Diseño y Estructura Organizacional

Conceptos Fundamentales

Diseño Organizacional: Consiste en determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la misma.

Estructura Organizacional: Es la forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización. Se compone de cuatro pilares básicos:

1. División del Trabajo: Dividir la carga de trabajo en tareas específicas de forma lógica.
2. Departamentalización: Combinar las tareas en departamentos según un criterio.
3. Jerarquía: Especificar las líneas de autoridad y quién depende de quién.
4. Coordinación: Asegurar la integración eficaz de todas las partes.

1. División del Trabajo

Definición

Consiste en descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades en lugar de la tarea en general.

Ventajas y Desventajas

• Ventaja: Al dividir el trabajo en operaciones pequeñas, simples y separadas, los trabajadores pueden especializarse, lo que multiplica la productividad total de forma geométrica.
• Desventajas:
  • Enajenación: Ausencia de una sensación de control sobre el trabajo.
  • Aburrimiento: Es un producto secundario de que las tareas especializadas se tornen repetitivas y poco gratificantes.

2. Departamentalización

Definición

Es el proceso de agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tienen una relación lógica. Una vez divididas las actividades, se pueden relacionar en grupos “parecidos”.

La organización de personas (selección, formación, motivación y coordinación) y el diseño de la organización dependen de la naturaleza, las competencias y la estrategia de la empresa.

Tipos de Estructuras Organizacionales

• Organización Funcional: División de la organización en funciones similares (Producción, Marketing, Finanzas, RR. HH.).
• Organización por Productos: División de la organización por áreas de producción o prestación de servicios.
• Organización por Mercado: División de la organización por tipo de mercados a atender. Agrupa actividades según clientes (mayoristas, minoristas, por género, por nivel de ingresos, etc.).
• Organización por Territorios: Agrupación de actividades respetando la localización geográfica.
• Organización Matricial: División de la organización mediante un sistema de mando múltiple, combinando dos o más tipos de departamentalización.

3. Jerarquía

Es el patrón de diversos niveles de la estructura de una organización. En la cima están los gerentes de mayor rango, responsables de las operaciones de toda la organización, mientras que los gerentes de rangos más bajos se ubican en los diversos niveles descendentes.

• Tramo de control: Se refiere al número de subordinados que dependen directamente de un gerente determinado.
• Cadena de mando: Es el plan que especifica quién depende de quién en una organización. Estas líneas de dependencia son las características centrales de un organigrama.

4. Coordinación

Es el proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes con el fin de perseguir las metas de la organización con eficiencia.

Sin coordinación, las personas perderían de vista sus roles dentro de la organización y podrían enfrentar la tentación de perseguir únicamente los intereses de sus propios departamentos.

Organización Formal vs. Informal

• Organización Formal: Se refiere a las relaciones formalmente establecidas en la organización.
• Organización Informal: Son las relaciones no reconocidas ni documentadas de forma oficial que existen entre los miembros de la organización.

Dirección y Gestión de Recursos Humanos

Es el arte de liderar, dirigir y motivar a los Recursos Humanos en la organización. Consiste en la tarea de guiar a todo el personal para alcanzar los objetivos y así cumplir con la misión de la empresa.

Procesos Clave en la Gestión de Personal

1. Análisis de Puestos

   Implica estudiar la organización, sus objetivos y planes; analizar las tareas actuales; identificar la demanda futura de trabajo de acuerdo a los objetivos; describir las tareas y asignar las tareas futuras.

2. Reclutamiento del Personal

   Reclutamiento Interno

   • Ventajas: Mayor certidumbre y confianza, menor costo, fomenta la motivación y lealtad, y requiere menor esfuerzo de adaptación.
   • Desventajas: Puede desmotivar a otros candidatos no elegidos, es difícil revertir la decisión y puede haber una falta de las habilidades necesarias dentro de la organización.

   Reclutamiento Externo

   • Ventajas: Aporta nuevas ideas y mayor creatividad, y permite la contratación a prueba.
   • Desventajas: Puede causar desmotivación interna, tiene un mayor costo y presenta una mayor dificultad de adaptación.

3. Selección de Personal

   Este proceso incluye: recepción de solicitudes, pruebas psicológicas, pruebas de conocimiento, pruebas de desempeño, entrevistas de selección, propuestas de candidatos preseleccionados y, finalmente, la aceptación y firma de contratos.

4. Capacitación del Personal

   Abarca el proceso de inducción del nuevo empleado al equipo, capacitación previa, rotación de puestos en la empresa, relación experto-aprendiz, coaching, simulación de situaciones reales y planes de capacitaciones externas.

5. Evaluación de Desempeño

   Para una evaluación efectiva, es necesario: fijar estándares de desempeño, registrar los acontecimientos críticos de cada trabajador, administrar por objetivos, analizar la voluntad de capacitarse, medir el rendimiento sobre factores clave, utilizar el método de evaluación 360º, fomentar autoevaluaciones efectivas y considerar evaluadores externos para una nueva visión.

6. Remuneración

   Por lo general, está ligada a un trabajo particular o a la descripción de un puesto. La remuneración puede variar dependiendo de factores como:

   • Nivel de responsabilidad (a mayor responsabilidad, mayor remuneración).
   • Nivel jerárquico.
   • Complejidad e importancia de la función laboral.
   • Antigüedad en la empresa.
   • Existencia de un sistema de recompensas (comisiones, bonos, beneficios, reconocimientos).

Teorías de Motivación y Estilos de Liderazgo

Teoría de la Motivación de Elton Mayo

Basada en los estudios de Hawthorne en la Western Electric, sus principales conclusiones son:

• Los factores emocionales tienen una influencia significativa en el rendimiento del trabajador.
• Se reconoce la aparición e importancia de los grupos informales.
• La presión del grupo informal influye en el rendimiento del trabajador.
• La cohesión del grupo y el sentido de equipo son fundamentales.
• Una mayor atención en el trabajador hace que rinda más (conocido como el «efecto Hawthorne»).

Estilos de Liderazgo

• Autoritario: Dirige, manda, no recibe opiniones y no discute las órdenes.
• Ejecutivo: Orientado a una meta, se enfoca en hacer la tarea y ejecutar.
• Democrático y/o Participativo: Escucha opiniones, permite la participación y alienta el intercambio de ideas.
• Paternalista: Protege y cuida a sus empleados, los alienta y los trata como si fueran una familia.
• Flexible: Se adapta según cada situación y empleado.
• Laissez-faire (Dejar hacer): No supervisa de cerca a sus subordinados; cada uno trabaja como quiere.