Definición de Administración

La administración busca la integración y el aprovechamiento de los recursos para el logro de los objetivos organizacionales.

La administración es el proceso de diseñar y mantener ambientes en los que individuos, trabajando conjuntamente en grupos, logran eficientemente los objetivos elegidos.

Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.

Funciones Esenciales de la Administración

Las funciones de la administración representan un conjunto de fases, etapas y elementos interrelacionados. Permiten diseñar y coordinar los esfuerzos de los grupos de trabajo para alcanzar los objetivos establecidos de forma eficaz y eficiente.

Las Cuatro Funciones Clave:

• Planeación: Es el establecimiento de la visión, misión y valores institucionales, generalmente cuantificados en el presupuesto maestro y apoyándose en la técnica conocida como FODA.
  • ¿A dónde se quiere llegar?
  • ¿Cuánto se quiere gastar?
  • ¿Cuánto se quiere lograr?
• Organización: Trata de la definición del organigrama corporativo, el establecimiento de roles, la descripción de puestos y el diseño de políticas y procedimientos.
• Dirección: Dirigir implica implementar las políticas de capital de trabajo, de dividendos y el establecimiento de niveles de responsabilidad y autoridad.
• Control: Para ejercer control, se necesita medir los resultados obtenidos en función de los objetivos planteados. Para ello, es fundamental establecer indicadores de desempeño, rentabilidad y productividad.

Objetivos de la Administración

• Simplificar el trabajo mediante métodos y procedimientos establecidos que permitan lograr mayor efectividad.
• Está interesada en la productividad, lo que significa que una buena administración conduce a la eficacia y eficiencia.
• Crear un excedente, que se traduce en ganancias.
• Desarrollar una planificación estratégica efectiva.
• Lograr un control operativo y una coordinación óptima de las distintas áreas.
• Alcanzar objetivos cuantificables y resultados por encima de las expectativas.

Características de la Administración

• Es universal.
• Es intemporal.
• Es flexible.
• Se aplica a cualquier nivel.
• Es un medio para alcanzar un fin.
• Es específica y no puede confundirse con otras ciencias.
• Es multidisciplinaria.

El Proceso Administrativo: Fases y Etapas

Un proceso es el conjunto de fases y etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, interrelacionándose y formando un proceso integral.

Fases del Proceso Administrativo:

• Fase Estructural o Mecánica (Planeación y Organización): Etapa en la que, a partir de uno o más fines, se determina la mejor forma de obtenerlos. Es la parte teórica de la administración, que establece lo que debe hacerse, dirigiéndose hacia el futuro.

  Responde a las preguntas: ¿Qué se quiere hacer? y ¿Qué se va a hacer?

• Fase Operativa o Dinámica (Dirección y Control): Se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante un periodo de estructuración. Se refiere a cómo manejar el organismo social (empresa).

  Responde a las preguntas: ¿Qué se hace? y ¿Cómo se va a realizar?

Detalle de las Funciones del Proceso Administrativo:

Planeación

Planear implica tomar las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación define a dónde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuándo, cómo y en qué secuencia.

La planeación es importante para el funcionamiento eficaz de todo grupo social, debido a que previene contingencias y cambios que puedan darse en el futuro, estableciendo las medidas necesarias para afrontarlos. Reconocer hacia dónde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

Etapas de la Planeación:

• Misión
• Visión
• Objetivos
• Estrategias
• Políticas
• Reglas
• Procedimientos
• Programas
• Presupuestos

Organización

La organización tiene diversas acepciones: una como parte del proceso administrativo y otra como ente social.

Por organización, debemos entender al ente social que se encuentra orientado a la consecución de metas, el cual posee una estructura y sistemas que le permiten generar productos o servicios en un medio ambiente específico.

La palabra «organización» proviene etimológicamente del griego organon, que significa «instrumento». Se ha definido a la organización como entidad o grupo social y también como un proceso.

Componentes de la Organización:

• División del Trabajo: Se clasifica en:
  • Jerarquización (distribuye funciones)
  • Departamentalización (divide y agrupa las funciones)
  • Descripción de funciones (define las actividades y labores)
• Coordinación:
  • Nivel global: organización lineal, organización funcional, organización lineal-staff.
  • Nivel departamental.
  • Nivel de tareas y operaciones.

Dirección

Dentro de esta fase se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesarias para alcanzar las metas de la empresa.

En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento. La dirección busca lograr, mediante la influencia interpersonal, que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se ejerce a través de:

• La comunicación.
• El liderazgo.
• La motivación.

Actividades significativas de la Dirección:

• Ofrecer motivación al personal.
• Recompensar a los empleados con un sueldo acorde a sus funciones.
• Considerar las necesidades del trabajador.
• Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
• Permitir la participación en el proceso de decisiones.
• Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
• Capacitar y desarrollar a los trabajadores para que utilicen todo su potencial físico e intelectual.

Control

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas.

Implica medir el desempeño respecto de los objetivos y los planes, mostrando dónde existen desviaciones con los estándares y ayudando a corregirlas.

El propósito y la naturaleza del control es garantizar fundamentalmente que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos, al ofrecer una base para adoptar acciones, todo ello con el fin de corregir desviaciones indeseadas, reales o potenciales. La función de control proporciona los medios adecuados para verificar que los planes trazados se implementen de forma correcta.

Pasos básicos del Control:

• Establecer los niveles de cumplimiento.
• Verificar el desempeño.
• Determinar si existe alguna variación respecto a los niveles establecidos.
• Si existe una variación, tomar las medidas correctivas.

Tipos de Control:

• Preliminar.
• Concurrente.
• Retroalimentación.

Proceso de Control:

• Establecimiento de Estándares: Unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
• Medición: Mide la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, las cuales son definidas de acuerdo con los estándares.
• Corrección: Es la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
• Retroalimentación: La información obtenida se ajusta al sistema administrativo.

Gestión Empresarial y Productividad

La gestión empresarial es aquella actividad que, a través de diferentes individuos especializados (como directores, consultores, gerentes, entre otros) y de acciones específicas, busca mejorar la productividad y la competitividad de una empresa o negocio. Su finalidad es que las empresas sean económicamente viables.

Para que la gestión dé resultados, debe cumplir con las cuatro funciones de la administración.

Conceptos Clave en Gestión:

• Productividad: Capacidad de algo o alguien de producir, ser útil y provechoso.
• Competitividad: Capacidad que tienen los agentes económicos para alcanzar y permanecer en una posición que les permita participar eficazmente en el entorno socioeconómico.

7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas

• Proactividad
• Comenzar con un fin en mente
• Poner primero lo primero (Priorizar)
• Pensar en Ganar-Ganar
• Buscar primero entender y luego ser entendido
• Sinergizar
• Afilar la sierra

Tipos de Competitividad

• Competitividad Interna: Es aquella capacidad que tiene una empresa para explotar eficientemente y de forma positiva los recursos con los que cuenta.
• Competitividad Externa: Se basa en los logros conseguidos por una empresa en el contexto del mercado.

Herramientas de Gestión Empresarial

• Empoderamiento (Empowerment)
• Outsourcing
• Benchmarking
• Downsizing
• Joint Venture
• Balanced Scorecard
• Reingeniería de Procesos
• Gestión de la Calidad Total