Descripción y Análisis de Cargos
Las descripciones de cargos presentan las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo, mientras que el análisis del cargo se ocupa de los requisitos exigidos al empleado. Por tanto, los cargos se llenan de acuerdo con esas descripciones y análisis.
Definición de Cargo
Un cargo puede definirse como un conjunto de funciones (tareas y atribuciones previamente determinadas) que ocupa una posición formal dentro del organigrama.
Descripción de Cargos
La descripción de cargos es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que componen la naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos los otros existentes en la organización.
Análisis de Cargos
Después de la descripción, viene el análisis del cargo. Una vez que se identifica el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se pasa a analizar el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante.
La Estructura del Análisis de Cargos
La descripción de cargos es una simple exposición de las tareas o atribuciones que el ocupante de un cargo desempeña, en tanto que el análisis de cargos es una verificación comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.
Por lo general, el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos, aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo:
- Requisitos intelectuales
- Requisitos físicos
- Responsabilidades implícitas
- Condiciones de trabajo
Métodos de Descripción y Análisis de Cargos
A pesar de las diferencias en cuanto a los resultados del análisis de cargos y de sus objetivos, el proceso básico de obtención de la información es casi uniformemente aceptado. Se sugieren dos etapas en la obtención de la información sobre los cargos:
- Recolección y registro de la naturaleza del cargo.
- Selección de datos y descubrimiento de aquellos aspectos importantes relacionados con los objetivos del análisis de cargos.
Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de cargos son:
- Observación directa
- Cuestionario
- Entrevista directa
- Métodos mixtos
Método de Observación Directa
El análisis de cargos se efectúa a través de la observación directa y dinámica de los ocupantes en pleno ejercicio de sus funciones.
Características:
- El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante.
- La participación del analista de cargos en la recolección de la información es activa; la del ocupante es pasiva.
Ventajas:
- Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de ser este ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
- No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores.
- Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos.
Desventajas:
- Costo elevado, pues para que el método sea completo, el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo.
- La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ejecutante, no permite la obtención de datos realmente importantes para el análisis.
- No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples y repetitivos.
Método del Cuestionario
El cuestionario debe hacerse a medida, para permitir las respuestas correctas y obtener información utilizable.
Características:
- Escoger cuidadosamente las personas que deben responder el cuestionario para analizar ciertos grupos de cargos.
Ventajas:
- Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias dependencias de la empresa.
- Este método es el más económico para el análisis de cargos.
Desventajas:
- No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en que el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
- Exige que se planee y se elabore con cuidado.
- Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la calidad de las respuestas escritas.
Método de la Entrevista
El método de la entrevista directa consiste en recoger los elementos relativos al cargo que se pretende analizar, a través de un contacto directo y verbal con su ocupante o con su jefe directo. Puede ser efectuada con uno o con ambos, juntos o separados.
Consideraciones Clave:
- Tener siempre presente el objetivo principal del análisis, para separar, desde la iniciación del trabajo, lo que es importante de lo que es accidental.
- Tratar de conocer las características de la sección a la que pertenece el cargo y su terminología, lo que permitirá comprender mejor los datos que sean recogidos.
- Explicar siempre los objetivos del análisis, tranquilizando al ocupante sobre los resultados.
Ventajas:
- Obtención de datos relativos a un cargo a través de las personas que mejor lo conocen.
- Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.
- Mayor rendimiento del análisis, por la reunión normalizada y racional de los datos.
- No tiene contradicciones y puede aplicarse a cualquier tipo de cargo.
Desventajas:
- Una entrevista mal dirigida puede conducir a reacciones negativas del personal, trayendo como consecuencia falta de comprensión y no aceptación de los objetivos.
- Posibilidad de inducir a confusión entre opiniones y hechos.
Métodos Mixtos
Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos. Estos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. Los más utilizados son:
- Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior.
- Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
- Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
- Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.
- Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, etc.
Etapas en el Análisis de Cargos
Etapa de Planeación
Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de cargos; es casi una fase de oficina y de laboratorio. Se deben seguir algunos pasos, que pueden suprimirse de acuerdo con la situación de los cargos en la empresa. Los pasos en la planeación son:
- Determinación de los cargos que van a describirse.
- Elaboración del organigrama de cargos.
- Elaboración del cronograma de trabajo.
- Elección de los métodos de análisis que van a aplicarse.
Etapa de Preparación
En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo:
- Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos que compondrán el equipo de trabajo.
- Preparación del material de trabajo (formularios, impresos, materiales, etc.).
- Preparación del ambiente (aclaraciones a la dirección, gerencia, supervisión y a todo el personal involucrado en el programa de análisis de cargos).
- Recolección de datos previos (nombres de los ocupantes de los cargos que se analizan, relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los cargos).
Etapa de Ejecución
En esta etapa se recolectan los datos relativos a los cargos que van a analizarse y se redacta el análisis.
Objetivos de la Descripción y Análisis de Cargos
Realmente son muchos los objetivos del Análisis y Descripción de Cargos. Constituyen la base fundamental para cualquier programa de Recursos Humanos. Entre ellos, podemos citar:
- Ayudar a la elaboración de los anuncios, la demarcación del mercado de mano de obra donde se debe reclutar, etc., como base para el reclutamiento de personal.
- Determinación del perfil ideal del ocupante del cargo, a través del cual se aplicarán las pruebas adecuadas, como base para la selección de personal.