balance general)

Definición

Valor monetario que, en total, suman las deudas y compromisos que una empresa, institución o individuo ha asumido con terceros, como bancos, entidades crediticias, proveedores, empleados, etc.

Tipos

• Pasivo no exigible: constituido por los fondos propios de la empresa, como su capital social y las reservas.
• Pasivo exigible: comprende la totalidad de las deudas de la empresa ante terceros. Se subdividen, además, en pasivos exigibles a largo plazo (vencimiento está a más de un año de la fecha del balance) y pasivos exigibles a corto plazo (saldados antes de un año a partir del balance general).

Costos

Definición

Rama de la contabilidad que trata de la clasificación, registro, distribución y recopilación de los costos incurridos en la producción de bienes o servicios, con el propósito principal de determinar el precio de venta.

El Estado del Costo de Producción y Ventas es el principal informe financiero que se genera y éste puede ser por producto, región, planta, etc.

Planeación Financiera y Presupuestos

Definición

Sirven para planear y controlar las actividades plasmadas en el plan estratégico, y expresarlas en dinero y volúmenes, controlar los ingresos y egresos, efectuar el seguimiento de logro de los planes y evaluar los resultados. Pueden ser a corto, mediano o largo plazo, según el tiempo que abarquen.

Clasificación

• Presupuesto de ventas: Estimación de las ventas.
• Presupuesto de producción: Se expresa en unidades y se basa en el presupuesto de compras.
• Presupuesto de compras: Prevé las compras de materias primas o mercancías en unidades y costo.
• Presupuesto de flujo de efectivo o de caja: Muestra ingresos y egresos. Sirve para programar el efectivo.
• Presupuesto de Tesorería: Estimaciones previstas de fondos en caja, solicitud de préstamo e inversión de excedentes de efectivo.
• Presupuesto de inversiones: Estimaciones de inversiones necesarias en activos productivos.

Inversiones

Definición

Se encarga de la administración del dinero desde su procuración hasta su inversión o erogación.

Función

Conseguir fuentes internas o externas de financiamiento, invertir los excedentes de dinero con el máximo rendimiento.

Tipos

• De capital: Dirigida a la maquinaria y equipo, localización, adaptación o construcción de la planta.
• De operación: Dirigidas a las actividades diarias de la empresa.

Crédito y Cobranzas

Definición

Se encarga de determinar la capacidad de endeudamiento de los clientes, determinando el monto que la empresa puede otorgarle en crédito. La recuperación de los créditos es función del área de cobranzas.

Cuentas por Pagar y Caja

Definición

Se encarga de llevar el control de las cantidades que se deben a los proveedores o a cualquier acreedor por los servicios o bienes recibidos.

La caja general es el área que se encarga del manejo físico del dinero de la empresa, recibiendo pagos de clientes o empleados, así como entregando cheques o efectivo.

Impuestos

Definición

Cálculo correcto y el pago puntual y oportuno de los impuestos para cumplir con las obligaciones.

En México, los impuestos principales que toda empresa debe cubrir son:

• ISR: Impuesto Sobre la Renta.
• IVA: Impuesto al Valor Agregado.
• Impuesto al activo.
• Impuestos derivados de las relaciones laborales: cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Instituto del Fondo Nacional de Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR).
• Impuestos a la importación y exportación, tarifas arancelarias.
• Impuestos especiales: tenencias, prediales, derechos de consumo de agua, luz, teléfono, alimentos, bebidas, concesiones, etcétera.
• Impuestos locales: los del estado o municipio donde se encuentra la empresa.

Administración de Riesgos

Definición

Se ocupa de mantener asegurados todos los bienes de la empresa contra cualquier riesgo, así como el reclamo y recuperación a las compañías de seguros o asegurados de los montos de los siniestros ocurridos.

Mercadotecnia

Definición

Conjunto de actividades que se realizan para identificar las necesidades de un público determinado con el objeto de brindarle productos o servicios para satisfacerlos de la forma más adecuada.

Diferencia entre mercadotecnia y ventas

La mercadotecnia identifica necesidades y deseos del mercado, mientras que en las ventas, los consumidores no adquieren productos a no ser mediante la promoción y ventas.

Mercado

Sistema a través del cual se identifican, obtienen, registran, analizan, presentan y distribuyen información acerca de las empresas y del mercado, para poder tomar decisiones dentro del campo del marketing estratégico y operativo.

Las Cuatro P

La mezcla de la mercadotecnia se refiere a la combinación de elementos del proceso mercadológico de acuerdo con las características específicas del entorno y de la población. Está integrada por las cuatro “P” que son:

• Producto: conjunto de características tangibles e intangibles: envase, empaque, marca, etiqueta, el producto en sí, etc.
• Precio: cantidad de dinero que los consumidores tienen que pagar por el producto. Para fijarlo se toman en cuenta factores como: demanda, participación en el mercado, competencia, costos, etc.
• Promoción: Actividades mediante las cuales se da a conocer el producto, tales como: publicidad, promoción, ventas y relaciones públicas.
• Plaza: Medios a través de los cuales se hace llegar el producto al consumidor: logística, canales de distribución y posicionamiento.