Optimización del Control Interno y Auditoría Financiera: Mejores Prácticas

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Informe de Control Interno y Auditoría

Estimados señores CONOSUR,

Mediante el presente informe, damos a conocer la situación del control interno de su empresa, enfocado en los procedimientos, políticas, directrices y planes, con la finalidad de mantener la eficiencia, eficacia y seguridad en la gestión financiera, contable y administrativa. Esto es especialmente relevante en el área de subcontratos, donde se ha detectado una gran cantidad de observaciones en el último tiempo.

A continuación, se detallan los hallazgos, impactos y recomendaciones para cada punto identificado:

1. Cargo y labores del Administrador del Proyecto (AP)

  • HALLAZGO: El proyecto maneja grandes inversiones para la adquisición de productos, materiales y servicios. El AP es el responsable de la ejecución de obras y supervisión del equipo de soporte (compras, administración y remuneraciones). Se identifica una falta de segregación de funciones, ya que áreas críticas dependen de una sola jefatura.
  • IMPACTO: MEDIO, dado que la empresa está recientemente constituida y aún está a tiempo de efectuar los cambios necesarios.
  • RECOMENDACIÓN: Mantener un equipo administrativo permanente bajo el AP al adjudicarse proyectos de alto costo para evitar la dependencia de una sola jefatura y prevenir errores operativos.

2. Desarrollo y ejecución del proyecto

  • HALLAZGO: El proyecto carece de lineamientos generales definidos. Si bien existen plazos, no se han establecido sanciones ante retrasos en entregas o pagos.
  • IMPACTO: ALTO, debido a los altos valores involucrados y el riesgo de multas para la organización.
  • RECOMENDACIÓN: Establecer lineamientos claros que incluyan actividades financiables, requisitos, topes, plazos, hitos de pago y multas, los cuales deben ser validados por la contraparte.
  • HALLAZGO: Sobrecarga de responsabilidades del AP. Existe un AC (Administrador de Contratos) encargado de aprobar avances, pero el AP asume la responsabilidad final, generando riesgo de pagos erróneos y afectación a la liquidez.
  • IMPACTO: ALTO, por el riesgo directo sobre el flujo de caja.
  • RECOMENDACIÓN: Delegar la aprobación y registro de pagos a otras áreas para salvaguardar los activos de la empresa.

Se recomienda la aplicación de un efectivo control interno para dar cumplimiento a los objetivos de la organización de manera óptima.

Atentamente,
Priscila Alviña Neira
Contador Auditor

II. Impacto Financiero y Tributario

Se precisa que existe un impacto financiero derivado de compras y procesos no contemplados inicialmente, lo que genera un déficit presupuestario. En el ámbito tributario, esto conlleva un aumento en la carga impositiva, afectando el flujo de caja de la empresa.

III. Revisión de Estados Financieros

Se han realizado pruebas sustantivas y de cumplimiento sobre las siguientes cuentas:

  • a) Efectivo y equivalente: Se requiere arqueo de caja y caja chica, además de validar los procesos de custodia.
  • b) Mercaderías: Realizar inventario físico y controlar entradas/salidas de bodega. Se estima una obsolescencia sobreevaluada de $300.000.
  • c) Clientes y deudores incobrables: Revisar políticas de crédito y asegurar que el área contable valide correctamente las provisiones.
  • d) Arriendos: Verificar contratos, cláusulas y autorizaciones de pago.
  • e) Propiedad, planta y equipo: Revisar activos fijos. Nota: El vehículo de uso personal del dueño no debe depreciarse, ya que es un gasto rechazado.
  • f) Proveedores: Verificar procedimientos de compra y contabilización de facturas.
  • g) Remuneraciones: Validar cálculos según contratos y pagos efectuados.
  • h) Créditos: Separar contablemente los créditos de corto y largo plazo.
  • i) Impuestos por pagar: Validar cálculos aritméticos y base imponible.
  • j) Gastos para producir: Asegurar respaldo documental y correcta imputación a centros de costos.
  • k) Capital: Verificar escrituras de constitución y modificaciones.
  • l) Reservas: Evaluar muestras de operaciones para verificar contabilizaciones.

IV. Informe a ShoeGirl SPA

Tras examinar los Estados Financieros, se identificaron las siguientes diferencias:

  • No existe la cuenta Bancos.
  • La provisión de obsolescencia en mercaderías está sobreevaluada.
  • Se contabilizó un vehículo de uso particular como activo de la empresa (gasto rechazado).
  • Los créditos de corto y largo plazo deben separarse.

Se sugiere tomar medidas correctivas para reflejar razonablemente la situación financiera.

Atentamente,
Priscila Alviña Neira
Contador Auditor

V. Informe de Cumplimiento Tributario: SOFOCAL S.A.

Se examinaron los libros de compras y ventas, detectando lo siguiente:

  • Factura N° 52006: Regalo afecto a IVA, debe corregirse el libro de compras.
  • Errores aritméticos: Facturas N° 520001-520004 y Notas de Crédito 960-961 contabilizadas erróneamente en exentas.
  • IVA: Se requiere rectificación en el Formulario 29 para presentar la documentación fidedigna ante el SII.