Fundamentos de la Empresa
Los Elementos de la Empresa
Para funcionar correctamente y producir bienes y servicios, las empresas deben contar con ciertos elementos esenciales:
Factores Humanos
Son absolutamente todas las personas físicas o jurídicas (sociedades) que están relacionadas de algún modo con la empresa (propietarios, accionistas, trabajadores…).
Factores Materiales
Son todos los bienes de las empresas, y se dividen en el capital fijo, que son aquellos que no se renuevan y duran en muchas actividades (maquinaria, mesas, sillas…); y el capital circulante que se renueva en cada actividad y depende del ciclo de explotación (materias primas, folios, bolígrafos…).
La Organización
Es el conjunto de relaciones de autoridad, coordinación y comunicación que se dan en el factor humano, entre sí y con el exterior.
El Entorno
Son todos aquellos factores que, no perteneciendo a la propia empresa, la condicionan de algún modo (localización, competencia, clientes, proveedores…).
Los Objetivos de las Empresas
Se pueden identificar varios tipos:
Fin de la Empresa u Objetivo General
Es el objetivo más importante del cual derivan todos los demás, y la razón por la cual la empresa existe. Recoge las metas que debe cumplir la empresa a largo plazo y es el punto de partida de actuación de la misma.
Objetivos Específicos
Son las metas que la empresa desea conseguir en un período determinado, analizando el entorno y adaptándose a él. Son, por lo tanto, muy cambiantes, pero nunca se alejan del fin último de la empresa. Normalmente suelen ser maximizar beneficios, minimizar costes y respetar y conservar el medio ambiente. En menor medida, también pueden incluir crear puestos de trabajo, generar riqueza, abastecer a la población, etc.
Subobjetivos (Objetivos Departamentales u Operacionales)
También se les llama objetivos departamentales u operacionales, y son aquellos que ayudan a desarrollar los demás objetivos. Son normalmente más concretos y a menor plazo.
Al establecer los objetivos de una empresa, es crucial mantener un equilibrio que satisfaga el interés común de todas las partes involucradas, y no solo el de unos pocos. Además, deben considerarse los tipos de empresas y su entorno específico.
Las Funciones de la Empresa o Áreas Funcionales
Para coordinar sus elementos y asegurar el cumplimiento de los objetivos, la empresa se estructura en áreas funcionales, cada una con funciones y características específicas, que actúan de manera conjunta. Es importante señalar que no todas las empresas poseen necesariamente los cuatro departamentos tradicionales:
Área Comercial
Son las actividades que se encargan de hacer llegar los bienes y servicios a los consumidores. Tienen dos funciones principales: analizar el mercado para diseñar el producto según las necesidades de los consumidores y realizar una buena política comercial para venderlo.
Área de Producción
Controla tanto la obtención de las materias primas como la gestión de producción de bienes y servicios. La información sobre gustos, necesidades y el entorno la proporciona el área comercial; y el presupuesto que pueden gastar, lo facilita el área explicada a continuación.
Área de Inversión y Financiación
Recauda los fondos necesarios para la empresa y su administración, y también gestiona las inversiones. Si algún departamento necesita financiación, este se la proporciona según los recursos aprobados por la empresa y el presupuesto disponible.
Área de Recursos Humanos
Se encarga de seleccionar, contratar, formar, organizar y coordinar a todos los trabajadores de la empresa, así como administrar y gestionar la documentación de los mismos.
Teorías del Empresario
Siglo XX
F.H. Knight
Empresario como persona que asume riesgos para obtener beneficios. Distingue dos tipos de riesgos (más técnico y más económico). Realiza dos tipos de actividades: director o empresario profesional y empresario patrimonial.
J.A. Schumpeter
Empresario como persona innovadora y que busca el progreso técnico. La innovación se da en el mercado, la invención y la imitación.
J.K. Galbraith
Empresario tecnócrata. Introduce el concepto de derecho del poder restringido o lo que él denomina tecnoestructura.
Teoría de la Empresa como Sistema
La empresa se concibe como un conjunto de elementos interrelacionados y organizados, siguiendo una estructura específica para desempeñar funciones concretas y lograr objetivos. Además, está intrínsecamente relacionada con la economía global y, de manera más amplia, con su entorno. Sus principales características son las siguientes:
- La empresa es un sistema abierto, es decir, recibe influencias del entorno que afectan la toma de sus decisiones.
- Está compuesta por una combinación de elementos o subsistemas diferentes que, actuando juntos, consiguen un mayor rendimiento que si lo hicieran de manera separada.
- Es un sistema global, ya que cualquier influencia en alguno de sus subelementos repercute en todos los demás.
- Se autocontrola, es decir, se adapta a cualquier cambio que se dé en el entorno.
Gestión y Control Empresarial
La Función de Planificación
La planificación consiste en fijar objetivos, establecer las estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y determinar los criterios de decisión, todo ello con la intención de alcanzar los fines empresariales.
Clasificación de los Planes
Se puede realizar una amplia clasificación de los planes existentes:
- Según su naturaleza y características:
- Fin, propósito o meta: Son los fines fundamentales que persigue la empresa en cuestión.
- Objetivos: Son aquellos que la empresa desea conseguir en un período determinado, una vez analizado el entorno. Estos pueden dividirse en subobjetivos que afecten a áreas concretas. Al establecerlos, los objetivos deben ser: realistas, coherentes, priorizados, motivadores y, preferiblemente, previstos con antelación.
Para conseguir estos objetivos, una vez marcados y establecidos, existen una serie de estrategias y acciones que la empresa puede llevar a cabo, tales como:
- Políticas: Son todos los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan ciertos límites de actuación.
- Procedimientos: Son los pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.
- Reglas: Son aquellas que indican lo que se puede y lo que no se puede hacer, y son muy estrictas.
- Presupuestos: Es la expresión monetaria de un plan.
- Según el ámbito temporal:
- Planes a largo plazo: Son aquellos que abarcan un período superior a 5 años.
- Planes a medio plazo: Son aquellos que abarcan un período comprendido entre 1 y 5 años.
- Planes a corto plazo: Son aquellos que abarcan un período normalmente inferior a 1 año.
- Según el nivel de dirección:
- Planificación estratégica: Son planes a largo plazo que elabora la alta dirección.
- Planificación táctica: Son planes a medio plazo que elabora el mando intermedio.
- Planificación operativa: Son aquellos planes a corto plazo esbozados por el mando de bajo nivel de la empresa.
- Según el área funcional o departamento:
- Planes de producción.
- Planes de comercialización.
- Planes de recursos humanos.
- Planes de financiación.
- Planes de inversión.
Etapas del Proceso de Planificación
El proceso de planificación tiene varias etapas en su desarrollo:
- Análisis del punto de partida y la fijación o determinación de los objetivos a conseguir.
- Fijación de recursos disponibles para conseguir el objetivo: tiempo, dedicación, lugar y método.
- Concretar las diferentes alternativas o estrategias que se pueden seguir para conseguir los objetivos.
- Evaluar los puntos fuertes y débiles de las estrategias, así como los costes y esfuerzos que requiere cada una de ellas.
- Elección de una de las estrategias.
- Control de las estrategias elegidas y análisis de las desviaciones.
Escuelas de Pensamiento Organizacional
Escuela de la Organización Científica del Trabajo (Taylorismo)
Fundada por Frederick W. Taylor en 1856 en EE.UU., es la base del taylorismo y se enfoca en la producción industrial. Pretende mejorar la productividad mediante el análisis y diseño de cargos y tareas específicas, la especialización de funciones, la descentralización de responsabilidad, la racionalización del trabajo (eliminando tiempos muertos) y ofreciendo incentivos salariales basados en la productividad. Aunque inicialmente fue bien acogida, los trabajadores pronto protestaron por la monotonía, el cansancio y la fatiga. Paralelamente, Henri Fayol en Francia desarrolló una teoría que complementaba la de Taylor, cuyos principios incluyen: una división del trabajo, una jerarquía bien definida con unidad de mando y dirección, una remuneración equitativa y satisfactoria, y un equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Escuela de las Relaciones Humanas
Su máximo exponente fue Elton Mayo y sus discípulos a comienzos del siglo XX, quienes buscaron mejorar el taylorismo haciendo el trabajo más humano. Realizaron pruebas y prácticas en una fábrica, de las cuales obtuvieron las siguientes conclusiones: existen más incentivos para animar a los trabajadores que los puramente materiales; la atención de la empresa hacia el trabajador es tan importante como la del trabajador hacia la empresa; y el ser humano no puede ser programado como una máquina. Posteriormente, surgieron otros autores que desarrollaron nuevas escuelas a partir de esta.
La Organización Formal
Se define como la estructura de la empresa establecida por la dirección, que sitúa cada elemento en su lugar más conveniente. Esta estructura debe ajustarse a las personas de la empresa, quienes deben cooperar entre sí, dividirse las tareas y funciones, y establecer las relaciones jerárquicas y la comunicación necesarias para conseguir los objetivos organizacionales.
Etapas de la Organización Formal
- Definir las tareas a realizar y agruparlas en puestos de trabajo.
- Establecer los niveles de autoridad jerárquicos: quién manda y quién obedece.
- Establecer las vías de comunicación entre los miembros de la organización.
Modelos de Estructura Organizativa de la Empresa
Existen varios modelos diferentes para organizar una empresa:
Modelo Lineal o Jerárquico
Se basa en el principio de mando, es decir, cada persona recibe órdenes directas de un superior al que no puede desobedecer. Las ventajas de este sistema son principalmente su simplicidad, la claridad en la autoridad y áreas de responsabilidad, y la rapidez en la toma de decisiones, lo que lo hace adecuado para negocios pequeños. En cuanto a los inconvenientes, destacamos la falta de especialización de los directivos (que pueden verse abrumados con detalles administrativos), la excesiva concentración de la autoridad, la falta de flexibilidad y la falta de motivación de los subordinados.
Modelo en Línea y de Asesoramiento (Staff)
Se caracteriza por una estructura central jerárquica con el soporte de departamentos de asesoramiento (staff) que tienen una función de apoyo y consultoría. Sus ventajas incluyen la intervención de especialistas para asesorar a los departamentos y que las personas solo reciben órdenes de su jefe o superior directo. En cambio, los inconvenientes son una lenta toma de decisiones, la posibilidad de conflictos con el personal del departamento de asesoramiento y que este departamento supone un coste adicional.
El Estilo de Dirección: Teorías X e Y de McGregor
El estilo de dirección es la manera en que un directivo gestiona la empresa, y puede influir significativamente en el rendimiento de las personas bajo su mando.
Douglas McGregor estudió el comportamiento de los directivos en relación con la percepción que tenían de sus trabajadores, y propuso estas dos teorías:
En la Teoría X, se asume que el trabajador es inherentemente reacio al trabajo, hace lo mínimo indispensable, carece de ambición, evita responsabilidades, se resiste a los cambios en los métodos de trabajo y prefiere ser dirigido. En este escenario, el directivo debe ser muy autoritario.
En cambio, la Teoría Y propone que el trabajador desea trabajar porque le estimula y le ayuda a realizarse, posee energía, ambición, imaginación y creatividad, y es responsable y busca responsabilidades. En este caso, el directivo será más flexible y democrático.
Si bien estos son los casos más extremos, en la práctica se pueden encontrar diversos casos intermedios, más moderados, que son los más comunes y preferibles de alcanzar.
La Función de Control
La función de control consiste en verificar que todo ocurra según lo previsto en la planificación, tanto en los objetivos generales como en los subobjetivos.
Etapas del Proceso de Control
- Establecer los estándares o las medidas de referencia para la empresa.
- Medir y analizar las actividades y los resultados obtenidos. Se analizan todas las fases y se comparan los resultados con los estándares para identificar las desviaciones.
- Corregir las desviaciones. Para ello, se deben analizar y averiguar las causas. Posteriormente, se debe realizar una nueva planificación para evitar que vuelvan a ocurrir.
Técnicas de Control
- Auditoría: Verifica la contabilidad y la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, y emite recomendaciones para mejorarla. Se clasifica en:
- Auditoría Interna: Un mecanismo propio de autocontrol de la empresa.
- Auditoría Externa: Realizada por personas ajenas a la empresa.
Además, se distingue entre:
- Auditoría de cuentas.
- Auditoría operativa.
- Ecoauditoría.
- Control de Presupuesto: Controla que la relación de costes e ingresos de la planificación inicial se cumpla.
- Estadística: Trabaja con los datos históricos del problema, extrae conclusiones y realiza pronósticos.